経理担当者のみならず、企業にとって活動の要と言っても過言ではない一連の請求業務。効率良く行われていますか？取引先や取引金額が大きくなることは会社にとってもありがたい話ですが、その増加に比例して請求業務にかかる負担も重くなっていくものです。

ひと口に「請求業務」と言っても、その煩雑さは並大抵ではありません。その煩わしい工程を一気に解決できる方法として注目されているのが、請求代行への外注です。効果があるのは大企業のみというイメージがあるかもしれませんが、近年多くの中小企業でも活用されています。

ここでは、請求代行サービスとは何か、請求代行サービスを利用するメリット、外注する代行会社選びのポイントをお伝えしていきます。ぜひ、参考にしてください。

請求代行サービスではどこまでの請求業務を代行するのか

請求代行サービスと一口に言っても、サービスを展開している企業によってサービス内容には大きな差があります。請求書の作成と発送ではないかと単純に想像しがちですが、実際はどのようなフローを代行してくれるのでしょうか。具体的に請求代行会社のサービス内容を見ていきましょう。

請求書作成・発行業務

提供した商品やサービスに対して請求書を作成し、顧客に送付する業務です。詳細情報を元に請求書を作成し、郵送や電子メールで送付します。

取引先ごとに毎回請求金額を確定して請求書を作成し、発行や送付といった骨の折れる作業を、請求代行会社はすべて代行してくれます。各取引企業に合わせたフォーマットで請求書を作ってくれるケースもあります。送付方法も、郵送やPDFのメール送信などにも柔軟に対応してくれます。

代金回収作業・回収に伴う確認・消込・支払い業務

取引の金銭の流れを管理する業務です。顧客からの代金回収や支払い処理、請求書との調整を行います。目的は正確な金銭の管理であり、未収金リスクを最小限に抑えます。請求書や支払明細を基に催促や支払いを行い、未収金を請求書と照合し消込みます。

回収後は、指定期日に回収代金を振り込んでくれるうえ、取引先の請求状況データを管理する作業まで代行します。

与信審査と管理業務

取引先や顧客の信用力や返済能力を評価し、取引条件や与信限度額を設定する業務です。新規取引や継続取引の前に行われます。情報収集や信用調査を通じて評価し、リスクを最小限に抑えます。定期的なモニタリングも行われます。

請求代行サービスは、ビジネスに重要かる取引先との信用問題に深く関わる与信審査を一手に担います。いわゆるツケ払いが可能な取引先かどうか分析して見きわめるほか、限度額を設定するなどの与信管理業務も合わせて行います。

未払いリスクへの保証

未収金リスクを保証する仕組みです。顧客に商品やサービスを提供し、保証会社が未収金の回収リスクを引き受け、事業者の収益確保を支援します。契約に基づき、売掛金の保証が行われます。

請求代行サービスを活用するメリット

請求代行サービスの内容がわかったところで、なぜ請求代行サービスを導入する企業が増えているのでしょうか。それはこのサービスが本当に企業の「困った」を解決してくれる画期的なソリューションだからにほかなりません。請求代行サービスを導入すると、請求業務の効率化、未回収リスク回避、与信審査・管理業務の省力化などのメリットがあります。その結果、経理担当者の負担軽減、利益安定化、業務効率向上が期待できます。

請求書業務の効率化

請求代行サービスは、請求書の発行や送付だけでなく、与信審査や督促なども代行してくれます。経理担当者は煩雑な業務から解放され、本来の業務に集中できます。
請求にまつわる管理や与信業務をプロに任せることで、浮いた時間を他の業務に当てられるようになり、企業全体としての生産性向上が見込めます。

販売市場の拡大

シビアな与信基準を定める企業は、個人事業主や中小零細企業と取引できないケースが珍しくありません。そのため、販売先を新規開拓したいと思っていても、高い与信基準が設定されていて思うように取引を進められないこともあります。

しかし、請求代行サービスによっては与信調査の代行も実施しています。そして、請求代行サービスの審査をクリアした企業の債権回収を100％保証していることもあるため、安心して販路を広げられます。

未回収リスクの回避

請求代行サービスは督促や債権回収を代行し、未回収によるリスクを軽減します。売り手は負担を抱えず利益の安定化が図れます。

企業間決済においては、支払い漏れや債権回収漏れの発生はたびたび起こります。代金の催促や回収といった、重要ながら気も遣い時間や手間のかかる作業の対応をしてくれるサービスであれば、心理的にも楽になるでしょう。督促業務という精神的負担が大きい業務も、請求代行会社に任せることができます。また万一の未払いの際にも保証があるので安心です。

与信審査・管理の省力化

与信審査や情報収集などの手間をプロに任せることで取引がスムーズになり、業務効率が向上します。リソースの有効活用やリスクの低減にも貢献します。
情報収取など取引先との様々なやり取りがスムーズになれば、取引の開始スピードを早めることができ、毎月の売上額の予測も容易になるでしょう。また省力化によって生み出されたリソースは他の業務に活用することができ、同時に企業体質の改善や取引リスクの低減に活かすことができます。

請求代行サービスにもデメリットはある

ここまで請求代行サービスを導入することによって得られるメリットを解説してきましたが、同時にデメリットもあることを忘れてはいけません。代表的なデメリットを以下に2点挙げて解説します。

コストが継続的に発生する

請求代行サービスを利用しようとすれば、初期導入費用、取引ごとの手数料、毎月の固定費などのコストが継続的に発生します。例えば、初期導入費用と月額固定費を要する代わりに手数料を低く抑えているもの、初期導入費用と月額固定費を無料にする代わりに手数料が一定の割合で掛かるものなどがあります。長期的なコストを重視するなら前者を、初期費用を抑えたいなら後者を選ぶことになります。

いずれを選ぶのにしても、全ての請求業務を自社で遂行する時には発生しないコストが発生します。導入するかどうかの判断のためには、請求代行サービスを導入することによって得られる手間や運用コストの削減効果を見極めるといいでしょう。

ノウハウが社内に蓄積しない

請求代行サービスの利用は便利ですが、請求業務のノウハウ獲得の機会を逃すことにもなります。自分の手と頭を使って請求業務にあたる機会がなくなり、ノウハウが社内に蓄積されなくなると、担当者が不在の時に対応できなくなることも考えられます。

ノウハウを社内で蓄積できるようにするには、代行を依頼する範囲を調整するか、常時2名以上で請求業務にあたらせて欠員が出てもノウハウが維持できるように備えるなどの対策が考えられます。

請求代行サービスの外注先を選ぶポイント

請求代行サービスの外注先は、いくつかのポイントを押さえて選ぶ必要があります。ここでは、必ず確認しておくべき2つのポイントを解説します。

自社の業種やビジネスモデルにマッチしているか

自社の業種やビジネスモデルに適合しているかを確認しましょう。請求代行サービスの中には、特定の業界や事業には対応しきれていないものも多くあります。例えば近年成長のめざましいサブスクリプションやリカーリングのビジネスなど、継続課金ビジネスに対応していないサービスには注意が必要です。

特にこれから事業拡大を狙っている企業やスタートアップ・ベンチャーなどがシステムを導入するときには、新ビジネスにも対応できるサービスを選ばなければいけません。

請求書発行業務以外にも対応しているか

請求書発行以外の業務にも対応しているかを確認しましょう。請求代行サービスの中には、代行範囲を請求書の発行に限定しているものもあり、業務負担軽減の効果が十分でない場合があります。取引先が多い場合は、入金管理や代金回収、督促、与信管理などの業務も代行してくれるサービスを選ぶと便利です。

また、予期しない事態に対応するために、追加料金や対応までの期間なども事前に確認しましょう。

自社の既存システムとの連携が可能か

請求代行サービスでは、顧客情報管理のための基幹システム、SFA（営業支援）システム、会計ソフトなどの自社の既存システムと連携することによって多くの作業が自動化できます。したがって、受注から会計処理まで一気通貫で自動化したいなら、既存システムとの連携方法は必ず確認しましょう。

連携方法としては、自社の既存システムから請求データをCSVファイルで取り出して、請求代行サービス会社側のシステムにインポートするのが基本的な方法です。高度な連携方法としては、API（ソフトウェア間の機能をつなぐインターフェース）で直接連携する方法もあります。

請求書を発行する頻度があまり高くない場合は、CSVファイル経由での連携でも十分ですが、請求書を毎月頻繁に発行する場合はAPI連携ができるほうが適しています。

利用コストはどのくらいかかるか

請求代行サービスの利用開始に際しては、初期導入費用、月額固定費用、取引手数料などの利用コストが発生するため、各社の料金体系を理解することが大切です。初期導入費用と月額固定費用が高めでも取引手数料が低く抑えられているもの、初期導入費用を月額固定費用が無料で高めの取引手数料を設定しているものなど、代行会社によって特徴が違います。取引件数が多ければ前者を、取引件数が少なければ後者を選ぶといいでしょう。

取引手数料に関しては、取引1回ごとの固定料金にしてあるものと、取引額の〇%と従量課金制にしてあるものがあります。こちらは取引件数に加えて取引額も考慮して比べるといいでしょう。

与信審査のタイミングや与信額の上限を確認する

利用する請求代行サービスによって、与信審査のタイミングや与信額の上限は異なります。与信審査のタイミングに関しては、自社の商品、サービスに適したタイミングになっているかを確認して選ぶとよいでしょう。

与信審査のタイミングに関しては、新規の取引を開始する前に審査するものと、取引が発生するごとに審査するものの大きく２つに分けられます。「取引前の事前審査」は、1つの顧客と長く継続的な取引を行う場合に有効です。「受注する案件別の審査」は、単発的な取引が多い場合に適した審査です。

与信額の上限については、取引先の購買意欲が高いにもかかわらず与信額が低ければ期間損失となるため、自社の取引規模に見合った与信額が設定できるかを確認するとよいでしょう。新興企業や個人事業者などが取引先の場合では信用度が低くて与信額の上限が低く設定される場合もあります。

煩雑な請求業務の代行は「請求まるなげロボ」にお任せ！

請求業務の効率化を図るなら、本記事で解説してきたように請求代行サービスを利用するのが得策です。ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求まるなげロボ」の導入をご検討ください。

「請求まるなげロボ」は、BtoB・企業間で取引されている企業様が対象の請求代行サービスです。
与信審査から、請求書の発行や送付、集金、消込、督促を代行することで請求業務というルーチンワークの負担から企業を解放します。
一般的に請求業務にかかるとされる、与信審査の25時間、請求書発行の14.4時間、請求書送付の7.4時間、入金消込の18.8時間、債権管理の10.8時間の計76.4時間をゼロにし、経理業務の効率化とコスト削減を達成できます。

また、システム利用については、与信審査を通過した請求はもちろん、与信審査に落ちた請求についても、同じ1つのプラットフォームで請求管理が行えます。同じフォーマットでの請求書発行や、クレジットカード決済など複数の決済手段も利用可能です（決済のご利用はオプションとなります）。
加えて、入金情報についても、ダッシュボードで取引先の滞納・未収金状況をリアルタイムで確認できます。メール開封履歴・入金履歴など各取引先の状況についても確認ができ、社内での情報共有もスムーズです。

これまで弊社は、決済代行業として20年以上にわたり、事業を行ってまいりました。その実績に基づき、弊社審査において適格債権と判断され、かつ与信通過した債権については、入金遅延・貸し倒れが起きた場合にも、売掛金を100％保証しております。
請求業務にお悩みの企業のご担当者様は、企業間決済・代金回収のプロである株式会社ROBOT PAYMENTの「請求まるなげロボ」までお気軽にご相談ください。