スポーツクラブやカルチャースクール、定期・不定期に開かれるセミナーなどを運営するためには、会員や出席者から会費を遅滞なくかつ漏れなく徴収することが必要です。

同時に会員・出席者に対して活動の内容や趣旨への理解を求めることと、透明性のある会費徴収体系を提示することも必要になってきます。

そこでこの記事では、会費徴収の基礎知識、会費徴収にキャッシュレス決済がすすめられる理由、会費徴収システムの導入などについて解説します。

会費徴収の基礎知識

ここでは会費徴収の基礎知識として、一般的な会費徴収方法と会費徴収で生じやすい課題について解説します。

一般的な会費徴収方法

従来一般的に用いられている会費徴収方法としては、現金による手渡し、銀行振込、口座振替などがあります。現金による手渡しは会員に現金を持参してきてもらうだけのシンプルな方法であり、決済と入金が同時に行われるためキャッシュフローの面では楽です。

銀行振込は、会員に主催者側の口座にお金を振り込んでもらう方法です。銀行口座があればすぐに始められること、通帳に入金履歴が残って分かりやすいのがメリットです。口座振替は期日になれば登録した会員の口座から自動的に会費が引き落とされるため確実な方法であり、管理も現金による手渡しや銀行振込より手間がかかりません。

会費徴収で生じやすい課題

会費徴収で生じやすい課題はいくつかあります。1つ目に挙げられるのは、入金消し込み作業を要することです。例えば銀行振込では会員情報と通帳の入金履歴を突き合わせて会費の金額と実際の入金額が合っているかを1件ずつ確認しなければならず、これはかなりの手間を要します。会員本人以外の家族が振り込んだ場合では口座名義が本人の情報と一致しないため、確認にさらに手間と時間がかかってしまいます。

2つ目は、未払い者への督促が必要になることです。会費が期日までに入金されなかった場合は、文書や電話で督促して入金を促さなければなりません。督促は精神的にストレスのかかるものであり、また、一度の督促で入金してくれない相手には何度も督促をしなければならず、さらなるストレスと手間がかかります。

会費徴収はキャッシュレス決済がおすすめ

世の中の多くの場面でキャッシュレス決済の普及が進んで来たのに伴い、会費の徴収についてもキャッシュレス決済が取り入れられてきています。以下にキャッシュレス決済の概要、支払い方法、メリットについて解説します。

キャッシュレス決済とは

キャッシュレス決済とは文字通り現金（キャッシュ）を使わずに（レス）支払いを済ませる方法のことです。一般社団法人キャッシュレス推進協議会が2021年に行った調査によると、個人消費の中でキャッシュレス決済が占める割合は、2008年の12%から2019年には27%へと倍増しました。

キャッシュレス決済の種類の中で最もポピュラーなのはクレジットカードですが、次いでICカード式電子マネー、デビットカード、QRコード決済の順に利用率の高いことが報告されています。近年は他にも、キャリア決済やID決済なども台頭しつつあり、さらに多様化が進んでいます。

キャッシュレス決済の支払い方法

キャッシュレス決済の支払い方法には前払い、即時払い、後払いの3タイプがあり、それぞれ支払い方法の特徴が違います。前払いは電子マネーのように前もってお金をチャージしておいて、そのチャージしたお金で支払いを行う方法です。SuicaやPASMOなどの交通系ICカード式電子マネーは前払いタイプの代表的なもので、主に都市圏で多く使われています。

即時払いは店舗での支払いと銀行口座からの決済・引き落としがほぼ同時に行われる支払い方法で、クレジットカードに使用感が似ているデビットカードが代表的なものです。後払いは店舗で決済を行ったものを後日まとめて銀行から引き落とす支払い方法で、クレジットカードが代表的なものです。基本的にチャージ金額もしくは口座残高の範囲内しか支払いができませんが、後払いに関しては現時点で口座に必要な現金がなくても支払いができます。

会費徴収にキャッシュレス決済を導入するメリット

会費の徴収方法を現金支払いに限った場合、会費が徴収できるタイミングは会員が来た時のみに限定されます。出席はしたものの現金を持ってくるのを忘れた、今手持ちに会費を払うだけの現金がないといった場合は、次回来る時まで回収を待たねばなりません。そうすると会費管理のための事務的な作業が増えるだけでなく、未回収リスクも高まります。

その点キャッシュレス決済であれば会員が現金を持ち歩いていなくても支払いが可能で、特にクレジットカード決済を登録している会員に関しては支払い忘れも生じません。他のキャッシュレス決済でも現金を預かったりお釣りを渡したりする手間が省けます。

会費徴収システムを導入してキャッシュレス決済のさらなる効率化を図ろう！

キャッシュレス決済を採用するなら、会費徴収システムを導入すればさらなる効率化が期待できます。以下に会費徴収システムの仕組みと種類について解説します。

会費徴収システムの仕組み

会費徴収システムとは、会員制で運営していて毎月会費を徴収している業態において、会員情報の管理、会費の自動決済、入金管理などの機能を備えたシステムの呼称です。会費徴収システムに登録された会員情報を基に、口座情報やクレジットカード情報などの決済手段を紐づけることで、毎月の会費を自動的に決済することが可能です。

入金状況もシステムの管理画面にリアルタイムで表示されるため、会費を徴収済みの会員は誰か、徴収額は正しいか、未払いになっている会員は誰かといったことが一目で分かるようになります。会費徴収システムを導入すれば、事務作業の負荷軽減、ヒューマンエラーの抑制、多様な決済手段への対応などが可能になります。

システムの種類

会費徴収システムの種類は、すでに会員となっている人達の管理業務の効率化を重視したタイプと、これから新規に会員となってくれる人を獲得することを重視したタイプの2種類があります。

前者では、会員情報と決済情報の連携・紐づけをすることで既会員の最新の決済状況が分かるようになり、会員情報の更新管理や会員からの入金状況管理などの効率化が可能です。

後者はオンラインでの入会申し込み、予約、キャンセル機能を持たせることで加入手続きのハードルを低くし、新規加入者の獲得に効果を発揮します。短期の契約者から長期の契約者に至るまで毎月定額で会費を徴収していつでも解約可能とするサブスクリプションサービスとも相性が良いのも特徴です。

会費徴収システムで決済案内をする際の形式

会費徴収システムで決済の案内をする際の方法としては、いくつかの形式があります。以下にそれぞれについて解説します。

メールリンク型

メールリンク型とは、会員に向けてメールやSNSといったオンラインメディアを用いて決済用のURLアドレスやQRコードを送付し、決済画面に誘導して決済情報を入力してもらう方法です。WEBサイトを持っていなくても手軽に導入できること、主要な決済手段を一括で導入できること、クレジットカード情報の非保持化に対応できることなどがメリットです。
毎月発生する会費の徴収業務を効率化したい、自社WEBサイトを持ってはいるものの決済機能を実装しておらずセキュリティに対応するのも難しいといったケースに向いています。

ただし、会員一人ひとりに宛てて個別にメール送信・メッセージ送信をしなければならず、会員数が多い場合は送信作業が負担になる可能性もあります。

WEBリンク型

WEBリンク型とは、自社でWEBサイトを立ち上げ、そのサイト内に決済用のURLアドレスを設置し、会員に該当のWEBサイトで決済情報を入力してもらう支払い方法です。自社のWEB内で完結するため決済画面がシームレスに表示され、新規の会員も既存の会員も画面の遷移を煩わしく思うことがなく、途中で離脱してしまう可能性を低くすることが可能です。
また、メールリンク型のように個別にメール送信・メッセージ送信をする必要がないため、事務担当者の負担を軽減することにもつながります。

ただしWEBリンク型を始めるためには、自社のWEBサイトを持っていることが条件になります。中小企業や個人事業主では、WEBサイトの新規構築を負担・手間と考えることもあるかもしれません。

店頭登録型

店頭登録型とは、実店舗の店頭に設置してある専用の端末を使って会員のクレジットカード情報を登録してもらう支払い方法です。初回の来店時に入会手続きと登録を済ませれば、次回以降の会費はクレジットカードから自動的に徴収されます。実際に店頭に出向いてもらう方式であることから、実店舗で物品を販売したりサービスを提供したりしているケースにおすすめです。

長期間の支払いを店頭登録型で行う場合には、クレジットカードの有効期限などの情報を定期的に再登録して更新する必要があります。メールリンク型と同様に自社のWEBサイトを持つ必要はありませんが、店頭にクレジットカード情報を登録するための専用端末を設置するには、毎月端末使用料を払う必要があります。

会費徴収システムの選び方

会費徴収システムを選定するにあたっては、決済手段の種類、外部との連携性、登録可能な会員の規模、自動催促機能の有無などに留意する必要があります。以下にそれぞれについて解説します。

決済手段の種類

会費徴収システムは、サービスを提供している会社によって対応している決済手段の種類が異なるため、会員にとって最適な決済手段を用意しているシステムを選ぶことが必要です。キャッシュレス決済の中で最も利用率の高いクレジットカード決済に対応していることは必須ですが、クレジットカードを持っていない層も一定数いるため、他の決済手段も必要になります。

口座振替や銀行振込は受け入れられやすい決済手段ですが、口座番号などの個人情報を公開したくない人にはコンビニ決済や電子マネー決済、キャリア決済なども選択肢になります。会費を支払うついでにポイントを貯めたいといった人にはLINE Payやpay pay、楽天ペイなどのモバイル決済がいいでしょう。会員の多様な決済ニーズに応えて利便性を確保することが重要です。

外部との連携性

既存の経理システムや顧客管理システムなどの外部システムと連携できるかどうかで、経理業務が効率化できる効果に差が出てきます。カルチャースクールやフィットネスクラブなどでは予約システムとの連携も必要でしょう。既存の外部システムとシームレスに連携できれば、新たに会費徴収システムを導入することに伴うシステム改修が最小限に済みます。

会費徴収システムの外部連携によるユニークな機能としては、会員情報と無人受付のコワーキングスペースのスマートロックと連動して、入退室記録から会費を徴収するものもあります。自社のビジネスモデルに合致した外部連携機能を持ったシステムを選べば、より一層の業務効率化とビジネスチャンスの創出につながります。

登録可能な会員の規模

管理する会員の規模によっても選定する会費徴収システムは変わってきます。会員数が数十人にも満たないのであれば、会員管理機能が充実したシステムを導入しても、導入効果はあまり得られないのにコストが嵩んだということもあり得ます。

しかし、会員数が数十人から100人以上になってくると会員管理や入金管理が煩雑となってくるため、会費徴収システムの導入によるメリットが生まれてくるでしょう。この場合では、会員情報と決済情報の紐づけや会員情報の更新といった作業を効率化できるシステムを選定することになります。

運営する会の規模や所属する会員の規模に見合った費用対効果が得られるのか、また規模に見合った適切な機能が搭載されているのかといったことを比較・検討するといいでしょう。

自動催促機能の有無

会費徴収システムの多くは入金状況を一覧表示で確認できる機能を有しており、入金が遅れたり決済に失敗したりした会員を把握することは可能です。しかし、未収金が多くの会員で継続的に発生するようであれば、1人ひとり入金情報を確認し、個別の会員に催促の連絡をするのは負担の大きい業務となるでしょう。

このような場合に備えて、未入金が発生した時にリマインドしてくれる機能や、督促メールを自動送信してくれる機能があれば回収漏れの低減につながります。多くの会費徴収システムで基本機能として実装していますが、業務の効率化と催促をする心理的なストレス低減の観点から事前に機能の有無を確認するといいでしょう。

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会費の徴収は継続的かつ定期的に発生するものですが、会員数が多くなってくると手作業では収支が合うように注意していても処理が間に合わず、人的ミスをどうしても起こりがちなものです。会費の徴収をシステム化して日々の業務負担を軽減したいとお考えなら、株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「サブスクペイ」にお任せください。