請求書でミスしてしまった場合訂正はできる？対処方法やミスを防ぐポイントをご紹介
請求書でミスをしてしまった場合、どのように対応すべきか悩まれる方もいらっしゃるのではないでしょうか？
請求書を通して円滑な取引を行うためにも、この記事では、請求書にミスがあった場合の対応、起こり得るミス、ミスを防ぐポイントなどご紹介します。
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請求書のミスは訂正はできる？指摘された場合の対処法やミスを防ぐポイントをご紹介
請求書でミスをしてしまった場合、どのように対応すべきか悩まれる方もいらっしゃるのではないでしょうか？ なかには、相手先から間違いを指摘されて、対応に苦慮した経験のある方もいらっしゃることと思います。
そこで、この記事では、請求書のミスを指摘された際の対応、起こり得るミス、ミスを防ぐポイント、適格請求書（インボイス）にミスがあった場合の対処などをご紹介します。
請求書発行後に間違いを指摘された場合
請求書の間違いを指摘された場合、まずは、取引先に対して、請求書の記載内容に誤りがあったこと、そして迷惑をかけてしまったことを謝罪をしましょう。そのうえで、請求書の誤りを訂正して再発行します。請求書の再発行を行う際のポイントなどについては、以下の記事に詳しい記載がありますので、そちらを合わせてご覧ください。
どうしても再発行できない場合
記載ミスについて、会社の方針などの理由でやむを得ず再発行できない場合は、お詫びをしたうえで二重線と印鑑で訂正しましょう。訂正する際に注意するのは、請求書に押した印鑑と同一のものを使うことです。
しかし、上記でも説明したとおり請求書は再発行が原則のため、可能な限りは再発行しましょう。
請求書で起こり得るミス
ここでは、請求書で起こり得るミスの「金額」と「日付」について解説します。
桁数や単価、数量などの金額ミス
金額に関するミスとしては、桁数や単価、数量などの入力ミス、別の取引先の金額に関する取引内容を記載してしまう、などが挙げられます。請求書の金額は、多くの場合、発注書や受注書のデータをそのまま記載するため、ミスは起こりません。
しかし、取引金額が少額あるいは作業工程が少ない案件の場合は、口頭やメールで契約を結んでしまうケースもあるでしょう。契約内容にもよるものの、売買契約や請負契約は「諾成契約（だくせいけいやく）」という双方の合意があれば口頭でも成立する契約です。
このように、発注書や受注書などを介さずに成立した契約は、双方の認識違いが起こりやすい傾向があります。受発注に伴う契約締結を口頭で成立した場合も、後日書面を作成して双方で確認することによって、認識違いによるミスや誤解を防ぐように努めましょう。
請求日の日付ミス
請求書を送付してから入金されるまでの期間は取引先や契約内容によって異なります。例えば、入金後に商品を発送する方法や、商品到着後1週間以内に入金する方法、当月に取引した内容を翌月末に支払う方法が挙げられるでしょう。
1ヶ月分の取引内容を翌月に支払う場合に重要になるのは「請求日」です。月末締めで翌月末払いの処理をしている取引先に「2月15日」「2月28日」「3月1日」それぞれの請求日で請求書を送付したとします。この場合「2月15日」「2月28日」は3月分として処理されるため、入金は3月31日に行われます。
一方、「3月1日」の場合は翌月4月30日に振り込まれるため、3月が決算月などの理由でどうしても月内に入金してほしい場合は、2月を請求日に設定しなければなりません。このように請求日に関する認識不足で日付のミスをすると入金されるタイミングが遅くなるため注意しましょう。
その他起こり得るミス
その他にも、以下のようなミスが起こり得ます。
・税金関連の失敗（税込・税抜の混在、適用される消費税率の誤記、源泉徴収税額の有無の確認漏れ、海外の経費など）
・誤送（社内用のものとの混同、宛先間違いなど）
・条件の記載忘れ（振込手数料を負担してほしい旨、再見積もりの可能性がある旨などの記載漏れによる差額の発生）
・印鑑関連（押印忘れ、他の担当者が印鑑を持っていて作成や提出が遅れるなど）
・システム関連（エクセルの誤作動によるミス）
請求書のミスを防ぐポイント
請求書のミスはビジネスにおいて不必要な負担や時間の無駄を引き起こす可能性があります。これを避けるために、請求書のミスを防ぐためのポイントを確認しましょう。
1. チェックの厳重化
チェックの厳重化は、請求書の正確性を確保するための基本です。商品やサービスの記載も怠らず、数量と単価に誤りがないことを確認します。さらに、請求先が正しく記載されているか、支払い期日が明確に指定されているかどうかも重要です。必要であればダブルチェックをするようにしましょう。
2. 業務や書類管理の見直し
業務プロセスと書類管理が煩雑になっていると、請求書のミスが発生する可能性が高まりますので改善が必要です。業務プロセスの見直しは、取引の記録、請求書の作成、および確認プロセスに焦点を当てると良いです。ヒューマンエラーを最小限に抑え、業務の円滑な進行を確保するようにしましょう。
3. 請求管理システムの導入
請求管理システムを利用することで、請求書の自動発行・送付が可能となり、締め日・発行日・入金日などが異なる取引先を多数抱えている場合でも、ヒューマンエラーの発生を大幅に削減できます。また、過去のトランザクションへのアクセスが容易になり、支払期限のリマインダーも設定できるため、大幅な業務効率化につながるでしょう。
システム導入によって請求書のミスを最小限に抑え、スムーズな取引を確保しましょう。
インボイス（適格請求書）にミスがあった場合
2023年10月からインボイス制度（適格請求書等保存方式）が施行されましたが、適格請求書にミスが発見された場合、交付した事業者は修正したうえで再発行する必要があります。
この再発行については、以下の2つの方法が認められています。
修正した適格請求書を改めて発行する
この方法は、当初の適格請求書において誤りがあった事項を修正し、そのうえで全てを記載したものを改めて発行するやり方です。
修正した適格請求書を再発行した事業者は、当初発行した適格請求書の写し及び修正した適格請求書の写しの保存が必要です。受領する側は、再発行された適格請求書のみ保存すれば問題ありません。
当初の適格請求書との関連性を明示したものを発行する
この方法は、当初の適格請求書のどこに誤りがあり、何を修正したのかを示す書類を発行するやり方です。具体的には、「〇年〇月〇日付〇月分請求書について、下記のとおり誤りがありましたので、修正いたします」と当初の適格請求書との関連性を明示したうえで、その文面の下に対象箇所の正誤表を載せるという形になります。
この方法の場合も、修正した適格請求書を再発行した事業者は、当初発行した適格請求書の写し及び修正した適格請求書の写しの保存が必要です。また、修正箇所の記載しかない書類のため、受領する側も当初の適格請求書と合わせて保存する必要があります。
請求書のミスへの対応は迅速に
請求書の有効期限は2年間と法律で定められているため、2年間債権を行使しないと債権が消滅してしまいます。訂正に2年以上かかることはあまりないかもしれませんが、可能な限り迅速に再発行することを推奨します。
今後、取引の継続が期待できる企業に対してミスがあった場合は、最初の段階で訂正がある旨を伝えましょう。手数料や送料などが取引先の負担であるにも関わらずこちらの負担になっていた場合や、商品やサービスの金額を実際の価格より低く記載してしまった場合は、長期間続くと大きな損害になってしまううえに、取引先に追加の支払いをお願いすることから、慎重な対応が求められます。
請求書の効率的な再発行は「請求管理ロボ」にお任せ！
請求書の再発行は手続きが煩雑ですが、「請求管理ロボ」であれば効率的に実行可能です。以下のステップだけで再発行が完了しますので、再発行業務の効率を大幅に向上させられます。
・メニュー→集計→請求結果一覧より再発行を選択
・再発行したい請求書を選択する
・再発行をクリックする
・請求書情報の変更が必要な場合は変更する
・再発行をクリックして完了
請求書の発行や送付、集金、消込、催促などの売掛金管理を全て自動化し、人的作業を減らしてミスを防ぐとともに、経理業務の効率化を実現します。
加えて、SFA（販売管理システム）との連携により、自動で行われた請求業務の内容を会計システムに反映させることも可能です。これにより、煩雑なやり取りの削減と企業会計の透明化をサポートし、従業員がコア業務に専念できるようになります。
なお、コンビニ決済、クレジットカード決済、口座振替、銀行振込など、複数の決済手段に対応しているため、企業間取引のみならず、BtoC取引にも活用いただけます。
インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応しており、これまでに700社以上の企業に導入され、年間取引請求金額は約2,770億円に上ります。経費の管理や帳簿付け、請求業務にお悩みの企業のご担当者様は、お気軽に「請求管理ロボ」にご相談ください。
