口座振替で月謝徴収するメリット・デメリットは？月謝徴収に口座振替を導入する際の注意点も解説
教室を運営している事業者は生徒の指導や教材の準備などで日々忙しいため、月謝はできるだけ手間をかけずに回収したいと思われるでしょう。
月謝の回収手段としては、現金を使った月謝袋が代表的ですが、銀行で振り込む銀行振込、払込票をもとにコンビニで支払うコンビニ決済もあります。他にも、クレジットカード決済やスマホ決済サービスなどもありますが、何かと利便性の高い方法が口座振替です。
本記事では、口座振替で月謝を徴収するメリット・デメリットについて解説します。
なお、気になる口座振替の導入方法や、口座振替サービスの導入で発生する手数料については、以下で詳しく解説しています。
口座振替で月謝を徴収するメリット
ここでは月謝を口座振替で徴収するメリットを4つ挙げて解説します。
未回収リスクの軽減
月謝を口座振替で徴収するメリットとして一番に挙げられるのは、未回収リスクが低いことです。
教室を運営していて最も避けたいことは、受講者が月謝を滞納したり払い忘れたりすることでしょう。口座振替であれば最初に登録手続きが必要ではあるものの、一度登録を済ませてしまえば毎月決まった日に自動的に月謝代金を自動的に引き落としがなされます。
そのため受講者が積極的なアクションを取らなくても月謝を回収できなくなるリスクは低く、回収のために事業者側が特に手間をかける必要もありません。これらは現金や銀行振り込みによる回収に比べると大きなメリットです。
事務作業の負担軽減
月謝袋を使って現金で月謝を回収する場合では、月謝袋を受け取るたびに金額が合っているかを確認し、受講者名簿とは別に起こした管理台帳で受領状況を管理しなければなりません。釣銭が必要な場合は小銭の授受が発生し、金額を間違いなく管理するのにも工数がかかります。月謝が未納になっている受講者に対しては個別に督促を行わなければなりません。
口座振替であればこれらの管理や事務的な手間が合理化されて、事務作業の負担が大きく軽減されます。インターネットバンキングに対応している銀行であれば、Web上で入金状況を把握することも可能になり、入金管理の手間も大いに低減できます。
利用継続率の向上
月謝袋や銀行振り込み、コンビニ払いの場合、受講者は現金を用意するために銀行やATMに出向かなければならず、そのうえで改めて支払いのためのアクションを取らなければなりません。毎月ずっと継続的にしなければならないとなると、面倒だと感じる受講者も少なくないことでしょう。
多忙な受講者であれば支払いの手間を嫌って受講するのをやめてしまったり、継続する意思があっても未納が続いて退会処分になってしまったりすることもあり得ます。口座振替であれば、最初に登録をした後は受講者が支払いのために煩わされることはなく、利用継続率が向上する可能性が高くなります。
トラブルの回避
月謝袋を使った現金による回収では、いつ、誰が、いくら支払ったかを管理台帳に手作業で書きつけて管理しなければなりませんが、手作業にはどうしても人的ミスが付きものです。例えば、受講者が月謝を支払ったのに未だ支払っていないと間違えて督促をしてしまったり、支払っていないのに支払い済みと間違えて未回収のまま放置してしまったりすることもあり得ます。
口座振替であれば、通帳の記帳内容やインターネットバンキングで入金状況を見ることできるため、支払った・支払っていないといったトラブルを回避することが可能です。
口座振替で月謝を徴収するデメリット
では、次に月謝を口座振替で徴収するデメリットを2つ挙げて解説します。
入金までのラグがある
月謝徴収を口座振替で始めるためには、受講生に口座振替依頼書という書類に氏名や住所などの個人情報、それに引き落とす口座の銀行名や口座番号などの口座情報を記入し、捺印してもらう必要があります。
事業者は口座振替依頼書を受け取ったら金融機関もしくは決済代行会社に提出しますが、提出してから口座が登録されて引き落としが開始されるまで最短でも1ヶ月から2ヶ月の期間を要します。
口座振替依頼書の記入内容に不備があったり印鑑が間違っていたりすれば、最初からやり直しとなってしまう可能性も否定できません。また、口座振替が開始されるまでの間は別の方法で月謝を回収する対応も必要です。
残高不足によって回収できないリスクがある
月謝徴収を口座振替で行う際、通常は自動で代金が引き落とされるため、手続き上の問題で未回収になることはありません。ただし、受講者の口座が引き落とし日の時点で残高不足になっていた場合は、回収できません。
残高不足による未回収を防ぐためには、引き落とし日が近くなってきたら受講者にリマインドするなどの方策が考えられます。ただし、受講者数が多い場合は多くの手間となるため、該当者にメールを一斉発信するなどの工夫が必要です。
月謝徴収に口座振替サービスを導入する場合の注意点
月謝徴収に口座振替サービスを導入する場合には、注意すべき点がいくつかあります。以下でそれぞれについて解説します。
受講者に合わせた複数決済手段と一元管理ができるか
多くの事業者では多様な受講者を取り込むために、複数の決済手段を用意することが一般的です。口座振替は利用開始のハードルが低いことから幅広い層の受講者に受け入れられやすいものの、クレジットカード決済やコンビニ払いなどの他の決済手段を好む受講者も一定数います。
複数の決済手段を用意する場合、それらを一元管理できるかどうかで事業者の負担は大きく変わってくるものです。決済手段ごとに異なる入金管理画面を見なければならなくなると、入金情報が複数個所に散在してしまうため管理が面倒になってしまいます。引き落とし状況の確認や滞納している受講者のチェックなどをスムーズにするためにも、一元管理できる状態が理想的です。
開講に間に合う導入スピードか
教室などをこれから始めようとする場合、決済手段の一つとして開講時から口座振替を取り入れたい方もいらっしゃるでしょう。
口座振替を導入するまでのプロセスとしては、金融機関もしくは決済代行会社に口座振替を開始したい旨を問い合わせ、必要書類を提出し、審査を通過したら運用を開始するのが標準的な流れです。審査の基準はケースバイケースで異なることもあるため、運用を開始できるまでの日数も異なり、数日で済むこともあれば1ヶ月程かかることもあります。
口座振替登録をWebサイトで行う場合は、Webサイトと事業者のWebサイトを連携させるための開発も必要です。できるだけ少ない時間で審査を通過してスムーズに口座振替を導入したいのであれば、決済代行会社の利用がおすすめです。
受講者に負担がない自動継続システムの搭載があるか
教室の運営で安定的に収益をあげるためには、受講者が継続的にサービスを利用してくれる仕組み作りが欠かせません。月謝のように毎月支払いが発生する場合では、月が替わるごとに振替処理をするのではなく、自動継続課金システムが搭載されていれば経理担当者が事務手続きをする負担が軽減されます。
金融機関や決済代行会社によっては、継続的かつ定期的に口座振替を行う契約をしていても、引き落としをするごとに受講者の同意を求める与信処理が必要になることもあります。自動継続課金システムであればそのような手間が掛かることもないでしょう。
受講者の口座情報などがデータ化できるか
口座振替登録手続きをオンラインで済ませてWeb上の管理画面で引き落とし状況をモニタリングする場合でも、決済や引き落としに関する連絡のために受講生へ書類を郵送することもあるでしょう。そのような時に口座情報や引き落とし情報などがデータ化されていれば、郵送作業を簡略化することが可能です。
必要情報がデータ化されていれば受講者の管理や検索、閲覧などの事務的業務がスムーズになるだけでなく、受講者の個人情報を紛失したり外部に漏洩させてしまったりするリスクを低減できます。また、データ化によって受講者から問い合わせがあった際にも迅速に対応できるようになります。
月謝を徴収するなら「月謝ペイ」にお任せ！
月謝を口座振替で徴収する場合、毎月の入金管理業務を一元化できる決済代行会社の口座振替サービスがおすすめです。
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株式会社ROBOT PAYMENTが提供している「月謝ペイ」は、スクール運営での代金回収を効率化する継続課金機能を集約した月謝に特化した決済代行サービスです。クレジットカード決済や口座振替など、生徒ごとのニーズに応じた複数の決済手段をもちいて、月謝の集金業務（決済）を毎月自動処理するシステムです。また決済情報に紐づいた生徒管理データベースによって、生徒情報の管理も行うことができます。
決済代行会社の安全なサーバー内に顧客情報を預けて管理するため、導入事業者様の情報管理負担、セキュリティ負担も解消します。
これまで株式会社ROBOT PAYMENTは、決済代行業として20年以上にわたり、決済代行事業を行ってまいりました。サブスクペイは大手から中小、個人事業主までシリーズ累計14,000社以上の導入実績があり、年間500億円以上の取引に活用いただいております。決済導入フローについても、審査提出から最短5営業日で稼働が可能です。
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