「アウトソーシング」と「外注」は、一見同じような意味を持つように思える言葉ですが、実際はまったく異なる言葉です。この2つの言葉の区別が付いておらず、うまく使い分けができていない人は決して珍しくありません。なかには、何となく言葉が持つ意味の違いを知っていたとしても、うまく人に説明できない人もいるでしょう。

そこでこの記事では、アウトソーシングと外注の違いを詳しく説明します。ビジネスパーソンとして必ず押さえておきたい言葉なので、この記事でそれぞれの言葉に対しての理解を深めていきましょう。

アウトソーシングとその他の手法の違い

ここからはアウトソーシングと外注、その他にも間違われやすい言葉の定義の違いについて解説していきます。

アウトソーシング

アウトソーシングは、「企業がコア業務に集中するために、ノンコア業務を外部企業に委託すること」を指します。つまり、利益につながる重要な業務を社員が遂行できるように、それ以外の業務を専門の企業に任せてしまうことをアウトソーシングといいます。単に下請けに任せるのではなく、コストの削減やコア業務への集中、業務の効率化などの目的で行われるのが、アウトソーシングなのです。

なおアウトソーシングの明確な定義は、経済産業省が発表している「アウトソーシング協議会資料」によって記されています。広義のアウトソーシングの定義には、以下の4つの種類があります。

1.人材派遣による補助業務
業務を専門的な知識を持つ人材を派遣・遂行してもらうこと

2.業務の運営のみを受託する代行業務
自社で企画と設計をして、その運用を外部化すること

3.業務の企画・設計を受託するコンサルティング業務
企画や設計段階を任せ、運用は自社で遂行すること

4.業務の企画・設計から運営までを受託する業務
企画や設計、プロセスをすべて外部の企業へ任せ、委託側は評価のみ行うこと

一般的に1から4へと受託形態が進んでいくほどに規模が大きくなり、リスクも高くなっていきます。また、これら4つは広義のアウトソーシングの定義であり、狭義のアウトソーシングの定義は「4.業務の企画・設計から運営までを受託する業務」のみを指します。

アウトソーシングにはコンサルティングなどの戦略性が求められる点が、外注との大きな違いです。

外注

外注は正式なビジネスの専門用語ではなく、「外部注文」という俗語の略称のことです。辞書などを参照すると、「外部の業者等に仕事や物品、サービスの提供等を発注すること」と記載があります。

また外注は、「業務委託」や「業務請負」などの形態に分けられます。

・業務委託
業務委託は、「請負契約」と「委任・準委任契約」の2つを総称する言葉です。「請負契約」は、成果物の納品が完了した時点で対価報酬を受け取るのに対し、「委任・準委任契約」は契約で決められた業務を行うことで報酬がもらえ、成果物の完成度は無関係です。つまり、成果物を納品する必要性の有無が両者では異なります。

・業務請負
業務請負とは、仕事の完成を目的としていて、成果物が完成するまでの方法やその過程についても一任される業務形態を指します。「業務委託」と似ていますが、「業務委託」は業務の過程についても指示されるので、決まった業務を行わなければいけないのに対し、「業務請負」では業務の過程を自由に決められます。

戦略性が求められるアウトソーシングとは異なり、外注は与えられた業務や納品物の製作だけをこなす意味合いを持っています。

派遣との違い

派遣とは、人材派遣会社から人材を手配してもらうことです。外部の人に業務を遂行してもらう点ではアウトソーシングと共通していますが、それぞれでは業務のスタイルや委託できる業務が異なるため、きちんと区別しておきましょう。

派遣の場合、人材派遣会社から人材を派遣してもらい、委託元企業が就業時間や業務範囲を直接指示して業務をこなしてもらいます。契約内容にもよりますが、遂行してもらう業務はある程度自由に依頼元企業が決定可能です。

他方でアウトソーシングの場合、特定の業務そのものを切り出し、外部の人間に代行してもらうことになります。指示や担当者の管理・教育など、切り出した業務に関する管理業務は一切不要です。なおかつ、専門家による業務品質の安定化が見込める点が大きな特長です。

BPOとの違い

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、自社の業務プロセスを外部の企業に委託する経営戦略のことです。名称に「アウトソーシング」とあるように、BPOもアウトソーシングの一種ですが、若干意味合いが異なります。

アウトソーシングは、経理や人事などのシステム開発や運用などのバックオフィス業務がメインです。企業はアウトソーシングによって業務を効率化して、コア業務への集中を目指していきます。

対してBPOは、企業のビジネスプロセスの一部を外部に任せることです。業務を代行してくれるだけではなく、経営戦略の一環として業務を担い、企業運営の最適化や効率化などを行い、経営に多くのメリットをもたらすことを目的としています。

効率的な作業のみを任せるのであればアウトソーシング、経営改善や見直しも行うならBPOが最適ということになるのです。

依頼者の目的の違い

上記では各定義の違いを説明しましたが、それぞれを導入する依頼企業の意図が異なることも押さえておきたいポイントです。より正確な違いを理解するためにも、ここからは、「依頼者側」の立場から見たアウトソーシングと外注の目的の違いをみていきましょう。

アウトソーシング

アウトソーシングを依頼する会社は、自社には難しい専門性の高い技術や効率性を得て、成果を得ることをおもな目的としています。

たとえば、WebデザインやSEO施策などが中心の制作会社が、新たにECサイトの立ち上げる場合で考えてみましょう。制作会社であれば、当然Webデザインについては問題なく制作できるでしょう。しかし、ECサイトを立ち上げるときはデザインだけではなく、マーケティングやシステム開発、商品の仕入などを行わなければいけません。また、立ち上げたあとは運用をしなくてはいけない点にも注意が必要です。

こういった業務の専門家が社内にいないときは、専門知識を持つ人材を採用して、自社だけで完結させるという選択肢もあります。しかし、そのためには採用活動や入社手続きなどを行う手間があるため、効率の観点から考えるとあまりいい選択肢とはいえないでしょう。

こういったときに自社では難しい専門分野をアウトソーシングすれば、開発から運営まで効率よく行うことが可能となります。依頼元企業は、専門性が高くて苦手とする分野を自社で行わなくてよくなり、そのうえ効率よく最新の技術を手に入れられるようになります。その結果、得意分野に集中できるようになるのです。

外注

外注を依頼する会社が最も重要視しているのは、コストや費用をカットすることです。企業の業務を外部の人材へ依頼できれば、その業務に対する社内の人材は必要ありません。自社で行うと割に合わない部分を外注すれば、人件費などの無駄なコストを抑えることができます。

たとえば、大量の顧客データを紙媒体で保有していた場合、これらをデータとして残すためにデータ入力をするのは大変なことです。自社の人材をそのデータ入力に宛ててしまうと、本来の業務に支障が出るかもしれません。

こういったときに外注業者に依頼して必要な業務だけをしてもらい、データ入力が完了した時点で依頼をストップすれば、それ以上のコストはかかりません。とくに、簡単な業務は東南アジアなどの会社へ委託すれば、日本よりも人件費を安く抑えられます。

このように一時的にやらなければいけない業務がある場合は、自社のコストを下げるために外注を依頼するのが適しています。

アウトソースできる業務とできない業務

現在、多くのアウトソーシングサービスが存在していますが、アウトソースできる業務とできない業務があることに気をつけましょう。「自社でできないから外部に依頼しよう」と思っても、業務によっては自社でこなすしかないケースがあります。

アウトソースできる業務

アウトソースできる業務は、ノンコア業務やルーティンワークなどです。たとえば、以下のような業務はアウトソースに向いています。

・電話業務
・経理や会計業務
・工場や製造工程の在庫管理
・社会保険手続き
・給与計算などの人事労務業務
・店舗や工場の運営

共通しているのは、「業務における一定の型」が存在していて判断を伴わない業務であることです。こういった業務をアウトソース化できると、企業はより利益を生み出せるコア業務に集中できるようになります。

アウトソースできない業務

反対に、アウトソースできない業務としては以下のような例が挙げられます。

・全社を巻き込むような企画立案業務
・企業の利益につながる判断業務やコア業務
・士業などの独占業務
・現金を取り扱う業務
・3ヶ月などの一時的な業務
・1名体制の業務

共通する点は、企業やお客様の利益につながる業務である点、不正を疑われてしまう可能性がある業務であるという点です。

また、アウトソーシングは効率的な業務遂行のために、準備だけで数ヶ月の期間を要します。3ヶ月などの一時的な業務を依頼したい場合は、派遣や外注、アルバイトなどの方が適しているでしょう。

業務をアウトソースするメリットとデメリット

実際に業務をアウトソース化すると、企業にはどのようなメリットがもたらされるのでしょうか。ここからは、アウトソースするメリットとデメリットを紹介します。

メリット

業務をアウトソース化するメリットは、以下のとおりです。

・業務効率の改善が目指せる
・余分なコストを排除できる
・人材不足を解消できる
・不正が起きにくくなる

アウトソーシングを利用すると、専門知識を持った外部のスタッフが効率的に業務を遂行してくれます。企業側は自社で煩雑な業務を担当する必要がなくなり、業務全体の質向上やスピードの改善を目指せます。

さらに、人材が足りない場合でも新しく人を雇う必要がなく、人材不足の解消や採用や人件費にかかる余分なコストを排除できる点もメリットでしょう。外部の専門家が業務を担当することで、ミスや不正会計などを防ぐ効果も期待できます。

デメリット

アウトソーシングのデメリットは、以下のとおりです。

・業務の引き継ぎに時間的・人的コストがかかる
・自社にノウハウが蓄積されない
・業務効率が低下する恐れがある
・情報漏えいのリスクがある

アウトソーシングを導入するときは、業務プロセスの洗い出しなどの引き継ぎ業務に時間がかかります。また、引き継ぎのために人材を割くことになるため、時間的コストだけではなく人的コストもかかってしまうのです。加えて、業務を外部の人間に任せてしまうため、自社の社員教育ができなくなり、ノウハウが蓄積されなくなるデメリットもあります。

アウトソーシングは外部の人間に業務を任せる性質上、コミュニケーション不足や行き違いによって業務効率が低下する可能性もゼロではありません。機密情報を外部に渡すため、情報漏えいのリスクがあることも覚えておきましょう。

アウトソーシングを選ぶ際のポイント（経理の場合）

多くのアウトソーシング会社が存在しているなか、「どの企業に依頼すればいいかわからない」とお悩みの企業も多いのではないでしょうか。アウトソーシング会社を選ぶときのポイントはたくさんありますが、とくに経理業務のアウトソーシングをご検討の際は、以下のポイントをチェックしましょう。

・実績が豊富にあるか
・希望する業務範囲に対応しているか
・セキュリティ体制は整っているか
・自社に合った料金体系かどうか
・サポート体制が整っているか

いくつかの業者を比較してみると、より自社のニーズに合ったアウトソーシング会社を選べるでしょう。

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「アウトソーシング」と「外注」は、似ているようでまったく異なった意味を持つ言葉です。業務の遂行だけではなく、より良い業務のためのコンサルティング業務や提案をしてくれるのが「アウトソーシング」で、コストを下げるために一部の業務を代行してもらうのが「外注」です。

また、アウトソーシングの導入時には、メリットだけではなくデメリットもあります。依頼先を選ぶときはデメリットを補える業者を選ぶことが大切です。