請求書の再発行は、頻繁に起こるものではありません。しかし、適切に対応しなければ、二重請求などのトラブルを引き起こす可能性があるので、しっかりとポイントをおさえておく必要があります。

この記事では、先方に請求書の再発行を依頼された場合の適切な対応方法などを解説します。再発行を依頼する立場になった場合の対応方法についても触れていますので、さまざまなパターンに臨機応変に対応できるように理解を深めていきましょう。

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ケース別にみる請求書を再発行する際の対応方法

取引先から請求書の再発行を求められるケースは珍しくありません。請求書の再発行を依頼する理由としては、「紛失」や「支払い方法の変更」「請求書の記載内容の誤り」などが挙げられます。再発行を求める理由が異なれば、対応も変わってきます。

そこで、ここからはケース別の請求書の再発行依頼に対する対応方法を解説します。

紛失による再発行

再発行の理由が紛失である場合は、二重請求にならないように注意します。

まず、先方が紛失した請求書の記載内容を確認しましょう。先方の会社名や案件名など、先方の示した情報と発行済の情報を照らし合わせます。

次に、請求書を再発行します。このとき、前回作成したものを複製して捺印することは避けましょう。全く同じ内容の請求書が2枚存在すると、二重請求になりかねません。二重請求を避けるためにも、再発行する請求書に「再発行」と明記しておくと安心です。

最後に、再発行した請求書に挨拶状を添えて先方に送付します。

支払方法変更による再発行

再発行の理由が支払方法の変更である場合は、ケースバイケースで法的な対処を取り入れなければなりません。なぜなら、取引先がやむを得ない理由で支払えない状態にある可能性が考えられるためです。

例えば、契約時は代金を一括払いできる資金があったものの、資金が一時的に減少しているために支払えないという場合があります。このようなケースは、支払日までに完済できないという状態にあり、民法第415条の「債務不履行」に該当する恐れがあります。もちろん、資金が回復することで滞納していた代金を支払えば問題ありません。しかし、支払い能力があるにも関わらず支払いを滞納したり、支払う側に違法性があったりする場合は、法的措置をとることも視野に入れたうえで対応します。

このように、支払い方法の変更による再発行では、将来的に起こりうるトラブルを防止するためにも、覚書や念書などを交わすことが大切です。

請求書の記載内容の誤りによる再発行

請求書の作成者などが記載内容の誤りに気づき、内容の変更が必要な場合も請求書の再発行をしなければなりません。請求書の発行者が誤りに気づいた場合は、先方に早急に連絡する必要があります。

一方で、先方から記載内容の誤りを指摘された場合は、記載内容の正否を作成者が確認しなければなりません。その後の対応は、どちらの場合も同様であり、具体的な手順は次のとおりです。

まずは、取引先に対して、請求書の記載内容に誤りがあったことを謝罪しましょう。そのうえで、請求書の誤りを訂正して再発行します。次に、「古い請求書を破棄するお願い」を含めた挨拶文を、再発行した請求書に添えて先方に送付します。

請求書の再発行を行う際のポイント

ここまで、ケース別に見た請求書再発行の依頼への対応や注意点などを解説してきました。必要な手順を踏んで再発行を進める重要性を理解できたのではないでしょうか。

ここからは、請求書の再発行を行う際に、疑問点となる「日付の変更」にフォーカスして請求書を再発行するポイントを解説します。

再発行の請求書とわかるようにする

再発行の請求書と一目で分かるように「請求書（〇月〇分付請求分の再発行）」などのタイトルを付けましょう。中にはスタンプを活用している企業もあります。

取引先が混同してしまったり、二重請求の要因になってしまったりするため、訂正前後の区別は明確にしておきます。取引先には、必ず古い請求書を破棄してもらうようにお願いしましょう。

前回発行した請求書と管理番号を連番にする

前回発行した請求書と請求書番号を連番または枝番にしておくとよいでしょう。

たとえば請求書番号が「20210604」だった場合、訂正後の請求書には「20210604-1」などと番号を振るような形です。

訂正前後の請求書を適切に管理することによって、新たな売上でないことが判断でき、経理作業に混乱が生じるのを防ぐことができます。

再発行した場合の日付

基本的には、請求の内容に変わりがないのであれば、再発行する請求書は訂正前のものと発行日を変える必要はありません。請求書の作成自体法律で定められているわけではないため、明確な記載ルールはありませんが、請求書は企業間で取引があったことを証明する重要な書類のため、訂正前の発行日をそのまま記載して透明性を保つことが重要です。
同じ内容の請求書が複数枚できてしまうことに対しては、請求書に連番を振って管理して最初に発行した古いほうの請求書の番号が抜けていることで区別できます。
もし再発行日を記載するのであれば、欄外などに前回の発行日を明記することをおすすめします。

支払期日に関しても一般的には請求書を再発行した時でも変更しません。

支払期日を過ぎてから再発行した場合の日付

一般的に、支払期日を過ぎて請求書を再発行する場合も、支払期日は変更しません。ただし、契約書に「延滞利息」に関わる内容が明記されている場合は、延滞利息に関わる文言を明記したうえで支払期日を変更する必要があります。支払期日の延長期限は、2週間～1ヶ月程度が望ましいとされています。

請求書の再発行を依頼する場合の注意点

ビジネスで取引をしていれば、請求書の再発行を依頼する側になることも起こりえます。ここでは、再発行を依頼する際の注意点を解説します。

再発行を依頼する理由伝える

「紛失」などの請求書を受け取る側の過失により再発行を依頼する場合は、理由を正直に伝えづらいものです。しかし、請求書の再発行を依頼する際は、再発行の理由によって対応が変わることがあるため、発行者へ理由を伝えなければなりません。したがって、発行者に対して請求書の再発行を依頼する理由を正直に伝えたうえで、謝罪をするのが礼儀です。

先方の記載ミスでも再発行を丁重に依頼する

請求書を受け取った際に、支払期日や請求金額などの記載内容にミスが発覚することはあり得るでしょう。しかし、感情的な表現を用いて発行者のミスを指摘しないようにしましょう。なぜなら、相手のミスだと決めつけていても、確認した結果自社のミスであることが判明する可能性が否定できないからです。

そのため、まずは、発行者と認識のすり合わせを行いましょう。そのうえで、先方の記載ミスであることが判明した場合は、丁重に再発行を依頼するのがマナーです。

請求書の再発行を依頼する際の文例

請求書の再発行をメールで依頼する際に適切な文面で依頼することは、相手への心象を良くし、良い関係性を築くことができます。ここからは、請求書の再発行を依頼するメールに記載した方が良い内容を解説します。

紛失により再発行を依頼する場合

請求書の紛失により、メールで再発行を依頼する際の文例は次のとおりです。

紛失により請求書の再発行を依頼する場合は、謝罪を明記し、可能であれば再発防止をする旨を記載することです。メールを作成する際は、誠実な印象を与えられるように努めましょう。

内容の誤りに気付いて再発行を依頼する場合

請求書の内容が誤っている可能性があり、メールで請求書の再発行を依頼する際の文例は次のとおりです。

先方のミスにより請求書の再発行を依頼する文章を書くときのポイントは、丁寧な文面で記載ミスの内容を分かりやすく記載することです。また、先方に調査を依頼する旨を記載することも大切ですが、自社でも調査するという旨を明記することで、印象良く再発行を依頼できるでしょう。

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