世界規模で消費額に占めるクレジットカード決済の割合が年々増えてきている昨今。顧客の利便性を高めるために、クレジットカード決済への対応を推進する企業数も増加傾向にあります。

この度は、私共決済代行会社にお問い合わせ頂くお客様の中でも、特にクレジットカード決済のご利用が進んでいる学会・国際会議運営事務局様に向け、知らす知らずのうちに損をすることのないよう、学会費徴収のクレジットカード利用についてお伝えしてまいります。

年会費の徴収や海外からの参加費決済にかかるコスト

学会運営における年会費の徴収や海外参加者からの費用決済は、運営にとって重要な課題です。しかし、これらには多くの隠れたコストや運営負担が伴います。以下では、年会費徴収における見えにくいコストと、海外からの参加費決済における手数料や手間の課題について詳しく解説します。

この章では、郵便振替や銀行振込を利用した年会費徴収がもたらす事務局側の工数や、海外からの参加費決済に伴う高額な手数料負担の実態について具体的なケースを基に明らかにします。これにより、これらのプロセスが学会運営や参加者にどのような影響を及ぼしているのかを考察します。

①年会費徴収の隠れたコスト

多くの学会は、学会員からの年会費の徴収によって、学会運営を成り立たせています。年会費の徴収には主に郵便振替や銀行振込等の手段が利用されており、一見、金銭的なコスト面だけを見ると件数1件当たりの90円～130円台のみが手数料として発生する為、安価に利用できるようにも見えます。

しかし、実際に会員側の会費の支払いや学会側での会員管理にかかる作業工数という面に目を向けた時、隠れたままになっていた間接的なコストが浮かび上がってきます。例えば、会員が年会費の支払いをする際、わざわざATMや銀行窓口に支払に行く必要があり、振込の際にも支払い手数料が発生しています。

また、年に1度の支払いということもあり、学会事務局からメール等で連絡があったとしても、ついつい支払いを忘れてしまいがちです。その度に学会側では、期日までに振込が無かった会員一人一人に対して催促の連絡を行っています。連絡がつかない場合には、何度も学会側で会員に対して連絡を行う必要があり、学会の規定にて年会費の支払いが無い会員に対しては、別途退会処理を行うなど、別途事務作業が必要となります。

そもそも、学会側では会員1名に対し、請求書発行＋送付＋入金管理＋入退会管理＋会員名簿作成・更新などの一連の事務工数が発生しています。1名当たり20~30分程度としても、何百、何千と会員を抱える学会の年会費徴収においては数十時間もの間事務局員が拘束される試算となります。このように、郵便振替や銀行振込を利用している場合、事務局員の工数と発生する人件費は無視することのできない規模に膨れ上がっていることが多くあります。

②海外からの参加費決済の高額な手数料負担

もう一つ、学会費用の徴収において見過ごすことのできない課題として、海外からの学会参加者の決済処理が挙げられます。学会とは、専門的な研究の発表・共有の場として、定期的に開催され、日本国内に限らず、世界中の機関の専門的な研究家達が参加する国際的な会議の場のことを指します。

海外からの参加者は学会の参加費を日本円にて支払うケースが一般的です。しかし、日本の国際会議や学会は、そういった海外からの研究家から参加費を徴収する手段としてクレジットカード決済に対応できていないものも多く、参加者たちは余分な負担を背負い、会員管理と決済処理を行う事務局側も煩雑な作業に追われる状況となっています。

では、実際にどのように決済が行われているのでしょうか。現在、日本国内において海外からの決済時に使用される手段は2つに大別されています。

1つには、海外から参加費を事務局宛てに送金する方法です。海外の銀行口座から日本国内の銀行口座へ送金することになります。海外送金における最大の課題は、支払う個人に対して発生する高額の手数料負担です。日本国内ではメガバンクやシティバンクと呼ばれる銀行が主に対応しており、手数料の負担額も、三菱や三井などのメガバンクで3,500～5,000円と、相場が5,000円～7,000円の学会参加費の半分、もしくは同額の負担を強いられているのがで現状です。

2つ目には、現地での支払いが考えられます。日本国内の学会参加時に、外貨を1度日本円に両替し、現金にて学会窓口にて支払う方法となります。両替の手間や手数料、現金を持ち歩くリスクが懸念されています。このように、日本国内での海外からの決済においては、海外の会員個人への負担割合が高く、また、支払いに多くのの手間を要するものとなっています。

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学会参加費・年会費の支払いにクレジットカード決済を導入するメリット

それでは、学会の参加費や年会費に関してクレジットカードで支払えるようにすることのメリットにはどんなことがあるのでしょうか？
ここでは参加者・事務局側・海外からの視点から解説します。

参加者側の入金の手間が軽減される

まず、参加者側のメリットとして、入金する手間が軽減されることです。

クレジットカード払いの場合、他の決済方法と違って銀行やATM、店舗などに出向いて現金を振り込む手間がかかりません。学会のWebサイトにアクセスして会員情報とカード情報を入力するだけで決済を完結させることができるため、インターネットにつながる環境さえあればいつでもどこでも支払いを行えます。

他にも、銀行やATMでの振込では支払額を間違えていたら修正のために再度出向かねばなりませんが、クレジットカード決済であれば支払い額はあらかじめ設定されているため、人的ミスも防ぐことができます。

事務局側の業務効率が向上する

事務局側のメリットとしては、業務効率を向上できることです。

クレジットカード払いの場合、管理画面で決済データを確認できるので、口座の入金状況を確認する手間や、振込人名義と会員名簿を突き合わせて照合する手間がありません。
また、仮に未入金があった場合も、事務局からの催促連絡を受けた会員はその場でWebサイトから決済できるため、入金完了までにかかる時間を短縮することも可能になります。

事務局側としては、確実な会費の集金と管理にかかる工数削減を実現でき、そのうえ会員の継続率の向上も期待することができます。

海外からの参加者の負担を削減できる

それでは、海外からの視点についてもご説明しましょう。
海外からの学会参加者にとってクレジットカード決済ができる主なメリットは、「手数料負担が低い」「海外からでも支払いが簡単」「海外で現金を持ち歩くリスクを減らせる」「両替などの手間が発生しない」の4点です。

まず1つ目の手数料負担については、送金などと比べてカード決済が圧倒的に安い状況です。海外からの決済において、個人負担の事務手数料の割合は1～2％程度で、為替レート等の関係上とても低くなっています。海外からの参加者にとても優しいといえるでしょう。

また、2つ目の支払いの簡単さについては、クレジットカード決済はカード番号等の必要情報さえあれば、海外でもネット環境さえあれば場所を選ばずで決済できます。これも海外からの参加者の利便性に寄与するでしょう。

そして、3つ目のリスク面については、事前にカード決済で参加費の支払いを済ませておけば、現金を持ち歩く必要がなくなります。不慣れな国にきて盗難や紛失のリスクを考慮しないでよくなることは、海外からの参加者も安心でしょう。

最後に、4つ目の手間の問題については、会場での現金払いをしなくて済むことで、訪日時の両替や急遽参加できなくなった場合の返金といった手間から海外の参加者が解放されます。

以上のように、不要な心配事を抱えずに学会そのものに集中できるようになるクレジットカード決済の導入は、海外の学会参加者から多く要望されるようになってきています。
実際、未だに現金払いしかできないことや送金等の手間がかかることに対して海外の会員から不満の声が寄せられたため、クレジットカード決済の導入を検討する事務局もあるほどです。

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学会費の請求・集金は事務局のスタッフにとって責任が重く、また多大な手間を要するものでもあり、一口に学会費請求と言っても多くのステップを経ねばなりません。
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