公共料金や保険料、家賃、NHK受信料、新聞購読料など決済手段として、最も多く使われているのが口座振替です。口座振替は、日本では半世紀以上前から用いられている決済手段であり、日本に住む人のほとんどが何らかの形で利用しているでしょう。

JCCA（日本クレジットカード協会）の調査によると、口座振替を使った決済取引規模は41.4兆円に達し、口座振替はクレジットカード決済に次いで多く利用されています。今や事業者が提供する決済手段としては、なくてはならないものになっているといえるでしょう。

そこで、この記事では口座振替の導入手続きの流れと導入する際の注意点について解説するとともに、ROBOT PAYMENTが提供する口座振替決済代行サービスについてご紹介します。

口座振替の導入手続きの流れ

ここでは、口座振替サービスを導入するにあたって、法人・個人どちらの事業者にも当てはまる手順をお伝えします。
顧客（エンドユーザー）の口座からお金を引き落とすためには、大きく分けて4つのステップがあります。

金融機関と直接契約する・決済代行会社と契約する

口座振替サービスを導入するには、金融機関ごとに直接契約を結ぶ方法と、ROBOT PAYMENTのような「決済代行会社」や「信販会社」と契約を結ぶ方法があります。

決済代行会社や信販会社を利用すれば、事業者がたくさんの金融機関と個別で手続きをする必要がないため、事業者の負担は軽くなるといえるでしょう。
国内では約10社近くの企業が口座振替サービスを提供していますが、各企業により下記のような違いがあります。自社に都合の良いサービスを選択しましょう。

・振替日
毎月の引き落とされる日程が各企業により変わります。
（例：毎月10日・15日・26日・27日など）

・導入スケジュール
利用前に審査が必要になります。各会社により審査期間や提出書類が異なりますので注意しましょう。

・利用料金
1件あたりの手数料や振替依頼書の発行費などがあります。

口座振替依頼書の記入を顧客にしてもらう

口座振替依頼書とは、「口座振替を利用するにあたって、銀行口座から自動的に料金を引き落とすように金融機関へ依頼する」ための書類です。

口座振替を導入する事業者は、金融機関や決済代行会社との契約が済んだら、顧客にこの口座振替依頼書を送付して必要事項を記入してもらう必要があります。
口座振替依頼書の記入事項は、金融機関名、口座番号、預金種目（普通預金か当座預金か）、口座人名義（口座振替を導入する顧客が法人の場合は代表者名とその役職名）と振り仮名（カタカナ）、住所、電話番号などがあります。

各事項を記入後、金融機関に届けている印鑑の捺印が必要です。
口座振替依頼書は通常3枚つづりのカーボン紙になっています。1枚目に記入した内容は、2枚目と3枚目に転写されますが、印鑑は3枚ともに捺印する必要があるので注意しましょう。
口座振替依頼書の記入・捺印が終わったら、3枚目は顧客用の控えとして切り離して保管します。

口座振替依頼書を金融機関・決済代行会社に送付する

顧客から記入してもらった振替依頼書は、金融機関や決済代理会社に郵送します。その際に、下記2点に注意しましょう。

・到着期限の確認
指定した振替日ごとに、到着期限が違うため注意しましょう。
詳細の期限は、各収納代行機関や決済代行会社が発表しているスケジュール表で確認しましょう。

・依頼書の控えを取る（コピーまたはスキャン）
口座振替の設定に口座情報の入力が必要なため、控えは必ず保管しましょう。

引き落とし結果を待つ

口座振替の振替結果は、振替日から数日後に確認ができる金融機関や決済代行会社が多いようです。顧客側によるなんらかの原因で引き落としができなかった場合、原因の調査や督促方法をどのようにするかは、金融機関や決済代行会社によって違うので確認しておきましょう。

口座振替を導入する際の注意点

口座振替の導入にあたっては、以下の点に注意して、最適なサービスを選びましょう。

他の決済手段との一元管理が可能か

多くの事業者は、顧客の利便性のために複数の決済手段を導入しています。利用する収納代行機関や決済代行会社が、口座振替の他にも導入したい決済サービスを提供しているかを確認しましょう。そのうえで、口座振替だけでなく、銀行振込、クレジットカード決済など他の決済手段を併用して導入する場合、入金情報の一元管理が可能か確認しましょう。
入金管理画面が別々であると、管理が煩雑になり、負担が大きくなってしまいます。

問い合わせから導入までのスピードが早いか

問い合わせてから口座振替サービス導入が完了するまでにかかる日数が会社によって異なります。審査基準などの違いから、導入期間が数日で済む会社もあれば、1ヶ月程度かかる会社もあるため、事前に導入までに必要な日数を確認することをおすすめします。

個人事業者や小規模事業者の場合は、財務体制の審査が厳しくなるケースもあり、余裕を持って申し込みをした方が良いでしょう。決済代行サービス会社の中には、申請内容について助言が得られるサービスもあり、積極的に利用することで導入までのスピードが早くなる可能性もあります。

導入まで時間がかかると、その分ビジネスチャンスを取り逃がしてしまうことも考えられるので、複数の決済手段を計画的に導入していくと良いでしょう。

自動継続システムは搭載されているか

定期購入や利用料の徴収などの毎月発生する支払いがある場合、自動継続システムが搭載されていると、経理担当者の毎月の作業負担を軽減することができます。
収納代行機関や決済代行会社のサービス内容によっては、毎月の請求データのアップ作業が発生する場合があります。また毎月定額請求であるにも関わらず、引き落としのたびに顧客に支払いの同意をする与信処理が必要になる場合もあります。しかし、自動継続システムが搭載されていればそのような手間を省くことが可能です。
また、毎月請求額が変動する従量課金でも、自動継続システムが有効なサービスを選ぶのがおすすめです。

口座振替依頼書のデータ化が可能か

口座振替依頼書のデータ化ができるサービスがどうかを確認しましょう。データ化が可能な場合、決済に関する連絡などで顧客への郵送業務が発生する場合も、その情報を使って送付作業を簡略化することができます。

また、データ化によって顧客の管理・検索・閲覧がスムーズになる他、顧客情報の紛失や情報漏洩のリスクも軽減できます。顧客からの問い合わせや、事務処理にも迅速に対応できるようになるでしょう。

口座振替の導入は「サブスクペイ」にお任せ！

法人・個人を問わず、提供するサービスや商品の決済手段として口座振替を導入することは、皆様のビジネスの利用者層を広げる効果があります。

もしビジネスの決済手段に口座振替の導入をご希望でしたら、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「サブスクペイ」をご検討ください。