合計請求書とは、一定期間内の複数の請求書や入金伝票の情報を1つの書類にまとめたものです。経理業務の効率化に役立つ重要な書類ですが、2023年10月1日からインボイス制度が開始されたことに伴い、適格請求書としての要件を満たす合計請求書の作成が求められるようになりました。このニーズに応えるべく、インボイス制度に対応した合計請求書を作成できる請求管理システムが広く普及しつつあります。

この記事では合計請求書の概要と、作成によるメリット・デメリット、そしてインボイス制度への対応方法について詳しく解説していきます。

合計請求書とは

合計請求書とは、ある特定の期間内に発行された複数の請求書や入金伝票の情報を1つの書類にまとめたものです。主に表計算ソフトや請求管理システムを用いて作成され、発行時には対象となる請求書番号を自社のデータベースから抽出して記載するのが一般的な方法です。ここでは合計請求書の主な種類と、合計請求書を活用することによるメリットとデメリットを紹介します。

合計請求書の種類

合計請求書には、大きく分けて2つの種類があります。1つは送付状（鏡、鑑、かがみ）を付けて作成するタイプ、もう1つは請求明細書として作成するタイプです。それぞれの具体的な記載項目や様式は、使用する請求管理システムによって異なります。

送付状（鏡、鑑、かがみ）を付けるタイプの合計請求書では、取引先への挨拶文、発送日、支払期日などの情報を記載します。この送付状を請求書とは別に添付することで、主要な取引情報を一目で確認できるようになり、経理処理におけるミスや不手際を防ぐ効果が期待できます。
一方、請求明細書として作成するタイプの合計請求書では、提供した商品やサービスの詳細な内容を記載します。この方式で作成された合計請求書は、適格請求書（インボイス）としての要件を満たすことができ、インボイス制度に対応することが可能となります。

合計請求書のメリット

合計請求書は、請求書の件数が多い場合や支払期日が分散している場合などに活用されることが多くあります。ここでは、合計請求書を使用することによる受領側と発行側のメリットを紹介します。

受領側にとっての最大のメリットは、複数の請求情報がまとめて記載されているため、請求金額の合算や残高確認などの経理業務にかかる工数を大幅に削減できることです。特に取引件数や取引先の種類が多い場合、経理担当者の負担は増大します。合計請求書として受け取ることで、経理業務の効率化と負担軽減を図ることができます。

一方、発行側にとっては、一定期間内に発行したすべての請求書の支払期日と請求残高を一括して記載できるというメリットがあります。これにより、請求書の発行漏れや二重請求といったミスを防止する効果が期待できます。

合計請求書のデメリット

このように合計請求書は経理業務の効率化に大きく貢献しますが、実はデメリットも存在します。それは、合計請求書を明細の記載がない書式で作成すると、インボイス制度における適格請求書としての要件を満たすことができないということです。

インボイス制度に対応した合計請求書を発行するためには、請求明細書を記載する、または納品書を合わせて発行するなどの追加の対応が必要です。この点については後述します。

以上のように、合計請求書にはインボイス制度対応における留意点があります。事業者は自社の業務実態を踏まえ、適切な方法で合計請求書を作成・発行する必要があります。

合計請求書の作成方法

合計請求書の作成には、主に請求管理システムや表計算ソフトが用いられます。手軽さを重視する場合には表計算ソフト向けの請求書フォーマット、業務効率を重視する場合には請求管理システムを利用することをおすすめします。請求管理システムはそれぞれ操作方法やフォーマットが異なるため、ここでは汎用性の高い表計算ソフトを使った作成方法について解説します。

請求情報のピックアップ

合計請求書を作成する際は、まず自社の取引情報を取りまとめた一覧表を準備します。この表には、取引日時や品目などの基本的な情報に加え、取引先ごとの検索用番号を割り振っておくと良いでしょう。これにより、合計請求書の作成をより効率的に行うことができます。

次に、合計請求書に記載する請求書情報を、この一覧表と同じシートまたは別のシートに抽出します。これらの作業を行うことで、合計請求書を作成することができます。

請求書のデータ化

紙媒体の請求書を合計請求書に含める場合は、データ化する必要があります。データ化の方法としては、スキャナーやAI-OCR（光学的文字認識）を用いて自動的に取り込む方法と、担当者が手入力で行う方法の2つが一般的です。

自動化ツールを用いる場合は、データ化作業の手間を大幅に削減できるメリットがあります。ただし、AI-OCRの文字認識精度は一般的に90%程度であるため、データ化後に手作業での確認が必要です。

請求書の件数が少ない場合は、手入力によるデータ化の方がミスが少なく、作業時間を短縮できる場合があります。

合計請求書の作成

データ化された請求情報から、合計請求書に含める請求書番号を取りまとめ、合計請求書を作成します。表計算ソフトを使う場合、XLOOKUP関数やIFERROR関数などを活用すると効率的に作業を行うことができます。

表計算ソフトで作成した合計請求書を電子データで送付する場合は、PDFを用いるのが一般的です。紙媒体から電子データでの送付に切り替える際は、取引先の了解を得ておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

インボイス制度における合計請求書の対応方法

2023年10月1日からスタートしたインボイス制度では、適格請求書の発行と保管が仕入税額控除の適用要件となりました。合計請求書をそのまま発行しただけでは、適格請求書としての要件を満たすことができません。つまり、合計請求書単体では仕入税額控除を受けることができないのです。

しかし、合計請求書を他の書類と組み合わせたり、適切な方法で作成したりすることで、適格請求書としての機能を持たせることが可能です。ここでは、具体的な方法を3つ紹介します。

請求明細書を添付する方法

合計請求書に、取引ごとの詳細な請求明細を添付する方法です。この場合、請求明細書には適格請求書として必要な情報（取引日、商品名、金額、税率など）を漏れなく記載するようにしてください。また、合計請求書と請求明細書は紐づけて管理し、必要に応じて速やかに提示できる状態にしておくことが重要です。

納品書と併用する方法

合計請求書と併せて、取引ごとの納品書を発行する方法です。ただし、この方法を用いるためには、発行者が適格請求書発行事業者として登録されている必要があります。また、合計請求書と納品書は紐づけて管理し、必要に応じて速やかに提示できる状態にしておきましょう。

インボイス対応の請求管理システムを利用する方法

インボイス制度に対応した請求管理システムを導入することで、適格請求書としての要件を満たす合計請求書を効率的に作成することができます。このような請求管理システムを利用することで、インボイス制度への対応をスムーズに進めることができるでしょう。

以上の方法から、自社の業務体制やニーズに合ったものを選択し、適切に実践していくことが重要です。

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