請求書の書き方には、法律で定められた要件がありません。しかし、マナーは存在することをご存じでしょうか。取引先に好印象を与え、スムーズにやり取りするためにも、請求書の正しい書き方を身につけておく必要があります。この記事では、請求書の基礎知識、書き方、注意点について分かりやすく解説します。

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請求書とは

請求書とは、商品やサービスを提供した際に、対価として金銭の支払いを請求するための書類です。法律上、発行の義務はありません。

ただし、請求書には取引内容や取引条件などを証明する証憑（しょうひょう）書類の役割があり、取引先の未払い防止にも役立ちます。また、税額控除を受ける場合は請求書を保管し、取引の内容やその金額などを記載した請求書が必要となります。

トラブルを未然に防ぐためにも、必要な項目が記載された請求書を取引先に送ることが一般的であり、ビジネス上のマナーといえます。

請求書の書き方

ここでは、請求書の書き方について解説します。
2023年10月1日からインボイス制度が導入されました。これに伴い、現在、請求書の書き方は、従来までの「区分記載請求書等保存方式」に基づく区分記載請求書、「適格請求書等保存方式」に基づく適格請求書（インボイス）の2種類が認められている状態となっています。
区分記載請求書等保存方式は、主に免税事業者が発行する請求書の書き方です。
適格請求書等保存方式は、適格請求書発行事業者として登録を受けている課税事業者が発行する請求書の書き方です。

区分記載請求書の必須記載項目

区分記載請求書の必須項目は、以下の5つです。それぞれ掘り下げてみていきましょう。

区分記載請求書の記載例
出典：「２　帳簿及び区分記載請求書等の記載に係る留意点」（国税庁）を加工して作成

請求書発行者の氏名又は名称

請求書発行者の会社名・個人名・事業で使用している屋号などの名称を記載します。他には住所・電話番号・メールアドレスを記載するとトラブルが発生した場合に連絡が取りやすくなります。

取引年月日

いつ行われた取引なのかを明確にする目的で取引年月日を記載します。

取引内容（軽減税率の対象品目である旨）

取引した製品やサービスに基づき、品名（品目）・単価・数量を記載します。軽減税率（8%）の対象の品目がある場合には、「※」などの記号を使用してその旨を明確にし、請求書の下部などにも「※ 軽減税率対象品目」と記載してください。

税率ごとに区分して合計した税込対価の額

取引金額の合計を記載します。軽減税率（8%）の対象品目がある場合には、標準税率（10%）と軽減税率に分けて合計した請求額も併記する必要があります。区分記載請求書の場合は税込金額で書いてください。

請求書受領者の氏名又は名称

請求書を受領する会社名・個人名・事業で使用している屋号などの名称を宛名として記載します。規模の大きな会社宛に発行する場合には、取引先の部署名や担当者名まで含めると、取引先としても受領しやすくなるので親切です。敬称も忘れず記載しましょう。また、例外として、不特定多数の者に対して販売等を行う小売業、飲食店業、タクシー業等に係る取引については、この項目の記載を省略できます。

適格請求書（インボイス）の必須記載項目

適格請求書（インボイス）の必須項目は、以下の6つです。それぞれ掘り下げてみていきましょう。

適格請求書の記載例
出典：「適格請求書等保存方式の概要」（国税庁）

適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号

適格請求書発行事業者の会社名・個人名・事業で使用している屋号などの名称を記載します。他には住所・電話番号・メールアドレスを記載するとトラブルが発生した場合に連絡が取りやすくなります。登録番号には、適格請求書発行事業者の登録を受けた際に通知されるT＋数字13桁を記載してください。法人の場合、数字13桁は法人番号になります。

取引年月日

いつ行われた取引なのかを明確にする目的で取引年月日を記載します。

取引内容（軽減税率の対象品目である旨）

取引した製品やサービスに基づき、品名（品目）・単価・数量を記載します。軽減税率（8%）の対象の品目がある場合には、「※」などの記号を使用してその旨を明確にし、請求書の下部などにも「※ 軽減税率対象品目」と記載してください。

税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）及び適用税率

取引金額の合計を記載します。軽減税率（8%）の対象品目がある場合には、標準税率（10%）と軽減税率に分けて合計した請求額も併記する必要があります。適格請求書の場合、適用税率ごとの合計金額は税抜き・税込みのいずれで書いても構いません。

税率ごとに区分した消費税額等

消費税額のみを合計した金額も記載します。適用税率が複数ある場合には、標準税率（10%）と軽減税率（8%）に分けて書いてください。なお、「税率ごとに区分した消費税額等」の端数処理は、一つの適格請求書につき、税率事に1回ずつとなります。消費税の端数処理については「インボイス制度で変わる消費税の端数処理。変更点や対応方法を解説」もご覧ください。

書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

書類の交付を受ける事業者の会社名・事業で使用している屋号などの名称や、担当者名を宛名として記載します。規模の大きな会社宛に発行する場合には、取引先の部署名や担当者名まで含めると、取引先としても受領しやすくなるので親切です。敬称も忘れず記載しましょう。

請求書に記載しておいた方がよい項目

上記の請求書の必須記載項目に加えて、書類の管理を行いやすくするために、以下の8項目を記載しておくとよいでしょう。
それぞれみていきましょう。

1.文書のタイトル（件名）

送付した書類が請求書であることを伝えるために、タイトルとして「請求書」や「御請求書」と記載します。上部中央、あるいは左上の目立つ場所に大きめの字で記しましょう。継続して取引している相手には「202〇年〇月分請求書」と年月を入れると親切です。受領側にとって請求内容が一目で伝わるように心がけましょう。

2.請求書の発行日

請求書の日付は、債権を確定する日として記載が必要です。請求書に記載する日付は請求書を発行した日付になりますが、発行タイミングは一般的に都度方式と掛売り方式かで異なります。都度方式の場合は、一般的に請求書の日付に取引が成立した日、つまり商品納入やサービス提供が完了した日を記載します。掛売り方式の場合は、取引先の締め日に合わせます。

請求書の発行日について、詳しくはこちらの記事で説明しています。

請求書の日付はいつになる？記載の仕方や注意点も解説

3.管理番号（請求書番号）

請求書番号あるいは通番などの管理番号を記載しておくと、請求書のデータを管理する際に役立ちます。見積書、請求書、納品書などと併せて管理ができるようになり、これらを連動させて相互に内容を確認するのが容易になります。また、取引先から問い合わせが会った時に、請求書番号から当該請求書を素早く特定することができます。

請求書番号について、詳しくはこちらの記事で説明しています。

請求書番号とは？必要性や付け方について解説

4.税込みの合計請求金額

必須記載項目とし「税率ごとに区分して合計した対価の額」とは別に、請求書の受領側は一目で支払うべき金額がわかるよう、太字などで目立つようにしたうえで税込みの合計請求金額を記載しておくと親切です。この税込合計金額は、主に請求書の左上に記載するのが慣例です。

5.商品やサービスの詳細

取引した商品名またはサービス名は、受領側にしっかり伝わるように記載しなければなりません。略称や社内での通称など、誤解を招く可能性がある記載は避けましょう。

6.支払期限

事前に取引先に確認して決めた請求額の支払期限を記載します。支払期限は請求書の必須記載項目ではないものの、トラブルを防ぐためにも書面に明記しておくことを推奨します。請求書には、「○年〇月○日」と具体的な日付で支払期限を記載します。

（例）
お支払期限：2024年10月31日

支払期限の決め方や書き方について、詳しくはこちらの記事で説明しています。

請求書の支払期限とは？期限の設定方法を解説

7.振込先

振込先の情報としては、金融機関名・支店名、口座番号、口座の種類、口座名義を漏れなく記載します。なお、振込先として複数の金融機関の口座などを指定することも可能です。また、可能であれば金融機関コードと支店コードも併せて記載するようにしましょう。

振込先の記載方法は、以下の記事で詳しく解説しています。

請求書の振込先の記載項目とは？書き方やポイントを解説

8.振込手数料

振込手数料の負担者をどちらとするかは会社ごとに異なります。原則として、債務者である発注側が支払いますが、双方で事前に取り決めた契約を優先するのがルールです。取引先に負担をしてもらう場合は、「恐れ入りますが振込手数料はお客様の負担でお願いいたします」というように丁寧な一言を請求書に添えましょう。

請求書の振込手数料についての詳細は、以下の記事を参考にしてください。

振込手数料はどちらが負担する？請求書への記載例や依頼方法も解説！

請求書を書く際に注意すること

請求書を書く際には、次の点に注意しましょう。

「御中」「様」の使い分け

「御中」と「様」の使い分けを間違えるとマナー違反になるので注意しましょう。会社や部署など、組織宛てに請求書を送付する場合は「御中」を用いて以下のように記載します。

・〇〇株式会社　御中
・〇〇株式会社　経理部　御中

一方、担当者宛に請求書を送付する場合は「様」を用います。「殿」は昨今では目上の人に使うと失礼になるという考え方もあるため、請求書には用いない方が無難でしょう。マナー違反を防ぐためにも「様」を用いることを推奨します。また、〇〇株式会社御中✕✕様のように、会社名と担当者名の両方に宛名を付けるのは誤りです。この場合は担当者名に「様」を付けるのが適しています。

さらに気をつけたいのは、株式会社を（株）と略した結果、前株と後株を間違えてしまうことなどです。株式会社の位置を間違えるのは失礼に当たりますし、取引先によっては略称も失礼だと受け取られてしまう可能性がありますので、注意する必要があります。

押印の仕方

押印の仕方について、明確な規則はありません。ただし、押す場所については、社名や所在地などの記載部分に少しかぶせて行う、もしくは社名の中央に押印することがポピュラーです。角が欠けていたりかすれていたり、文字が潰れているような印影では正式な書類として認めてもらえない場合があるので注意しましょう。
請求書と印鑑については、以下の記事により掘り下げた内容が記載されていますので、あわせてご覧ください。

請求書に印鑑は必要？その理由と効率化する方法とは？

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