請求書の保存期間は、個人事業主と法人では異なり、個人事業主の場合は最低5年間、法人の場合は最低7年間と定められています。

しかし、企業経営をするうえで、書類は日々増えていくものです。請求書をはじめとする経理関係書類の保管に頭を悩ませている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、そもそも請求書はなぜ保存義務があるのか、先程述べた請求書の保存期間に関するより詳しい話、請求書以外の経理関係書類の保存年数、請求書を保管する方法などについて解説します。

請求書には保存義務がある

請求書は、企業間で実際に取引が行われたことを証明する「証憑書類」と呼ばれる書類です。証憑書類は所得税法や消費税法、法人税法などで一定期間保存することが定められており、会社の判断で勝手に破棄することは認められていません。

また、請求書については、税制上の規定により原本を保存しておくことが定められています。コピーや写しだと、請求書の偽造や不正会計が起きてしまうリスクがあるため、必ず受け取った請求書の原本を保存するようにしてください。

ただし、請求書の保存義務が課されるのは「受け取った請求書」で、実は請求書を発行した側には保存義務が課されません。例外として、入金の確認のためなどに請求書の控えを発行している場合は、控えを保存する必要があります。つまり、控えを発行している企業は「受け取った請求書」と「発行した請求書の控え」をしっかりと保存しておき、控えを発行していない企業は「受け取った請求書」のみ保存しておけば問題ないということです。

請求書のほかにも、領収書や納品書といったさまざまな書類が証憑書類に含まれ、税務調査の対象となります。保存期間は書類によって異なるため、担当者はあらかじめ各文書の保存期間をチェックしておきましょう。

請求書の保存期間はいつまでなのか

毎月何枚も発生する請求書は、契約書などの書類と比べると枚数が非常に多く、保存に一苦労するかもしれません。できることなら不要になった請求書は処分してスッキリさせたいものですが、請求書は保存期間を過ぎなければ処分できないことは先述のとおりです。

それでは一体どれほどの期間、請求書を保存すればいいのでしょうか。請求書の保存期間は法人と個人事業主で異なるため、双方について詳しく見ていきましょう。

法人の場合

法人の場合は、帳簿とともに証憑書類を7年間保存する義務があります。つまり法人の場合、請求書を7年間保存する必要があるというわけです。

ここでいう7年間とは、その事業年度における確定申告書の提出期限の翌日から起算するものです。請求書の発行日や受領日から7年間というわけではないので、注意してください。法人の確定申告の提出期限は、事業年度終了の日の翌日から2か月以内と定められています。たとえば3月決算の法人の場合、5月末から起算して7年間が請求書の保存期間となります。

ただし平成23年12月の税制改正で、青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされたため、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度に発行された請求書の保存期間は、9年間となりました。また、平成27年度および28年度税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度に発行された請求書の保存期間は、10年間に延長されています。

個人事業主の場合

個人事業主も、請求書などの証憑書類を保存する必要があります。保存期間は、青色申告か白色申告かに関わらず、5年間と定められています。この場合も、保存期間である5年間の起算は請求書の発行日や受領日からではありません。請求書が発行された年の確定申告の期限日から数えて、5年間が保存期間となります。

なお、基準期間（前々年度）の課税売上高が1,000万円以下の個人事業主は、消費税が免除される「消費税免税事業者」となりますが、これを上回る場合は「消費税課税事業者」となります。消費税課税事業者の場合は、たとえ個人事業主であっても請求書を7年間保存しなければいけません。

また、個人事業主の青色申告であっても、帳簿書類の保存は義務付けられています。証憑書類を廃棄してしまったことによって青色申告承認が取消されるケースも考えられますので、念のため請求書もあわせて7年間保存しておくと安心でしょう。

保存義務のある経理書類と保存年数

保存義務がある経理書類は、決して請求書だけではありません。ここからは、保存義務がある書類の種類を保存年数別に紹介します。

5年以下の保存が必要な書類

5年以下の保存が必要な書類としては、労働安全衛生法や雇用保険法、労働基準法などに該当する、従業員に関わる書類が多い傾向にあります。

それぞれの保存年数と書類の種類は、以下のとおりです。

7年間の保存が必要な書類

7年間の保存が必要な書類としては、決済・決算の際に作成された経理関係の書類や給与所得者の扶養控除等申告書など、お金に関わるものが多く挙げられます。これらの書類は所得税法や法人税法などによって保存が義務付けられており、税務調査で不備が発覚すると企業会計の信用性が下がってしまうため、十分に注意しましょう。

7年間の保存が必要となるおもな書類は、以下のとおりです。

10年間の保存が必要な書類

商法によって定められている商業帳簿や営業活動に関する重要書類などは、10年間の保存が義務付けられています。

10年間の保存が必要となるおもな書類は、以下のとおりです。

永久保存の書類

登記関係書類や知的所有権、特許や訴訟関連の書類、会社の定款などは、永久保存が必要な書類です。法令では定められていませんが、保存しておかないと後々不都合が生じてしまう可能性が非常に高いため、忘れずに保存しておきましょう。

10年間の保存が必要となるおもな書類は、以下のとおりです。

請求書を保管しておく方法

請求書の保管方法は、従来の紙媒体での保管のほか、電子データやマイクロフィルムで保存する方法があります。とくに近年は「管理しやすい」「スペースを取らない」と、紙媒体の保管から電子データによる保管に切り替える企業や個人事業主が増えてきています。それぞれの保管方法について詳しく解説します。

紙媒体での保管

ペーパーレス化やIT化が進んだ近年でも、印刷した請求書を郵送してやり取りをしている企業は多いものです。請求書が送られてくる場合は、取引先や月別でまとめてファイリングして保管している企業がほとんどでしょう。

紙媒体で請求書を保管するのはもっとも一般的な方法ですが、以下のようなデメリットがあるため注意が必要です。

・手動振り分けによるミスのリスク
・経年劣化による破損や紛失の可能性
・保管スペースの占有
・検索性が悪く、探しにくい

とくに課題なのが、保管スペースの問題でしょう。7年分の請求書や契約書などの書類は、非常に多くのスペースを必要とします。企業によっては専用の倉庫などを借りなくてはいけなくなることもあるため、管理の手間やコストがかかってしまいます。

また、2022年の電子帳簿保存法改正に伴い、2024年1月以降、電子取引した請求書を紙で保存することは完全にできなくなりました。紙でやり取りした請求書のみが、紙媒体のまま保管可能です。

電子データでの保管

また、紙でやり取りした請求書の保管は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」における重要書類要件を満たした上で、電子データで行うことも可能です。紙の請求書をスキャナーなどで読み取るほか、デジカメやスマホで撮影したデータを保管することも認められています。とくに近年は「管理しやすい」「スペースを取らない」と、紙媒体の保管から電子データによる保管に切り替える企業や個人事業主が増えてきています。ハードディスクやCD、DVD、クラウドサーバなどで管理できるため、とにかく省スペースで検索性が高い点が大きなメリットです。

また先述したとおり、電子取引した請求書は、法改正に伴い紙保存が認められなくなり、電子データでのみ保存が認められています。その際は、電子帳簿保存法の「電子取引」要件を満たす必要があります。

請求書を電子データで保存する方法や要件について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

電子帳簿保存法改正が事業者に与える影響とは？主な変更点や対応方法、スケジュールを解説

マイクロフィルムでの保管

マイクロフィルムとは、文書などをカメラで撮影し、10分の1から30分の1程度に縮小撮影する写真技法のことを指します。写真フィルムよりも細かい粒子で構成されるため、請求書だけではなく契約書や図面などの細かい文字や線まで記録できます。

請求書を縮小してフィルムに収めるため、紙媒体で保存するよりも大幅に省スペース化が可能です。長期保存に適していて法的証拠能力もあります。

ただし、マイクロフィルムを用いた保存が可能なのは最後の2年に限られてしまうため、法人の場合は6年目と7年目の請求書しかマイクロフィルム化できません。さらに専用の機材が必要になるため、請求書の保管方法として導入している企業はそう多くありません。

請求書の保存期間の心配も「請求管理ロボ」にお任せ！

「請求書の保存スペースが足りない」「電子請求書のデータ保管に心配がある」という経理ご担当者様も少なくないことと思います。そんなお悩みをお持ちでしたら、請求書の電子データを税法上の法定期間（7年間、または7年を越えて繰越欠損金の控除を行う場合はその控除期間中最長10年間）にわたって保存可能な、株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」の導入をぜひご検討ください。