経理担当者のなかには科目を使い分ける基準が分からず、会社のルールに従って仕訳をしているという方もいるでしょう。しかし、科目の定義や使い分ける基準が分かれば、従来よりも効率的に業務を行える可能性があります。

この記事では、混乱しがちな「立替金」について解説します。立替金の意味が理解できているか不安な方や、おさらいしたい方に向けて基礎知識はもちろん、仕訳方法や消込処理の仕方、消込作業を効率化する方法、おすすめの請求管理システムなどお役立ち情報をまとめてご紹介します。

立替金とは

立替金とは、企業の関係者本人が本来支払うべきお金を企業が一時的立て替えて支払ったときに用いる勘定科目のことです。「本来であれば取引先が支払いを行うべきである費用や手数料などを会社が代わりに出費したケース」や「従業者が支払いを行うべきである雇用保険料や労働保険料などを会社が代わりに支払ったケース」などが挙げられます。具体的な立替金の具体的な例には、以下のようなものがあります

＜取引先への立替＞
・配送料
・手数料など

＜従業員への立替＞
・保険料
・旅費
・給与の前貸しなど

立替金に含まれる経費は多岐にわたりますが、支払いのタイミングや経費計上の扱いによって勘定科目が変わるため、状況に応じて仕訳を行わなければいけません。

立替金と貸付金の違い

貸付金とは、企業が個人の従業員や取引先などに対して、所定の期日までに返済してもらう約束で貸し付けたお金を指します。決算日の翌日から返済期日が1年以内のものを短期貸付金、1年を超えるものを長期貸付金とします。

立替金と貸付金は、本来支払うべき人に代わって支払いを行ったという点では共通しますが、明確な違いはお金の返済期限の有無です。
貸付金には返済期日が設けられており、期日までに返済してもらわなければいけませんが、立替金には返済期日が設けられることはそう多くありません。また、貸付金には明確な使用用途が決められていないことが多いため、具体的な使用用途が判明している場合には、立替金として処理できます。

立替金と仮払金の違い

仮払金とは、事前に経費に関するお金を支払う場合や、使用目的や最終的にかかった金額が不明確な費用を概算で支払った場合に使用する勘定項目です。

仮払金と立替金の違いの一つは、経費になるかどうかです。仮払金は会社の経費となるのが前提の費用ですが、立替金は会社の経費ではありません。
仮払金と立替金の違いもう一つの違いは、仮払金が「金銭の使い道が明確」かつ「会社側が融資している」のに対し、立替金は「金銭の使い道の詳細が不明瞭」かつ「会社側が支給している」点です。

仮払金との違いについて、詳しくはこちらの記事をご覧ください。
▶「仮払金とは？立替金との違いや仕訳方法、注意点を解説」

仮払金とは？立替金との違いや仕訳方法、注意点を解説

立替金の仕訳方法

立替金は「一時的に立て替えたお金を返してもらえる権利」のため、貸借対照表の資産として扱うことが基本です。ここでは、立て替え払いをした場合・立替金を回収した場合、それぞれの仕訳方法の例をご紹介します。

立替払いをした場合

立替金は返金されるまでは資産として計上することが原則です。代表的な例としては役員の旅費や雇用保険料などが挙げられます。雇用保険料を立替金として取り扱う理由は、制度上、会社は社員負担の雇用保険料を立て替え払いしているためです。

会社によっては、従業員に対する立替金を従業員立替金という勘定科目で処理する場合もあるため、処理の仕方は会社の方針に従いましょう。お金を一時的に立て替えた際の仕訳は以下のとおりです。

例：取引先が支払うべき配送料500円を現金で立て替えた場合

例：従業員が負担すべき費用の1万円を、普通預金から立て替えた場合

お金の立て替え払いをしたことによって「立替金」という資産が増加するため、これを貸方に記入する必要があります。

立替金を回収した場合

一時的に立て替えたお金を支払ってもらった際の仕訳は以下のとおりです。

例：立て替えた配送料500円を現金で支払ってもらった場合

例：立て替えた費用8万円を銀行口座に入金してもらった場合

立て替えたお金を支払ってもらえると「お金を返してもらえる権利」が消滅するため、仕訳では「立替金」の減少として処理することから、これを貸方に記入します。なお、従業員に対する立替金は、給料の支給時に総額から差し引いて回収するため、その際は給料総額を「給料」としましょう。

前述のとおり、一度立替金として処理したものが、何らかの事情で回収までに時間がかかっている場合は勘定科目を「貸付金」に振り替えて利息の計上を検討する必要があります。

立替金の消込処理

消込とは、入金があったあとに売掛金や買掛金など債権・債務の勘定科目の残高を消していく作業です。立替金の場合、立て替えたお金の支払いが完了され次第、明細と照らし合わせながら入金されているデータを消していきます。立替金が回収できているか、残りの立替金がデータ上と実際の入金でズレていないか、回収が遅れていないかを把握するために行います。

消込作業は件数が多ければ多いほど煩雑になり、時間と労力がかかるため、経理担当者の大きな負担となる業務です。これは立て替えたお金と支払ってもらったお金の金額を照らし合わせたり、必要に応じて相手に問い合わせたりする必要があるからです。

また、経理担当者は売掛金や買掛金など他の勘定科目の入金消込も並行して行います。さらに、入金消込は月末の締め日に集中する傾向があり、限られた人員と時間で遂行しなければならないため、ミスが生じやすい業務でもあります。

消込作業を効率化する方法とは？

消込作業を効率化する方法は複数存在します。利用したいサービスの範囲や予算、作業の進め方など、会社ごとに適した方法が異なるため、自社に合うものを選択しましょう。ここでは、業務をシステム化する方法や仮想口座を作る方法、アウトソーシングを利用する方法についてご紹介します。

業務のシステム化

消込作業のシステム化とは、金融機関と連携して出入金データの取り込みと入金消込を自動化することです。消込作業はもちろん、これまで経理担当者が手作業で処理していた業務を自動化し、業務効率化を図ることもできます。

消込作業になぜシステム化が適しているかというと、消込作業には以下の問題点があるからです。
・請求名義と振込名義が異なる
・複数の請求書を合算して支払われる
・請求金額と入金金額が異なる
・未入金発生時に繰越請求の管理をしなければならない
・目視・手作業によってヒューマンエラーが起こり得る
・経理担当者の退職や異動によるノウハウ不足

消込作業をシステム化・自動化することでこれらの問題に対応しやすくなり、従来のようにこの担当者でなければ処理できない、というような属人化を排除することができます。また、消込作業のスピードが上がることによって、正確性向上と月次決算早期化を図れるでしょう。さらに、滞留状況や入金結果がすぐに確認できるため、与信管理の正確性が向上し、貸倒れリスクなどの経営上のリスクを軽減できることも嬉しいメリットです。

消込システムを選ぶ際は、どの範囲まで自動化したいか、すでに使用している会計ソフトがあればそれと連携しているか、などのポイントを確認しましょう。消込システムと一口に言っても、消込作業に特化したシステムや請求業務のフローのひとつに消込サービスが組み込まれているもの、オプションとして消込機能が付属しているものなど、さまざまな種類があります。よく比較検討し、自社に合ったシステムを導入することが重要です。

仮想口座を作る

仮想口座（バーチャル口座）とは、事業主の方が法人口座に紐づく振込専用の仮想の口座番号を銀行に申し込み、銀行が事業主に貸し出すものです。注文ごとに発行されたバーチャル（仮想）の口座番号を顧客ごとに割り当てることで、入金データから顧客を特定することができ、同姓同名や家族名義の場合でも正しく入金管理できます。顧客ごとに口座番号を割り当てる方法や注文ごとに異なる口座番号を割り当てる方法、いずれかの選択が可能です。一般的な仮想口座の仕組みは以下のとおりです。

1.銀行に口座開設を依頼する
2.銀行から振込専用口座を提供してもらう
3.取引先に販売先ごとに異なる振込専用口座への振り込みを依頼する
4.取引先が指定された口座に振り込みをする
5.振り込まれたお金を銀行が入金指定口座へ自動振替をする
6.振込専用口座の口座番号情報付入金結果をEB（エレクトロニックバンキング）で受信する

仮想口座を開設することで、入金がどの顧客からか特定でき、注文と自動的に照合できます。また、顧客が入金額を間違えて振り込んだ場合、手作業では消込作業が煩雑になりますが、仮想口座であれば入金間違いを柔軟に判断可能です。入金照合作業の効率化に加え、事務コストに軽減も期待できるでしょう。

アウトソーシングを利用する

ここでいうアウトソーシングとは、消込作業を他社に委託することです。会計ソフトや消込システムが自社に合わなかった、請求先が多い、多店舗展開している、入金管理が滞りがち、経理人材が採用できない、などの課題を抱えている企業に適しています。消込作業以外の業務をあわせて委託することも可能です。アウトソーシングを利用した場合の流れの例は以下のとおりです。

1.顧客窓口からアウトソーシング会社に発注・発注書の作成をする
2.アウトソーシング会社の営業担当者が納品を行い、納品書検収確認書を送付する
3.アウトソーシング会社の営業担当者が発注書・納品書検収書を自社に発送またはPDFで送付する
4.アウトソーシング会社が販売管理システムに都度入力をする
5.締め日に販売管理システムから出力する
6.依頼した会社の経理財務部宛てにアウトソーシング会社が請求書を発送する
7.販売管理システムで売上仕訳を行い、会計システムと自動連携する
8.経理財務部がアウトソーシング会社の銀行口座に支払いをする
9.アウトソーシング会社がチェックと消込を行う
10.アウトソーシング会社が会計システムで回収仕訳を行う

このようにアウトソーシングを利用することによって、スピード感のある質の高い経理業務を実現し、企業競争力の強化を図れます。また、他社に業務を委託することによって、必要以上の従業員を雇わずに済むため、組織をスリム化することもできるでしょう。

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