月謝の集金をクレジットカード決済にするメリットとは？
月額制の教室は、月謝という形で利用料を回収するのが一般的です。生徒への指導や教材の準備などで日々忙しさに追われている教室の運営者にとって、月謝の回収はできるだけ効率的に済ませたいところです。
この記事では月謝の回収方法としてはどのようなものがあるのか、その中でもクレジットカード決済での月謝回収のメリットは何か、決済システムを選ぶ際でのポイントなどについて解説します。
月謝の回収手段
月謝の回収手段はいくつかの種類があります。以下にそれぞれの特徴やメリット・デメリットについて解説します。
月謝袋
月謝袋は、現金を入れた封筒で月謝を回収するもので、古くから多くの習い事教室で採用されている方法です。
メリットとしては、かかる費用が月謝袋代だけなので特に準備をすることもなく、手軽に回収を始められる点がまず挙げられるでしょう。手続きも不要なので、小さい子どもや高齢者でも扱いやすい点も特徴です。デメリットとしては、誰からいくらもらったか、未回収の月謝はないかといったことを管理するためには、別途名簿を作成して記録しなければならず、手間がかかる点が挙げられます。
銀行振込
銀行振込は、教室側が指定した銀行口座に毎月の月謝を振り込んでもらう方法です。メリットとしては、銀行口座さえ開設してあればすぐに月謝回収が始められる導入の手軽さが挙げられます。特に、子ども向けの習い事教室では子どもに現金を持ち歩かせずに、親が管理できる安心感が大きいでしょう。大抵の場合、振込手数料は振り込む側が負担するので、教室側の余計な出費を抑えることが可能です。振り込みを忘れた場合でも、受講者が次回来所するまで待つことなく督促できます。
デメリットとしては、誰からいつ振り込まれたのかという現況確認は、通帳に記帳するしかないという点です。毎月の回収予定日に入金されたかどうかはその都度記帳しなければならず、また振り込んだ人の名義と名簿上の名義が異なる場合もあり、入金の確認には何かと手間がかかります。
口座振替
口座振替は、事前に受講者側の銀行口座に振替登録をすることで、毎月決まった日に自動的に引き落とす方法です。うっかり月謝袋を出し忘れる心配もなく、共働きや忙しい家庭でも支払い忘れによるトラブルを回避できます。また、毎月郵便局や銀行へ振り込みに行く必要がなく、時間と手間を大幅に削減できます。
一方で、引き落とし日に口座残高が不足していると、支払いができず、トラブルになる可能性があるので注意が必要です。また、口座振替を解約する場合は、習い事の運営側に連絡するだけでなく、金融機関の手続きも忘れずに行う必要があります。解約手続きを忘れてしまうと、翌月以降も引き落としが続いてしまう可能性があります。
そのほか、口座振替の概要やメリット・デメリットの詳細は下記の記事をご覧ください。
コンビニ決済
コンビニ決済は、教室を運営する側が支払い番号などが記載された払込票を発行し、受講者が最寄りのコンビニエンスストアに出向いて月謝を支払う方法です。
メリットとしては、銀行振込と同じように子どもに現金を持ち歩かせずに親の管理の下で月謝を回収できる点です。また、銀行振込は土日や休日を挟むと受講者がお金を振り込んでも教室側が入金確認できるまでタイムラグがあるのに対し、コンビニ決済では支払いがされると同時に入金が確認できます。管理画面にログインすれば誰がいつ払ったかを判別することができるのも特徴の1つです。
デメリットとしては、毎月払込票を発行しなければならず、手間がかかることです。決済手数料も口座振替なら100円程度であるのに対し、コンビニ決済では300円程度かかります。
クレジットカード決済
クレジットカード決済は、受講者のカード情報を事前に登録しておいて毎月自動的に月謝を決済する方法です。受講者の多くがクレジットカード決済の登録口座に給料振込口座を指定することから、決済の失敗率は口座振替よりもさらに低いといえるでしょう。
毎月支払う月謝は、クレジットカードのポイント還元対象となるため、ポイントを貯めることができるというユーザー側のメリットもあります。また、利用明細があることで、毎月の支払いを把握しやすくなり、家計管理に役立てられます。
デメリットとしては、他の回収手段よりもコストがかさむ点が挙げられます。クレジットカード決済の手数料は、業種や企業規模によって異なるものの、決済金額の3.5%前後が相場です。仮に月謝が15,000円だとすると手数料は525円となり、口座振替の手数料100円と比べて数倍高くなります。
そのほか、クレジットカード決済の概要やメリット・デメリットの詳細は下記の記事をご覧ください。
https://www.robotpayment.co.jp/service/payment/card/about/
月謝の徴収をクレジットカード決済にするメリット
月謝の徴収をクレジットカード決済にするメリットは上記以外にもあります。以下に例を挙げて解説します。
月謝の未回収リスクが軽減される
未回収時に受講者に対して督促をするのは心理的に負担が大きいものです。しかし、クレジットカード決済であれば、毎月自動で請求額が引き落とされるので未回収のリスクも軽減されます。
また、クレジットカードの取得には一定の審査があり、支払い能力があると見なされた人でなければクレジットカードを持つことができません。そのため、クレジットカードは社会的信用の証しとも言え、教室側は安心して受講者を受け入れることができます。
万が一引き落とし口座の残高が不足していても、クレジットカード会社が立て替えて支払いをするため、教室側が受講者側の金銭的な問題を心配する必要はありません。
月謝の支払い状況や新規申し込みなどの管理が効率化できる
クレジットカード決済のほとんどでは、管理画面にログインするだけで現在の回収額や月々の引き落とし状況が確認できます。これにより管理業務の工数が大幅に削減でき、ノンコア業務にあたる事務作業の効率化が図れます。また、受講者の情報に紐づけられた決済ステータスが一覧で確認できることから、未払いのままになっている受講者を見逃す心配もありません。
月謝の支払いにクレジットカード決済を適用する場合も、受講者がオンラインで手続きを完結させれば利用が開始でき、新規申し込みに伴う教室運営側の業務が簡素化できます。さらに、現金を教室で管理する必要がなくなるため、セキュリティの向上にも役立ちます。
月謝回収でクレジットカード決済を導入する際の注意点
上記のように月謝をクレジットカード決済にすることで多くの利点がありますが、同時に注意すべき点もあります。以下に例を挙げて解説します。
決済が失敗する可能性がある
前述したようにクレジットカードは、カード会社がカード利用者に対して与信枠を設けて決済を許可するものです。そのため、受講者が利用上限額を超えて使用している場合は決済ができません。特に、何ヶ月分かの受講費をまとめて徴収することになっていて、高額な支払いが発生するものについては注意が必要です。
また、受講者の登録したクレジットカードの有効期限が切れていた場合も決済ができず、決済が失敗した段階で受講者にリマインドするしか対策がありません。
料金プラン変更にも柔軟に対応できるサービスを選ぶ
習い事教室の運営を続けていくうえでは、教室側が受講者のニーズを見ていくつかの料金プランを提供することも、受講者自身が料金プランを変更することも大いにあり得ます。
このような受講者のニーズに応えるために、料金形態の変更や追加などに柔軟に対応できるクレジットカード決済サービスを選ぶ必要があります。クレジットカード会社によっては料金プランの変更のたびに受講者のクレジットカード情報を登録し直さなければならないものもあるため、サービスの選定には注意が必要です。受講者の利便性を考えるなら、登録情報を引き継いだまま月額料金のみの変更で、すぐに新しい料金プランに移行できるサービスであるかを確認しておきたいところです。
月謝回収のために決済システムを選ぶ際のポイント
月謝を回収するための決済システムを選ぶ際には、いくつか注意すべきポイントがありますが、ここでは2つのポイントを解説します。
なお、クレジットカード決済を導入するにあたっては、決済代行会社を活用するのが一般的です。
決済代行会社については、詳しくは以下のページで解説しています。
「 決済代行とは？サービスの仕組みやメリットを解説」
生徒の属性
属性とは、生徒の年齢や職業といった個人的な情報です。クレジットカード決済は非常に便利なものではあるものの、高齢者や学生ではクレジットカードを所有していないこともあるので、口座振替の方が適しているケースもあるでしょう。
年齢による具体的な使い分けとしては、10代から20代前半および60才以上であれば銀行振替、20代から50代であればクレジットカード決済が向いています。また、クレジットカード決済登録をWeb上で行う場合では、高齢者にとってはハードルが高いことも考えられるため、受講者のITリテラシーの程度に応じた決済手段を用意しておくといいでしょう。
生徒数
100人以上の規模の生徒数が見込まれる場合は、月謝の集金だけでなく付随する業務もシステム化することを検討した方がいいでしょう。例えば、生徒管理の名簿ファイルと月謝の決済システムを別々に管理している場合では、生徒が脱会するたびに名簿ファイルの更新と月謝決済の停止や変更を都度行う手間がかかります。
また、新規に入会する生徒が数十人という規模になると、入会申込書の生徒情報を名簿ファイルと決済システムの両方に入力する過程でミスが生じやすくなります。
そのため、生徒数がある一定以上になってきたら、生徒管理ファイルと決済システムとを連携できるシステムを導入するなど、一括で管理できる仕組みを作ることが重要です。
月謝は「月謝ペイ」にお任せ！
月謝の決済にクレジットカード決済を導入したいものの、自前で手続きおよびシステムを構築するのはハードルが高くて導入に踏み切れない、といった教室は意外と多いのではないでしょうか。そんな悩みをお持ちなら「月謝ペイ」の導入をご検討ください。
株式会社ROBOT PAYMENTが提供している「月謝ペイ」は、スクール運営での代金回収を効率化する継続課金機能を集約した月謝に特化した決済代行サービスです。クレジットカード決済や口座振替など、生徒ごとのニーズに応じた複数の決済手段をもちいて、月謝の集金業務（決済）を毎月自動処理するシステムです。また決済情報に紐づいた生徒管理データベースによって、生徒情報の管理も行うことができます。
決済代行会社の安全なサーバー内に顧客情報を預けて管理するため、導入事業者様の情報管理負担、セキュリティ負担も解消します。
これまで株式会社ROBOT PAYMENTは、決済代行業として20年以上にわたり、決済代行事業を行ってまいりました。サブスクペイは大手から中小、個人事業主までシリーズ累計14,000社以上の導入実績があり、年間500億円以上の取引に活用いただいております。決済導入フローについても、審査提出から最短5営業日で稼働が可能です。
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