電子帳簿保存法の改正に伴って、2022年1月から電子取引をした書類は電磁的記録（電子データ）による保存が義務付けられました。

電子データによる保存への対応は、国税庁による宥恕措置として、2023年12月末まで2年間の猶予期間が設けられました。ただし、猶予期間が終了した現在は、法人・個人事業主を問わず、請求書電子化への対応が必要です。

この記事では、請求書電子化が義務化された理由、2024年1月まで設けられた猶予期間は何のためのものだったのかを解説します。

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請求書電子化の猶予期間とは？

ここでは税制改正による宥恕措置が取られた理由や猶予が認められた条件などについて紹介します。

2年間の猶予期間が設けられた背景

実は、電子データを紙媒体に出力して保存できる措置は、2021年度の税制改正で一度廃止されていました。しかし、紙で経費処理をしている企業から「電子化へのシステム改修が間に合わない」という意見が多く寄せられました。この意見を受けた国税庁は、改正電子帳簿保存法が施行された2022年1月1日から2023年12月31までの2年間を猶予期間として設定したのです。

なお、猶予期間内に行われた電子取引は、税務調査などの際に提示、提出ができるようにしておけば、紙での保存が容認されます。

猶予が認められた条件

電子帳簿保存法の改正に対応するために設けられた2年間の猶予は、無条件で認められていた訳ではありません。
猶予が認められるには、以下の２つの条件が必要でした。

所轄税務署長がやむを得ない事情があると認めている

「やむを得ない事情」とは、「国税庁が提示した保存要件に従ってデータ保存を行うための準備が困難であること」を指します。具体的には、電子取引のデータ保存にかかわるシステムの導入が間に合わない場合や、社内ワークフローが未整備の場合などです。これらの事情を所轄の税務署長が承認し、次のもう一つの条件を満たしていれば猶予期間が適用されることとなっていました。

なお、「やむを得ない事情」の認定に関しては、所轄税務署長への申請手続きは必要なしとされていました。

電子取引の取引情報を提示できる

もう一つは、「取引情報を求められた際に提示できるように整えていること」です。PDFなどの電子データで受領または作成した請求書などの書類を税務署から提示するように求められた際に、紙面に印刷して提示できる状態にしておくことが条件でした。

2024年1月から請求書電子保存が義務化

こういった経緯をもとに、電子化に向けたシステム選定、業務フロー見直しなどの移行期間として、2023年12月末までの間は電子取引情報を紙媒体として出力、保存が認められてきました。

ただし、2024年1月からは全ての保存義務者に対して電子化対応の義務が適用されることとなりました。一定の条件を満たす場合には要件が一部緩和されますが、電子データによる保存が必須になる点は把握しておくべき変更点です。

紙の請求書が廃止されたわけではない

請求書電子化の義務化に伴い、誤解されがちですが、紙の請求書そのものが廃止されたわけではありません。
紙媒体で作成され、郵送などにより受領した場合は、2024年1月以降も紙の請求書の形で保存することが認められています。
紙の請求書が全面的に廃止されたわけではなく、電子データでやりとりをした請求書を紙で保存することが廃止となった、ということを理解することが大事です。
また、紙の請求書については、現時点でいつまでに廃止といったことは決定されていません。

義務化された請求書の電子化に対してやるべきこと

2024年1月以降も、紙の請求書を続けていらっしゃる経理担当者様もいることと思います。しかし、取引先などとの関係から、請求書の電子化を求められるケースもあるでしょう。
そうした場合に、確認すべきことは大きく以下の4点になります。

・電子取引の保存要件を確認する
・電子保存する範囲を決定する
・電子請求書の管理システムを選定する
・電子請求書に対応した業務フローを確立する

それぞれの詳しい内容については、以下で解説していますのであわせてご覧ください。

電子帳簿保存法改正が事業者に与える影響とは？主な変更点や対応方法、スケジュールを解説

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