Retty株式会社の導入事例

法改正への対応と旧システムのサーバー入れ替えを機に「請求管理ロボ」を導入した、Retty株式会社。リサーチと比較検討をする中でそれぞれのサービスには一長一短があり、どれか一つに決めるのは難しかったといいます。最終的に、請求管理ロボを導入するに至った決め手についてお話を伺いました。

「自分にベストなお店が見つかる」サービスを目指して

Retty株式会社は、「新たな『食体験』を創り上げ、人生をもっとHappyに」をビジョンに掲げ、実名口コミのグルメ情報・予約サイト「Retty」を運営・提供しています。実名ユーザーによるおすすめの口コミが集まるため、信頼できるポジティブな情報から自分の好みやシーンに合わせたお店探しが可能なサービスです。2011年5月31日のサービスリリース以来、幅広い年代にご利用いただき、現在は2,600万人以上が利用しています。

「請求管理ロボ」は、飲食店が「Retty」へ広告を掲載する際の費用の請求で利用しています。請求管理ロボの導入により、単に請求書発行の自動化だけではなく、代金回収や入金消込、債権管理まで一気通貫して業務効率化を図ることができています。

法対応とサーバーの入れ替えが導入のきっかけに

請求管理ロボの導入前は、手作業による請求業務が中心でした。請求書の発行、封入、郵送には多くの時間と人手がかかり、多い時には900〜1,000件分を3,4人で1～2時間程度かけて対応していました。その前工程として、請求書の印刷も1時間ほどかかるため、全体で見ると膨大な時間が費やされていました。

私自身は創業期からRettyの請求業務に携わっていたこともあり、事業が成長して請求件数が増えていく中でも、アナログ業務でなんとか対応してきた部分もありましたが、やはりシステムを導入している会社から転職した社員とは捉え方が異なる場面もあったかもしれません。

システム化を本格的に考えたきっかけは、電子帳簿保存法とインボイス制度でした。請求管理ロボを導入する前は別のシステムを使っていたのですが、そのシステムは法改正に対応しておらず追加開発が必要でした。また、導入から時間も経過していたため、課題も蓄積されており、数百万かけてサーバーを入れ替えなくてはいけなくなり、いよいよシステム移行（リプレイス）することになりました。

リプレイスの決め手は、サブスク対応と一括請求

以前のシステムを採用した7年前と比べると、会社の状況も世の中もずいぶん違います。当時はサブスクリプション型の請求に対応しているシステムが少なく、選択肢が限られていたように思います。しかし最近は、さまざまなビジネスモデルに対応してくれるシステムが増えたため、リプレイスする際の比較検討の幅が広がりました。

リプレイスの際に重視したのは、サブスクリプション決済に対応しているか、一括請求も可能かという点です。そのほか、メール自動送付、請求先のマイページ機能、決済連携、API連携、債権管理など、業務の流れごと一気通貫して、ひとつのシステムに移行できるかどうかがポイントになりました。

請求の最後に行き着くところは債権管理なので、そこまでシームレスにデータを受け渡しできるかどうかが肝になります。特に当社のビジネスモデル上、小口債権が数千社にも及ぶため正確性が求められます。
他社のシステムもいくつか検討しましたが、構築が難しそうだったり、発行は発行、消込は消込、といった導入の仕方になるため必ずどこかの領域に課題が残ってしまう。それでは当社の求める「債権管理まで一気通貫」はできないと感じ、やりたいことが実現できそうな請求管理ロボに決めました。

スムーズな導入で業務負担を軽減

請求管理ロボの導入は比較的スムーズでした。データ移行や債権の残額を合わせる作業は苦労しましたが、ゼロベースで私たちが対応することはありませんでした。業務フローを大きく変えることなく、請求管理ロボのデフォルト機能と当社のビジネスモデルがフィットしたと感じます。

導入前後で社内リソースが1人月分減っているのですが、その1人月分を補填せずとも業務が回っています。請求書の発行は自動ですし、これまでできなかったメール送付が可能になったり、郵送サービスを利用することで手作業が減ったりと、前工程の作業がゼロになるのは大きいですね。

自動入金消込でミスコミュニケーションが減少

当社の業務フローでは、経理が企業情報の登録や請求書発行・送付、入金消込、債権管理を担当しており、経理が作成したデータをもとに、催促・督促を担当するチームが未収金回収を行なっています。

以前のシステムでは、明細単位で古い債権から消し込む仕組みだったため、どの請求書が未収なのかお客様との意思疎通に時間を要していました。

請求管理ロボは請求書額面で入金されているかどうかを判別する機能を持っています。そのため、人が見ても分かりやすく、どの請求書が未収なのか誰でもわかるようになりました。

クレジットカード決済導入で、未収金改善に期待

決済手段としては、もともと銀行振込と口座振替を採用していましたが、当社の債権管理チームからの要望で未収金改善のためにクレジットカード決済も導入しました。これは、請求管理ロボ導入から1年以上経った後のことです。

導入当初の目的は請求・債権管理の自動化でしたが、売掛金の回収に注力する必要が出てきました。そこで、「ROBOT PAYMENTならクレジットカード決済も紐付けて債権管理できる仕組みがあるはず」と上司に伝え、導入に至りました。

決済手段を追加してもプラットフォームはひとつであるため、運用プロセスの策定から実運用開始まで非常にスムーズに進めることができました。また、入金消込に追加工数も発生せず、クレジットカード決済導入によって新たに生じる業務の負担はかなり抑えられたのではないでしょうか。
今後もシステム・API連携をフル活用して、業務の自動化や簡素化を進めていきたいです。