株式会社レンタルバスターズの導入事例

常務取締役
佐川一平様

衝撃の未収率10％を経験！コロナ禍で試したPDF請求書の反省から、「脱エクセル」「原本郵送とメール送付の併用」により、年商10億円に耐える請求体制を構築

導入機能一覧

< ビジネスモデル >

< 導入前の課題 >

< 導入後の変化 >

「オフィス×リユース」良いモノをシェアして企業を元気にする。

レンタルバスターズ (https://www.rentalbusters.net/) は「オフィス×リユース」という市場で新しい価値を創造するベンチャー企業で、オフィス家具・OA機器のレンタルサービス・シェアリング事業を展開しています。オリジナルのオフィス創りをもったいない精神に基づいて追求し、「リユース」=「不要物を資源と捉えて再使用」によって循環型社会を構築しようとしています。

2015年に中古のオフィス家具販売を行うオフィスバスターズから分社化して以来、順調に業績を伸ばしています。コロナ禍でのオフィスの再定義やPCのテレワーク需要などもあり、2020年の業績は10億円を突破いたしました。日本では、オフィス用品の95～97％がリユースされることなく捨てられているのが現状ですが、世の中自体が所有から利用という風潮が醸成されつつある中で、オフィス用品のリユース率の向上にこれからも貢献していきます。

請求書の発行送付は、漏れなく柔軟に対応したかったため手作業でした

レンタルバスターズの請求の特徴は、まず取引先に大手企業が多いという点です。レンタルと購入では会計処理の仕方に違いがあり、そうした関係で大手企業が多くなっています。
また請求方法が多岐にわたっている点も特徴です。料金体系は月額ですが、取引先からの要望で一括払いが多くあり、まず一括請求と毎月請求に分けることができます。他にも前払いのケースや、１ヶ月単位の契約期間など、複雑な管理が求められています。

請求管理ロボの導入以前は、①営業担当が契約書を元にシステムで受注報告→②経理がシステムの情報から請求書をエクセルで1枚ずつ作成し手作業で郵送というものです。
一括請求と毎月請求が混在するなど複雑なため、柔軟性や送付漏れ防止の観点から、請求書業務については手作業で行っていました。

請求書の発行枚数が月300枚の時に、週3日のアルバイトが4名体制で何とか対応をしていたという具合です。ただ売上が順調に伸びてきたことで、少し不便さを感じていた矢先に発生したのが、コロナ（在宅勤務）でした。

衝撃の未収率10％！コロナ禍で試したＰＤＦの請求書

コロナ禍を契機に、まず紙の請求書をやめようということで、エクセルで作成した請求書をPDFにして送付するという試みを行いました。その結果は、衝撃の未収率10％。あまりの未収率の高さに、担当が請求書の送付を忘れたんじゃないかと疑ったのを覚えています。

未収の理由は、「請求書の原本がないと支払いはできない」というものでした。その多くが大手企業ということで、その後改めて原本を送付することで代金回収は無事済みましたが、原本という形式的な理由でここまで失敗するとは正直想定外でした。
通常の未収率から+1％程度であれば、及第点として電子化ツールいれようと考えていましたが、エクセルに戻らざるを得ない結果でした。

機能ではなく理念に共感した請求管理ロボ

その後、オフィスバスターズの方で、毎月2000枚のオンライン請求書を進めているという話を聞き、改めてうちでもやってみようという話になりました。その際にレンタルバスターズのビジネスにマッチしそうだと共有を受けたのが「請求管理ロボ」です。

請求管理ロボについては、オンラインとリアルの両立が可能な点、つまり郵送代行を利用できる点で価値を感じました。1つのシステム内で、電子と紙を併用でき、原本が必要な企業に対してのみ郵送で対応することで、前回のような未収を防げると考えました。
また月額の毎月課金において、特に取引先の口座情報を記憶することで毎月の入金消込が楽になるという部分でも魅力を感じました。
元々、働き方や生産性について考えることが好きで、－請求業務を「楽に」「かしこく」－というプロダクトの理念にも共感を覚えたので、他社と比較することなく導入を決めました。

行き詰ったときは「請求書の脱エクセル」という総論を思い出す

請求管理ロボ導入の際に、現場のコンセンサスは大事にしました。「皆このままエクセルで行くのか？来年うちの会社は倍の売上いくぞ。失敗するかもしれないけど良さそうなサービスがあるから考えて欲しい」と伝えました。ここで「請求書の脱エクセル」という総論部分の認識を一致できたことは大きかったです。

導入を決めて実際に運用にのせるまでの間も、現場の状況を注視していました。現場メンバーだけで話し合いをしていると、「請求書の脱エクセル」という元々のコンセプトを忘れ、細かいところを詰めようとしすぎる部分があったので、まずは8割～9割を目指していこうと、何度も「脱エクセル」の原点に立ち返ったのを覚えています。

請求書発行はこの1年で倍の800枚に。請求管理ロボのない世界は想像できない

請求管理ロボ導入後について、フロー自体は大きく変わってはいません。新規の請求書については、受注報告の内容を確認し、請求管理ロボに情報を入力する作業があります。ただ、効果があるのがそこからで、まずメール送付や郵送の作業が一切なくなりました。また翌月以降の月額請求の請求書も自動発行されるので、毎月新規分だけの対応で済むというのが助かります。他にも入金消込について、以前は2日程度かかっていたものが、自動消込機能によって3-4時間程度に短縮されました。

請求管理ロボ導入時の発行枚数は月400枚程度でしたが、コロナ禍でのレンタル需要の高まりによりこの1年で倍の800枚に伸びました。請求管理ロボのない世界は想像できないです。週3日4名のアルバイトの体制は変わっていませんが、請求管理ロボがなければ現在の800枚は回せてないと感じています。作業人数は同じで、倍の作業量。それでも現場に余裕が生まれていると感じています。

請求書電子化はお金を払ってでもやるべき

請求管理ロボの機能面でのポイントは、請求書の自動発行・自動送付、そしてメールと郵送の併用です。ただ本当の価値は、システムにより業務を一般化できることだと考えています。複雑な請求情報をシステムで管理することで、誰が見ても理解できる。実はこの部分が管理者にとっては大事なポイントだと思っています。
以前は「未入金の状況は？」と聞くと、担当が2日ほどかけて報告をしてくるなんてこともありました。それが今では、請求管理ロボを見るだけですぐに分かる。やっぱり、データ化は価値があるとおもっています。

「1枚の請求書をデータにするだけで1000円くらいの価値がある。」「請求書電子化はお金払ってでもやるべき。」みたいな考え方ができると、DXの価値が深まると感じています。経営者と現場が一丸となって、本来の業務の目指すところを定義し、それに経営者がどう支援できるのかを考える。まだまだ課題は多いですが、弊社としてももっと業務効率化を追及していきたいと考えています。

お客様概要

株式会社レンタルバスターズ: 代表取締役天野太郎様; 設立：2005年6月20日; 事業内容：オフィス家具・OA機器のレンタルサービス・シェアリング事業; URL: https://www.rentalbusters.net/

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