オンラインコミュニティの運営では、会員管理や決済処理の負担が大きな課題になることがあります。一般社団法人むくみゼミナールも、会員数が増えるにつれて手作業での管理に限界を感じていました。そこで導入したのが、決済管理を自動化し、会員情報を一元管理できる「サブスクペイ Professional」です。運営の効率化にどのように貢献したのか、その導入の背景と効果について詳しくお話しします。

むくみにかかわる医療者の学びの場

一般社団法人むくみゼミナールは、リンパ浮腫をはじめとするむくみ治療に携わる全国の医療従事者をつなぐオンラインコミュニティを運営しています。会員は月額会費制で参加し、知識や経験を共有しながら新たな知見を学ぶ場として活用しています。今後は、デジタル学習のツールの拡充や啓発活動の強化を進め、より多くの人々に貢献していくことを目指します。

会員数100人を超え、手作業の限界を実感

設立当初は会費の管理や入退会の手続きを手作業で行っていましたが、会員数が100人を超えた頃から、様々な課題に直面するようになりました。特に、会費の支払い管理、入退会手続き、会員限定サイトの事務局の負担が急激に増え、手作業では限界を感じるようになったのです。そこで、これらを一括で管理できるシステムを探し、導入したのが「サブスクペイ Professional」でした。

自動リトライ＆通知機能が大きな決め手

「サブスクペイ Professional」を導入する決め手となったのは、決済失敗時の自動通知機能とリトライ機能です。これまでの運用では、会費の支払いが正常に完了しているかどうかを個別で確認し、未回収があれば手動で会員に催促メールを送っていました。しかし、「サブスクペイ Professional」では、決済が失敗した場合に自動で会員へ通知が届き、さらに決済のリトライまで自動で行われるため、事務局側が手を動かす必要がありません。この仕組みは大変便利だなと感じました。今後会員数が増えて行っても、事務局の手間を増やさずに会員管理ができそうです。他にも、すでに多くの上場企業での導入実績があったこと、当会がお世話になっているシステム担当者から「セキュリティがしっかりしている」と勧められたことも導入を決めた理由のひとつです。

会員情報を一元管理、リアルタイムで状況確認

もうひとつ、大きなメリットになったのが、会員情報の一元管理です。「サブスクペイ Professional」を導入したことで、ひとつのプラットフォーム上で会員一覧、種別、支払い状況をリアルタイムで確認できるようになりました。また、会員一覧を自由にカスタマイズすることもできるため、これまで手作業で作っていた会員名簿を作る必要もなくなりました。

それだけでなく、一覧から会員の状況に応じたフィルターをかけて一括でメールを送ることができます。たとえば、セミナーへ参加するためのURLは有料会員に一括送信したり、初回の会費支払い催促は会員登録済みだが有料会員になっていない人に送ったりといった使い分けが可能です。また、複数のスタッフが関わる中でも、送信履歴が残るため、ある会員にメールを送ったかどうかの確認がしやすくなりました。

入会手続きが簡素化され、会員と事務局双方にメリット

「サブスクペイ Professional」の導入により、入会手続きが大幅に簡素化され、会員にとっては手続きの手間が減り、事務局にとっては業務負担が軽減されるという大きな変化が生まれました。

以前の入会手続きでは、

1. 入会申請の申込受付
2. 会費支払い・本人確認
3. 会員名簿への記入
4. 会員限定サイトの登録案内メールの送信
5. 登録承認

といった複数の作業を事務局が手動で行う必要がありました。しかし、現在は「サブスクペイ Professional」を導入したことで、決済と同時に会員登録が完了する仕組みに変更。これにより3〜5の作業が不要になり、事務局の業務負担が大幅に削減されました。

また、会員側の利便性も向上しています。以前は、入会承認後に改めて会員限定サイトへの登録が必要でしたが、現在は支払いが完了した瞬間からサイトへのアクセスが可能になりました。これにより、申し込みから利用開始までの流れがスムーズになったことで、会員も事務局もストレスなく手続きを進められるようになっています。

設定が細かいことが、システム自由度の高い証に

導入を検討しはじめたのは2024年8月のことでした。その後、9月から本格的に導入に向けて準備を進め、翌年1月初旬にはセットアップが完了。1月中旬から運用を開始しました。

※お客様の状況により、導入スピードは異なります。

意外と設定すべきことが多く、スケジュール的にはギリギリでした。でも、それだけ細かく設定ができるということでもあります。「○○○は可能ですか？」と尋ねるとできることが多く、このシステムの拡張性は無限に広がっているのだと感じています。

また、「サブスクペイ Professional」にはサイト作成機能もあります。直感的な操作では少し難しい部分もありましたが、当会のシステム担当者がプロ目線でカスタマイズしてくれたことで、より見やすく使いやすいサイトに仕上がりました。これにより、会員がスムーズに必要な情報へアクセスできる環境が整ったと感じています。

※「サブスクペイ Professional」のサイト作成機能を使って作成。
　一般社団法人むくみゼミナール 公式サイト（2025年2月時点）

システムの自由度が高い分、マニュアルがない領域もあり、その都度質問しなければならないのは少し大変でした。ですが、「サブスクペイ Professional」の担当者の方が細かくサポートしてくれたので、とても助かりました。

＜お客様概要＞
一般社団法人むくみゼミナール
代表：三原 誠
設立：2021年9月
事業内容：リンパ浮腫治療を学ぶオンラインコミュニティの運営
URL：https://sub.mukumi-seminar.org/s/