「請求書払い」は経理に携わっていないと聞き慣れない用語かもしれません。
そこで本記事では、請求書払いについて理解するために、請求書払いのメリット・デメリット、請求書払いの流れ、請求書払いの注意点などについて詳しく説明します。また、近年話題となっている「請求書後払いサービス」についても記事の後半でご紹介します。

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請求書払いとは

請求書払いとは、商品やサービスを購入した時点ではなく、請求書を受け取った後に期日を設けて支払う後払い（掛売り）の決済方法ことです。
消費者にとって身近なものとしては、「コンビニ後払い」などが挙げられます。こちらも通販サイトから請求書が届いてから代金を支払う手法のため、「掛売り」に当たります。

企業間取引の場合、日本では請求書払いが一般的です。双方の信用のうえに成り立つ取引であることから、「信用取引」や「与信取引」とも呼ばれます。請求書払いは代金を受け取る前に商品やサービスを提供するため、代金を回収できないリスクがあります。そのため、企業間での信用関係が築けていない段階だと、請求書払いでの決済に対応してもらえない可能性があることを念頭に置いておきましょう。

請求書払いのメリット・デメリット

続いて、請求側と支払い側それぞれに生じる請求書払いのメリット・デメリットについてご紹介します。

請求側のメリット・デメリット

請求書払いにおける請求側のメリットとデメリットは以下の表のとおりです。

支払う側のメリット・デメリット

請求書払いにおける支払う側のメリットとデメリットは以下の表のとおりです。

請求書払いの流れ

では、請求書払いの取引は具体的にどのようなフローで行われるのでしょうか。一連の流れをご紹介します。

与信審査

先ほども触れたとおり、請求書払いは後払い制度のため、あらかじめ取引先がその代金を支払う能力が備わっているかどうかを判断する必要があります。公平な判断を実施するためには、「与信管理規定」に基づく「与信基準」に到達していることで初めて請求書払いの取引が可能となります。

与信管理規定は、与信管理に関するルールをまとめたもので、企業によっては独自のマニュアルやテンプレートをもって制定することもあります。取引の規模が大きくなればなるほど与信管理は大きな責任をもち、代金未回収といったリスク対応への重要性が高まります。

また、「請求書払いができるかできないか」という判断だけではなく、取引先ごとに与信限度額を設定することも非常に重要です。高く設定しすぎても不良債権のリスクが高まりますが、及び腰になり低く設定しても有益な取引を締結させられず、売上が低迷する可能性もあります。
取引先企業の事業成績や市場シェアなどを定期的にチェックし、企業ごとの指標として与信枠に落とし込みましょう。

請求書の送付

与信審査が完了して請求書払いがOKとなり、取引後に請求金額が確定したら、請求書を作成して送付する段階に入ります。
取引先に請求書を送付するには、紙媒体として出力し郵送する方法や、PDFなどのファイルに電子化してメールで送信する方法、クラウドサービスにアップロードして共有する方法などが挙げられます。
電子データとして請求書を送付する場合は、電子印鑑や電信署名のシステムを用いてデータの透明性を担保しているケースが一般的です。

入金消込

続いて、代金を受け取る側のフローに入ります。
請求書払いをはじめとした後払いのシステムでは、取引の成立時には代金の入金がなく、売上が直接手元に入るまではある程度の期間が空きます。このとき、経理上ではまだ売上が回収されていない代金として「売掛金」の処理をします。

その後、期日内に代金を回収できた際には実際の入金が正しく行われているかを照合し、売掛金としてのデータを取り消す工程が必要になります。このことを入金消込と呼びます。
この工程を踏むことで、「請求書通りの入金が済んでいるか」「正しい債権残高になっているか」を確認できます。

なお、入金消込のフローはExcelを利用した管理方法が一般的です。
しかし、売掛金の項目と実際に入金された金額との突き合わせは担当者の目視で行われるため、取引件数が多いほど煩雑になりがちな作業と言えます。
そのため、入金消込の工程における生産性を向上させるために、消込作業を基幹システムによって自動化させているケースもあります。

督促・代金回収

設定した期日までに入金が完了していればそれで問題ありませんが、何らかの理由で入金が完了しないケースも考えられます。この場合、未回収リスクを少しでも軽減するために迅速に行動するようにしましょう。

まず、取引先に支払いの意志があるのかを確認します。本来あってはならないことですが、ミスや勘違いなどで入金されていなかった、もしくは入金の期日を忘れていた、などの理由があれば事実確認がとれ次第すぐに入金してもらうように催促をします。

また、売上不振などで支払いができない、故意に支払いをしようとしないといった場合には、督促状の送付や最終手段として法的手続きをすすめる必要があるでしょう。
督促状は入金の確認や催促などに応じなかった際に、強く支払いを促す意味を込めて送付されるもので、それ自体には法的効力はありません。

しかし、「入金がなければ法的手段を検討する」といった文言を追加することにより、支払いのない取引先に対してより強い効力を示すことができます。

督促状の送付後も事態が進展しない場合は、確実な代金回収に向けて支払い督促や差し押さえといった法的措置に臨みます。

請求書払いの注意点

請求書払いのフローを踏まえたうえで、取引のポイントとなる注意点を確認しておきましょう。

印鑑の捺印を忘れない

原則として、請求書に印鑑の捺印は不要です。とはいえ、印鑑を捺印することは請求書の偽造を防ぐことに加え、信頼度も高まります。また、中には印鑑の捺印がない請求書は受け取らない企業もあるため、法的には問題がないとしても押印をした方が無難でしょう。

多くの場合、請求書には書類の発行者が会社の書類と認める際に使われる認め印としての役割を持つ角印が用いられます。請求書で印鑑を捺印する場所は、請求書を発行する会社名の右部分の一部にかぶせた位置です。角印を押すのが一般的なものの、念のために押したい場合は認印やシャチハタでも問題ありません。

内税か外税かを確認しておく

内税と外税の表記が異なるのは、増税したことで受領側に商品が値上がりしたと誤解を招かないための措置の意味も込められています。したがって、内税・外税どちらの表記を選んでも問題ありません。ただし、自社が扱う商品が内税か外税か確認しておく必要があります。

なかには内税と外税が混在しており、消費税の計算が複雑な場合があるからです。
特に、会計ソフトを利用する際は注意しなければなりません。内税と外税に合わせて消費税設定を変更しなければ、異なった総額が算出されるからです。

支払期日をすり合わせる

取引先と契約を結ぶ際に、支払い期日をすり合わせておく必要があります。これは、後々トラブルを防ぐためです。多くの場合、月末締めで翌月末もしくは翌々月末に支払いとしています。すべての企業がこのタイミングにならう必要はありませんが、一般的な期日と異なると支払いミスも起こり得るため、先方に確認しておかなければなりません。

請求側はなるべく早く回収したいという希望もあるかもしれませんが、あまりにも期日に余裕がない場合はとかえって回収不能に陥る可能性が出てくるので、なるべく他社と合わせた期日を採用することをおすすめします。

振込手数料の負担を取り決めておく

契約する際に振込手数料を請求者側と支払い側のどちらが負担するか取り決めておきましょう。明確な決まりはありませんが、多くの場合、支払い側が負担することが一般的です。
しかし、企業によって考え方が異なる場合もあるので、念のためにも事前に話し合いをしておくことが推奨されています。

また、支払い側に負担してもらう際は、請求書に振込手数料の負担をお願いする旨を一筆書いておきましょう。担当者が変わる場合も想定して、請求書を送付する都度、振込手数料の負担をするのはどちらか記載するとより親切です。

請求書払いのデメリットを解消するなら請求書後払いサービスを検討しよう

企業間取引の場合、日本では請求書払いが一般的です。しかし、どうしても資金繰りが苦しい場合もあるでしょう。また、月末などまとめて請求書を処理する際に振込が漏れてしまう可能性もゼロではありません。
そんな請求書払いのデメリットを解消するのが、BtoBビジネス向けの請求書後払いサービスです。サービスや機能は各事業者によって少しずつ異なりますが、基本的にはカード決済を利用した「法人間」の支払いを延長できるサービスです。具体的なサービス内容については、「請求書カード払いサービス『1click後払い』｜融資/ファクタリングより早く資金繰り改善」もあわせてご覧ください。

請求書払いを延長したいなら「1click後払い」がおすすめ

請求書払いをはじめとした掛売りを用いた取引は、期日までに支払うことが企業としての信用問題に大きくかかわります。しかし、突然のトラブルや出費などによってキャッシュフローが回らず、支払いが難しくなるケースもあるかもしれません。そんなときには、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「1click後払い」の利用をご検討ください。

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