コスト削減や業務の効率化を図るために、請求書をメールで送ることを検討している方もいるのではないでしょうか。
ただし、請求書送付をメールで行う場合、いくつか注意点があります。

そこでこの記事では、請求書をメールで送ることの可否、紙媒体からメール送付に変更する上手なタイミング、請求書をメールで送る文面・文例、件名やパスワードはどうするのがいいかなど、請求書のメールでの送り方について網羅的に解説します。

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請求書をメール添付で送るのはいい？

請求書の送付をメールで行うことは可能です。ただし、請求書を添付した請求メールをいきなり送ると問題になる場合もあります。以下で詳しくみていきましょう。

法律上は請求書の送付をメールで行っても問題ない

請求書の発行に法的義務はありません。そのため、法律上は請求書の送付をメールで行っても問題ありません。
請求書の役割は「取引の証明」であるため、送付方法が書面かメールではなく、取引の証明として請求書を発行・送付した事実が重要です。

請求書をメール送付する場合は取引先に確認が必要

メールで請求書を送付する際には、必ず事前に取引先に確認・承諾をとりましょう。メールによる送付は法律上問題ないものの、相手が対応できるとは限りません。
メールで請求書を受け取った場合には、電子帳簿保存法の要件にしたがって電子データのまま保存しておかなければなりません。取引先が電子データ保存に対応できない場合は、紙の請求書が必要になります。

請求書をメールで送るメリット

請求書をメールで送るメリットは以下の通りです。

郵送にかかる手間やコストを削減できる

請求書をメールで送付すると、切手代やコピー用紙代・インク代を削減でき、年間換算すると大幅な経費節減につながります。
また、請求書の郵送準備で社員の残業が発生している場合は、残業代の削減にもつながるでしょう。
さらに、請求書を電子データで保存することで、保存場所の節約や作業の効率化、環境問題対策などのメリットも得られます。

トラブルを防ぐことができる

請求書をメール送付に切り替えれば、宛名や住所の書き間違いによる未着・切手代不足で取引先に配達料金が請求される、などのトラブルを防げます。
また、電子データ化された請求書をメールで送付するため、プリンターなどに不調があっても、発行の遅れに悩むこともありません。

請求書をメールで送ることは、紙の請求書送付と比較して、トラブルの発生を減らせるのです。

請求書の送付をメールに変更する最適なタイミング

今まで紙の請求書を発行していた取引先に対して、送付方法をメールに変更させてもらうのはハードルが高い傾向があります。
しかしながら、上手なタイミングを選べば、取引先も納得して応じてくれるでしょう。
ここでは、請求書送付をメールに切り替えるのに最適なタイミングについて紹介します。

料金変更が行われたタイミング

物価上昇や経済状況などの理由から、自社の商品やサービスの料金変更をせざるを得なくなったタイミングで、請求書の送付をメールに変更するのを相談・提案するのが最適です。

値上げする場合は、値上げすることになった経緯や、値上げ幅を最小限に抑えるように尽力した旨を伝えたうえで、請求書の郵送費用削減に協力してほしいと申し出ましょう。一方、値下げする場合は、顧客の利便性を高めるためにさらなる効率化を図りたいという理由で交渉することを推奨します。いずれにせよ、料金変更など何かしらの方針変更がある場合、それを理由にメールでの送付にシフトチェンジしやすくなります。

自社がインボイス制度に対応するタイミング

自社がインボイス制度に対応するタイミングも、請求書をメール送付に切り替えるお願いをしやすいでしょう。
すでにこのタイミングを逃してしまった場合は、請求書のメール送付が法律上問題ないことを伝えたうえで相談してみましょう。

また、「案内を迅速化するため」などの顧客に寄り添った理由や、「紙資源の使用量削減のため」といった環境への配慮を理由に挙げるのも、受け入れてもらいやすい伝え方でしょう。

取引先に納得してもらうためにも、請求書をメールで送付することで得られるメリットを添えることが大切です。

請求書をメールで送る際の記載事項

請求書をメールで送る場合、メールが送付状の役割も果たすため、ケースに合わせて適切な文面を書かなければなりません。

請求書送付メールには、どんなケースでも共通して、「件名」「宛先」「日頃の御礼」「メールの要件」「添付内容（ファイル名）」「請求金額」「支払期日」「末尾の挨拶」「メール作成者の連絡先」といった要素を記載する必要があります。

ここからは、請求書送付時のメールに使える文例をご紹介します。

請求書送付メールの例文①：請求書原本を郵送しない場合

請求書原本を別途郵送しない場合の例文は、以下の通りです。

なお、手数料負担については請求書に明記してあるため、念を押す必要がなければ記載しなくても問題ありません。

請求書送付メールの例文②：請求書原本も郵送する場合

請求書原本をすでに郵送している場合の例文は、以下の通りです。

請求書送付メールの例文③：初めて請求書をメールで送る場合

取引先に初めて請求書をメールで送る場合の例文は、以下の通りです。

請求書をメールで送る際のポイント

請求書をメールで送る際には、件名・ファイル名・パスワード設定で注意が必要です。
以下で詳しくみていきましょう。

また、請求書を電子データで添付するという意味では、「別途原本が必要かを確認する」「押印の必要性と形式を確認する」「PDFなどの改ざんされにくいフォーマットを使う」といった点にも注意を払う必要があります。

請求書の電子データに関する注意点の詳細については、以下の記事をご覧ください。

請求書に原本は必要？法律面や電子化する際の注意点について解説！

請求書メールの件名を分かりやすいものにする

請求書をメールで送る際は、分かりやすい件名にすることが重要です。
「〇〇月分ご請求書の送付お知らせ」などのように、メールを開かなくても請求書だと判断できる件名にしましょう。
件名で請求書だと判断できない場合、他の社内外のメールに埋もれてしまう可能性があります。

請求書メールの添付データ名を分かりやすいものにする

請求書をメールで送る際は、開封する前から請求書と判断できるファイル名にする必要があります。
「請求書であること」「請求先」「商品やサービス名」「請求年月」を記載しておくと、受領側がいつの・何の請求書であるかひと目で分かるでしょう。

また、請求書の送付側も、メールに詳細を記載することで管理しやすくなります。
どのような順番で、何を記載するか、あらかじめルールを決めておくことがポイントです。

添付した請求書データにパスワードを設定する

請求書をメールで送る際は、請求書ファイルにパスワードを設定することを推奨します。これは、情報漏洩対策・機密保持の観点やメールを誤送信した場合の安全策として重要です。
なお、zipファイルにパスワードを設定する方法（PPAP）はセキュリティ上問題があることが指摘されているため避けましょう。権限パスワード、添付ファイルを開くパスワードなど、PDF等のファイル自体にパスワードを設定する方法がおすすめです。

またファイルにパスワードを設定して取引先に送付する場合は、請求書を添付したメールとパスワードを記載したメールを分けて送信しましょう。同じメールに記載してしまうとパスワードを設定した意味がなくなってしまいます。
請求書データとパスワードを別メールで送るか、パスワードは電話やチャットなど別の方法で伝える対応をとりましょう。

請求管理ロボの請求書メール送付

当社の「請求管理ロボ」では、システム上で作成された請求書PDFのダウンロードリンクを記載したメールを請求先部署に自動送付することができます。
請求情報登録画面の「請求方法」を「自動メール」に設定いただくと、作成された請求書の請求書送付予定日のAM 7:00より順次メールが送付されます。

▼請求管理ロボで請求書自動メール送付を設定する画面

▼請求管理ロボで請求先に送付されるメールのイメージ

請求書のメール送付は「請求管理ロボ」にお任せ！

請求書送付をメール送付に切り替える際には、株式会社ROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」をぜひご検討ください。
請求管理ロボのシステム上で「請求書メールをいつ送信したか」「先方がいつ請求書をダウンロードしたか」を確認でき、不達通知設定を行えば請求書メールが何らかの理由でエラーとなった場合に「不達メール」を受信できます。