日々の業務の中で発行することも多い請求書ですが、これらを上手に管理する方法をご存じでしょうか。請求書をはじめとする税務関係の書類は法人税法上で7年間の保管が義務付けられており、事業年度ごとに集計・管理をしていかなければなりません。

この記事では、そうした膨大な数に及ぶ帳票を管理する方法や、請求書の控えについて解説します。

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請求書の控えとは？

請求書の控えとは、取引先へ送付する請求書とは別に、請求書の発行者側が保管しておく原本の写しのことです。

発行者側は、請求書の控えを入金待ちのものと入金済みのものと分けてファイリングし、月ごとや取引先ごとで分類して保管しておくと、後から自社内で取引に関する確認を行う際に役立ちます。請求書の控えを入金の状態によって分類・管理することで、取引の状況が把握しやすくなります。

実際に請求書の控えを使って取引状況を確認する流れは、以下の3ステップで行います。

請求書控えの発行・保管の必要性

法人税法や所得税法において、請求書の控えの発行自体は義務ではありません。しかし、請求書の控えを発行した場合には、その請求書の控えに対する保存義務が発生しますので注意しましょう。
また、インボイス制度において、適格請求書発行事業者の場合には、適格請求書の控えの発行と保存は義務になります。

請求書控えは、原本と同じ7年間の保管が必要

発行者が請求書の控えを作成した場合、受領した請求書の原本と同様の期間の保管義務が発生します。インボイス制度における適格請求書発行事業者の場合も同じです。

法人の場合は、請求書の控えの保存期間は7年間になります。ここでいう7年間とは、その事業年度における確定申告書の提出期限の翌日から起算するものです。個人事業主の場合、保存期間は、青色申告か白色申告かに関わらず、5年間と定められています。この場合も、請求書が発行された年の確定申告の期限日から数えて、5年間が保存期間となります。

請求書の保管期間について、詳しくは以下の記事をご覧ください。
「請求書の保存期間はどのくらい？書類ごとの保存年数や保存方法についても解説」

請求書控えの保管方法

請求書を取引先に紙で送付した場合、請求書の控えをコピーして紙で保存しておけば問題ありません。ただし、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」における重要書類要件を満たせば、請求書の控えの保存方法を電子データにすることも可能です。
ちなみに、請求書の受領側はコピーではなく原本での保存が原則です。請求書がコピーの場合、税務調査で偽造を疑われる可能性があります。

一方、請求書を取引先に電子データで送付した場合は、請求書の控えも電子帳簿保存法の対象となり、「電子取引」要件を満たしたうえで電子データでの保存のみが認められる形になります。

各請求書の控えの保管方法については、基本的に請求書の原本と同じになります。
保管方法について、詳しくは以下の記事をご覧ください。

請求書の保存期間はどのくらい？書類ごとの保存年数についても解説

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