請求管理の自動化、まずは発行から始めるべき3つの理由
請求書の発行と受領の業務の違い
| 請求書発行 | 請求書受領 | |
| 請求管理 | 請求データの作成・チェック 請求書の発行・送付 入金状況の確認 入金消込処理 |
未入金の催促 |
| 債権管理 | 請求書の受領・内容チェック 支払手続き 支払実行 支払記録の管理 |
請求管理の自動化では、発行側と受領側の役割の違いを理解することが重要です。
発行側は売上に直結する一連の業務を担い、受領側は支払いに関わる業務を担当します。それぞれの会計上の役割に適した自動化が必要です。
請求書発行を自動化したほうが業務効率が上がり、売上改善が期待できる
請求管理の自動化では、まず発行側に注目すべきです。発行側は売上確保という重要な役割を担い、未入金防止が喫緊の課題だからです。請求書発行の自動化により、入金状況の可視化や催促業務の効率化が図れます。
特に月間50件以上の請求書を発行し、未入金が多い場合は、消込や催促業務も自動化することで、売上改善が期待できます。
受領側の自動化も重要ですが、売上に直結する発行側の自動化を優先し、請求管理全体の改善につなげましょう。
請求管理ロボの未入金対策
「自動消込機能」で未入金の特定を効率化
請求管理ロボは、金融機関から入金情報を取得し、自動で請求と入金の照合を行います。膨大な件数とミスの発生で時間のかかっていた消込作業を改善し、入金状況の把握を簡単に行うことが可能になります。
「自動催促メール機能」で即時通知を徹底
特定した未入金の取引先に対して、自動催促メールで素早く漏れなく通知します。迅速なアクションにより、回収率の向上に貢献します。メール送信を決済期限「前後」で設定できるため、事前の入金漏れ防止にも効果的です。
そもそも受領側は自動化難易度が高く、業務改善しにくい
請求管理ロボユーザーの中には、他社の受領側の自動化システムを導入しているユーザーもいらっしゃいますが、上手く機能していないケースがあります。
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課題１
取引先企業が受領側システムのアカウントを持っていないと、完全に自動化はできない
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課題２
別のシステムで受け取った請求書を、自社で使ってるシステムに入れ直す手間が発生する
受領側の自動化システムでは、取引先企業も同じ受領システムを使っていないと思うように効率化できず、業務改善につながらないことがあります。また受領と発行の両方を自動化できるシステムだと、催促などの債権管理機能が少ないというデメリットもあります。
そのため、請求管理業務は、発行側から自動化することをおすすめしております。
