デジタル社会が当たり前となった今、経理の電子化も急速に進んでいます。経理の電子化を後押しするものとして、2022年1月に行われた電子帳簿保存法の改正があります。
しかし、電子帳簿保存法改正によって実際は何が変わるのか、また、どのような対応が必要なのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

この記事では、電子帳簿保存法の概要や法改正が与える事業者への影響と変更点、対応策などについてご紹介します。

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電子帳簿保存法の基礎知識

電子帳簿保存法により、国税関係帳簿・書類などを電子データとして保存することが可能になりました。しかし、電子データとして保存するには要件を満たす必要があり、書類の種類に寄っても異なります。ここでは、電子帳簿保存法の概要と3つの保存区分をご紹介します。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿・書類を紙媒体ではなく電子データで保存を認める法律です。 1988年に制定され、正式名称「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言います。「真実性」および「可視性」の確保を行うことで、紙の保存に代えて電子データで保存することができるようになっています。国税関係帳簿書類の保管の負担軽減を目的としており、ペーパーレス化の促進によるバックオフィス業務の効率化やデータ管理の徹底による内部統制の強化が期待できます。

電子帳簿保存法の対象となる企業は、所得税や法人税の国税関係帳簿書類の保存義務者で、法人・個人事業主ともに企業規模は問いません。

電子帳簿保存法の3つの保存区分と対象書類

電子帳簿保存法は、保存方法によって3つに分類されます。

1つ目が「電子帳簿等保存」です。会計ソフト等で作成した帳簿あるいは決算関係書類などを、CDやクラウドサービスに電子データのまま保存することを指します。
帳簿には、仕訳帳・総勘定元帳・売掛帳・買掛帳・現金出納帳・固定資産台帳等が含まれます。決算関係書類に該当するのは、賃借対照表・損益計算書・棚卸表などです。また、取引先から受領した請求書・領収書・見積書、ならびに自身が発行した取引関係書類の控えも含まれます。

2つ目が「スキャナ保存」で、紙で作成・受領した書類をスキャンして保存することを指します。スマートフォンやデジカメで撮影して保存するケースもあります。
契約書・領収書・請求書・納品書・見積書・注文書等が該当します。このうち、契約書・領収書・請求書・納品書は資金の流れに直結するため、重要書類として扱います。棚卸表や賃借対照表、損益計算書などは対象に含まれません。

最後に3つ目が、「電子取引データ保存」です。電子的に授受した取引情報を電子保存することを指します。電子取引に該当するものとして、以下の例が挙げられます。

・インターネット
・Webサイト
・クラウドサービス 
・電子メール
・EDIシステム
・CDやDVDなどの記録媒体

電子取引によってやり取りした請求書・注文書・納品書・見積書・領収書などが対象です。

電子帳簿保存法改正の目的

電子帳簿保存法改正の背景には、経理業務の生産性向上を目的としたデジタル化の推進が挙げられます。
本来、国税関係帳簿書類の保存は紙媒体の保存が原則です。しかし、バックオフィス業務の負担が強いられることや印刷コストがかかることから、1998年に電磁帳簿保法が施行されました。その後、時代の変化とともに法改正をしてきましたが、未だに紙媒体での保存がルールになっている企業も少なくありません。
しかし、新型コロナウイルスの流行をきっかけとしたテレワークの増加やインターネットの普及に伴う消費者行動の変化など、時代はデジタル化へと移行し始めています。さらに、2023年にはインボイス制度も施行されるため、帳簿書類の電子化は急務です。そのため、インボイス制度が施行される前に多くの企業にデジタル変革をしてもらうのが狙いだと考えられます。

電子帳簿保存法改正による変更点

2022年の法改正によって、国税関係帳簿書類の要件緩和、電子取引時の電子データ保存の義務化、罰則の強化といった変更がありました。主な変更点を以下にまとめています。

事前承認手続きの廃止

法改正により、税務署長の事前承認制度が廃止になります。
以前は国税関係帳簿を電子データで保存するには、３ヵ月前までに税務署へ届け出る必要がありました。改正に伴い承認制度が撤廃され、電子帳簿保存法に対応したシステムやスキャナがあれば電子保存ができるようになりました。

電子帳簿保存法に対応するためには、実際の運用までに数か月から1年程度の期間を要することも珍しくないため、事前承認手続きは企業にとって大きな障壁になっていました。法改正によって事前承認手続きが廃止されることで、導入フローが簡素化され導入する企業が増加すると考えられます。

ただし、法改正前に承認申請された場合は、取りやめの届出書を提出しない限り以前の保存要件を満たす必要があるので注意しましょう。

タイムスタンプ要件の緩和

スキャナ保存および電子取引データ保存における、タイムスタンプの付与期間が最長約2ヶ月と概ね7営業日以内に延長されました。
またスキャナ保存においては、データの訂正・削除の履歴が残るシステム、もしくは訂正・削除ができないシステムに保存した場合は、タイムスタンプは不要です。

タイムスタンプや要件の緩和について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。
▶「電子帳簿保存法と関係するタイムスタンプとは？仕組みや付与条件など紹介」

電子帳簿保存法と関係するタイムスタンプとは？仕組みや付与条件など紹介

検索要件の緩和

電子長保等保存、スキャナ保存および電子取引データ保存において、検索要件が緩和されました。

以前は「取引年月日」「勘定科目」「取引金額」などの国税関係の書類に応じた項目を検索要件として設定する必要ありました。改正に伴い国税の要求に応じて電子データを提出する場合は「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つのみとなり検索要件の緩和と単純化されました。

また範囲の指定や項目の掛け合わせにも対応できる必要がありましたが、ダウンロードの求めに応じることができる場合には対応不要になりました。

適正事務処理要件の廃止

法改正により、スキャナ保存における適正事務処理要件が廃止になりました。適正事務処理要件とは、相互牽制や定期的な検査及び再発防止策の社内規定整備などのことです。

以前は適正事務処理要件に定められた相互牽制、定期的な検査、再発防止といった社内ルールを規定し、書類とスキャナ保存したデータが同じかをチェックする必要がありました。改正に伴い撤廃され、スキャナ保存の要件が緩和され、定期検査で必要な紙原本が不要となりました。

複数人ではなく1名でも事務処理が可能になり、スキャンされた書類もすぐに破棄できるようになったことで、スキャナ保存を導入する障壁が下がり、データ保存の電子化を取り入れる企業が増えると期待できます。

電子取引の電子データ保存の義務化

以前は所得税、法人税などの電子取引データを、紙で保存しておく必要がありました。改正に伴い紙保存が認められなくなり、電子データでの保存が義務化されます。
ただし、準備期間が短く対応が難しいことから、2年の猶予期間が設けられました。2023年12月までは、税務調査の際に明瞭な状態で提出できれば紙でも保管可能です。

電子帳簿保存法に関する要件と注意点

電子帳簿保存法では、各保存区分において満たすべき要件があります。いずれにおいても共通しているのは、「真実性」と「可視性」を確保する必要があるということです。真実性の確保とは、保存するデータが改ざんされていないことを証明することです。また可視性の確保とは、保存したデータを検索・表示できることです。
ここでは、電子帳簿保存法の改正後の保存区分別の要件と注意点をご紹介します。

電子帳簿等保存のポイント

電子帳簿等保存における要件は以下のとおりです。

「電子帳簿等保存制度特設サイト」（国税庁）を加工して作成

最低限満たすべき条件は３つで、システムマニュアルなどの備え付け、ディスプレイやプリンターの備え付け、税務調査の際にダウンロードの求めに応じられることです。
ただし、過少申告が判明した場合に加算税の軽減措置が受けられる「優良な電子帳簿」としての条件を満たすためには、さらに検索要件の確保などをする必要があります。
なお、手書きとパソコンなどで作成した帳簿が混在している場合は、帳簿を電子データで保存することはできず、すべて紙での保存が必要になりますので注意しましょう。

スキャナ保存のポイント

スキャナ保存における要件は以下のとおりです。

「電子帳簿等保存制度特設サイト」（国税庁）を加工して作成

スキャナ保存では、とくに次の3つのポイントに注意しましょう。
1つ目は、白黒でのスキャンは一般書類のみに限定されていることです。つまり、契約書や請求書などの資金や物の流れに直結する重要書類のスキャンは、カラーでなければなりません。
2つ目は、一度にスキャンできない書類は、複数回に分けてのスキャンが必要なことです。契約書や請求書などが複数枚に及ぶ場合、一度でスキャンできないからといって、原本の大きさを変更したコピーをスキャンすることは認められていません。
3つ目は、スキャン後の書類の保管期間についてです。スキャンした書類は一定期間保管しておいたほうが安心です。スキャンした書類をすぐに破棄してしまうと、入力期間が過ぎていた場合や定期的な検査で不備があった場合などで困るケースがあります。そのため、定期的な検査があるまでの期間は原本を破棄しないようにしましょう。

電子取引データ保存のポイント

電子取引データ保存における要件は以下のとおりです。電子取引によってやり取りした電子データを保存する際には「可視性の要件」の全条件、そして「真実性の確保」のいずれかを満たすことが必要です。

「電子帳簿等保存制度特設サイト」（国税庁）を加工して作成

ファイル形式に指定はありませんが、ファイル名以外は変更せずにそのまま保存しておかなければならない点に注意しましょう。
タイムスタンプが付与されたら訂正・削除の確認が可能なシステムあるいは訂正や削除が行えないシステムで、取引情報の授受・保存を行います。それと並行して、保存者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておきます。事前に訂正や削除に関する事務処理規定を設けることも重要です。
また、保存場所に電子計算機処理システムの概要書を備え付けて、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておきます。また、取引年月日や金額の範囲などを検査できる機能も確保しましょう。

電子帳簿保存法改正に伴う企業の対応

今回の法改正では、保存要件が大幅に緩和され、電子帳簿保存法に対応しやすくなりました。一方で、電子帳簿等保存およびスキャナ保存への対応は任意であっても、電子取引では紙に印刷しての保存が一切認められなくなるため、すべての事業者において対応が必須になります。

そのため、自社の業務フローにおけるデジタル化、ペーパーレス化の現状を確認して、法改正に対応する体制作りを検討していく必要があります。具体的な法改正に伴う対策としては、既存システムの改修や保存要件を満たす新たなツール・システムの導入、新たなデータ保管場所の追加などが挙げられます。

また、保存要件の緩和によって不正リスクが高まることから、不正時の加重措置による罰則が法改正によって強化されています。そのため、加重措置の対象にならないように一定の社内規定を設けましょう。

まず自社で取り扱っている電子取引を把握

電子帳簿保存法の改正に対応するためには、まずは自社で取り扱っている電子取引を把握することが必要です。以下に、具体的な手順を解説します。

・電子取引の範囲を明確にする
まずは、自社で取り扱っている電子取引の範囲を明確にしましょう。具体的には、メール・FAX・電子商取引・インターネットバンキングなど、すべての電子取引を洗い出すことが必要です。

・電子取引の発生場所を把握する
次に、電子取引が発生する場所を把握しましょう。例えば、パソコン・サーバー・クラウドサービスなど、どこで電子取引が行われているかを特定します。

・電子取引情報の種類を洗い出す
電子取引情報の種類を洗い出すことで、保存の対象となるデータを明確にできます。例えば、売上情報・仕入情報・請求書・支払い情報など、どのような情報を保存すべきかを確認しましょう。

電子データの保存方法

電子帳簿保存法に基づいて電子取引情報を保存する方法としては、主に次の方法が考えられます。

・専用のソフトウェアを利用する
電子帳簿保存法に適合した専用のソフトウェアを利用すれば、保存したい電子取引情報をデータ化して保全性・真正性・可読性を確保できます。

・自社のサーバーに保存する
自社のサーバーにデータベースを構築し、電子取引情報を保存する方法です。ただし、情報漏洩やサーバーの障害などに備えて、バックアップを定期的に取ることが推奨されます。

・クラウドサービスを利用する
クラウドサービスを利用することで自社のサーバーに負荷をかけることなく、安全かつ安価にデータを保存できます。ただし、クラウドサービスを提供する事業者の信頼性やセキュリティ対策が十分であることを確認しましょう。

・外部記録媒体に保存する
CD-ROMやUSBなどの外部記録媒体に保存することで、コストを抑えることができます。ただし、媒体の劣化・紛失・盗難などに備えて、適切な管理を行わなくてはなりません。

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