経理担当者の在宅勤務・テレワークを促進
「紙」「印鑑」によって、在宅勤務・テレワークが難しいとされてる経理部門。
請求管理ロボは、その課題を解決し経理担当者の場所を選ばない新しい働き方を支援します。
経理部門がテレワークを導入するメリット
テレワークを導入することのメリットは、一般的に「ワーク・ライフ・バランスの実現」「生産性の向上」「雇用創出」「事業継続性の確保」「オフィスコストの削減」などになりますが、経理部門にとっての大きなメリットは以下が挙げられます。
ペーパーレスの促進と業務効率化
経理部門は、請求書をはじめ伝統的に紙を扱う業務が多いです。テレワークの実施には、帳票関係の書類を、電子データに変換する必要があり、ペーパーレス化が必然的に促進されることになります。
書類の電子データ化は一見負担に思えますが、業務効率化の実現に役立ちます。法律に適した電子保存により、膨大な量の書類をオフィスで保管する必要もなくなり、検索機能の活用で、倉庫から原本を探すといった作業もなくなるでしょう。また電子データは、システムによっては内容の自動取込や自動計算が可能な場合もあり、転記などの作業を減らすことにもつながります。
雇用の確保・維持
勤務場所や時間にとらわれないテレワークの柔軟な働き方は、雇用の面で効果があります。育児や介護などの家庭事情で、毎日の出社がどうしても厳しい優秀な人材を、テレワークによって採用できる可能性もあります。またワーク・ライフ・バランスの充実は、従業員の満足度向上につながり、離職の防止にも役立ちます。
労働力不足により新規雇用が難しくなるなか、貴重な戦力を活用し、いかに雇用維持を努めるかが重要です。テレワークは、経理に関わらず自由な働き方を求める時代に適しているでしょう。
経理部門がテレワークを導入する際のポイント
テレワーク実施はクラウド環境の構築から
クラウドサービスは、インターネット環境さえあれば、場所や時間を選ばず利用できることが最大の特徴です。提供されたサーバー・データベース・ネットワークを、自社専用のICT環境として活用することになり、導入コストも比較的安価です。
クラウドでは、例えば、フローの構築さえ行えば、オフィス外からでもンターネット上で経費申請・承認の作業などが可能になり、承認の進捗もリアルタイムで把握することができます。
紙と電子データの両立
経理部門が扱う書類について、法律の適した形式であれば、電子データへの移行に支障がない場合が多くあります。むしろ、電子データ化をすることで経営的な判断材料にもなり得ます。
現在、会計ソフトや請求書の発行・受取、経費精算、給与明細の発行など、経理の各業務に対応したクラウドサービスが登場しています。便利な反面、請求書など取引先との関係により自社だけでは完結できない部分を考慮すると、まずは紙との両立を視野に入れるべきでしょう。
セキュリティ対策
テレワークには、漠然とした「情報漏洩」への不安もあるのではないでしょうか。特に経理部門は、オフィス外から、決算情報・給与情報などの重要書類を閲覧する可能性があるため、万全のセキュリティ対策が必要になります。対策としては、例えばVPN（仮想プライベートネットワーク）など、自社専用のネットワークを保有し、またアクセスの管理・権限を強化することが必要になります。他にもセキュリティポリシーを作成して、社員に浸透させることも大事でしょう。
経理部門の請求書業務に関する課題・お悩み
請求書業務においてテレワークを妨げる理由の1つが「紙」の請求書になります。
例えば、以下のような内容です。
- 請求書への押印が必要…
- 印刷・封入・投函といった郵送手配が大変…
毎月発生する請求書の発行業務。請求書への押印をテレワークで対応するわけにはいきません。また大量の紙を印刷し、封筒に詰めるといった郵送作業も、テレワークで行うのは現実的ではないでしょう。
さらにテレワークを実施できる状況でも、取引先から送られてくる請求書が紙のため、受け取りをはじめ出社による対応が必要です。その結果、どこの会社の経理部門でも、テレワークの実施ができないという事態になっているのです。
他にも請求書送付前の社内承認や、営業担当からの送付履歴の確認など、コミュニケーションにかかるコストも課題ではないでしょうか。
経理部門におすすめのクラウド請求書システム
請求業務のテレワーク課題を解決するなら「請求管理ロボ」
請求書という紙問題、社内における情報連携。この2つのテレワーク課題を解決するのが、請求管理ロボです。
電子請求書に対応
請求管理ロボでは、クラウド上で請求書を発行することが可能です。請求書のPDFデータが作成・保管されるため、紙の問題を解決することができます。また電子印に対応しているため、紙に出力して1枚1枚押印する作業も不要です。
郵送もワンクリックで完結
請求管理ロボにはメール機能が搭載されており、電子請求書のメール送付が可能です。また郵送の場合も、請求書の印刷・封入・投函といった作業を全て代行することが可能なため、わざわざ出社して作業を行う必要はありません。
メール・郵送は、いずれも指定期日に自動処理することもでき、設定もインターネット上で完結するため、テレワークにおける請求書の送付作業を簡単なものにします。
請求書のクラウド管理で情報連携も不要
請求管理ロボはインターネットの環境があれば、いつでも、どこでも、誰でも、アクセスが可能です。請求管理ロボ上で請求書の送付履歴や取引先からの入金情報が記録されるため、社内における不要な情報連携を削減することが可能です。
「まるなげオプション」なら請求業務を行う必要なし
請求管理ロボ まるなげオプションでは、請求管理ロボを活用し、当社が請求業務をすべて代行します。契約以降の与信から請求書発行、代金回収業務をまるなげできる上に、債権の保証までを実現します。請求業務の課題の多をまとめて解決することが可能で、請求業務からの解放を実現するサービスになります。
請求管理ロボとSalesforce®との連携により、請求担当がテレワークの場合でも、営業担当が請求書の発行履歴をSalesforce®上で把握できる状況が実現され、コミュニケーションコストの大幅な削減につながっています。
お客さまの声
コロナウイルス対策として「請求業務も在宅勤務」での対応へ
毎月の請求書作成にアナログな作業が発生しており、確認を含め大幅に時間がかかっていました。請求管理ロボの導入により、顧客管理システムとの連携で請求書作成にかかる工数を大幅に減少し、テレワーク移行のハードルが下がりました。
詳細を見る
顧客への請求状況を可視化することでテレワークの課題となる情報共有コストを大幅に削減
Salesforce®との連携が実現され、顧客情報に対して請求情報の作成がされているのか一目でわかるようになりました。システム上で管理できることは非常に助かります。請求担当がテレワークの場合でも、営業が請求書の発行履歴をSalesforce®上で把握できる状況が実現され、コミュニケーションコストの大幅な削減に繋がっています。
詳細を見る
請求管理ロボについてもっと詳しく
知りたい方はこちらから
- お電話でも受け付けております
- 03-5469-5784
受付時間：平日9:00〜18:00（年末年始を除く）
導入事例
