請求書が2枚以上にわたる場合の書き方とは？記載方法や角印の扱いについて解説
請求書の発行は、企業にとって日常的に行う業務なので、特に意識しなくても普段通りの書き方で作成していけば別段困ることもないでしょう。しかし、時にはイレギュラーな対応が発生する場合もあり、経理担当者は臨機応変に対応する力が求められます。そのような中で多く発生する問題の1つに、掲載する項目の数がいつもより多く、請求書が2枚以上にわたってしまうケースがあります。
会社で使っているフォーマットが2枚以上書くことを想定していない場合は、混乱してしまう方も多いことでしょう。そこで、この記事では請求書の書き方の概要や2枚にわたる場合の書き方、角印の扱いなどについて解説します。
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請求書が2枚以上になるケースとは
請求書が2枚以上になる場面としては、取引する企業数が増えたり、取引量が多く掲載する項目が多くなったりして1枚では書き切れないケースが挙げられます。
また、取引先の締め日、自社の計算期間、経理処理上の都合やタイミング、金融機関の営業日の都合で当月分の請求が翌月にずれ込んだ場合なども請求書が2枚以上にわたる原因です。このパターンは、年末年始やゴールデンウィークの時期に発生しやすい事例といえるでしょう。
請求書が2枚以上にわたる場合の書き方
請求書が2枚以上になった場合でも、基本的な書き方や記載項目は1枚の場合と同じですが、以下の4点に留意する必要があります。
なお、請求書の基本的な書き方については、以下の記事をご覧ください。
請求書番号
請求書番号については、請求書番号の末尾に連番を振ると分かりやすくなります。例えば請求書番号が123456なら、1枚目の請求書にはそのまま123456‐01と書き、2枚目の請求書には123456‐02と記し、以後‐03、‐04と連番番号を増やしていく方法です。このようにしておくと、1枚目と紐づけられていることが直感的に分かりやすくなり、万が一バラバラになってしまった場合でも整理しやすくなります。見落とし防止にもつながるため、相手先からみても親切な対応といえるでしょう。
合計金額と小計
請求書が2枚以上にわたる場合、合計金額の記載方法に明確なルールはありません。1枚目に記載、全ページに記載、最終ページに記載などが考えられます。
ただし、全ページに合計金額を記載すると、どのページを見ても全体の金額が確認できるという利点がある半面、かえって分かりにくくなる可能性もあります。備考欄などに、全ページに合計金額を記載している旨を明記しておいたほうがいいでしょう。
また、小計については、各ページごとに記載しておくことがおすすめです。すべての請求書に小計が記載されていると、内訳が分かりやすく見落とし防止にもつながります。
なお、小計欄は内税と外税のどちらで記載しているのか、分かるようにしておく必要があります。外税を採用する場合には、小計欄の下に税額を表示しましょう。
合計金額・小計に関してどういいた記載方法を選ぶのかは、あらかじめ相手先との間で共通認識を持てていることが望ましいでしょう。どの方法を選ぶ場合も、情報の明確さと一貫性を保つことが重要です。
備考欄
備考欄については、複数枚になっていることを示すために2/3枚目、3/3枚目というようにページ番号と総ページ数を記入しておきましょう。
送付状
送付状については、「請求書は3枚になっています」などと書いておけば、取引先の担当者が複数枚になっていることを把握しやすくなるでしょう。
送付状の基本的な書き方については、以下の記事をご覧ください。
請求書が複数枚になる際の角印について
請求書には、それが真正のものであることを示すために角印を押すことがあります。以下に請求書が複数枚になる際の角印の取り扱いについて解説します。
2枚にわたる場合の角印はどうすべきか
請求書が2枚以上になる場合、角印を2枚目以降にも押す必要があるかどうかについて、特段の決まりはありません。一般的には、請求書の1枚目に記載されている会社所在地の部分に角印を押し、2枚目以降のページが同じタイミングで請求したものであることが分かるようにホッチキスなどで綴じ込んであれば問題ないとされています。
しかし、場合によっては2枚目以降にも角印を押さなければならないケースがあります。例えば、取引先が請求書の全てのページに角印を押すことを希望している場合は、2枚目以降にも押す必要があります。なお、角印を押す位置について法的に決められている場所はなく、請求元と請求先の間で合意が取れていればどこに押しても問題ありません。
請求書が数百枚単位の場合はどうすべきか
請求書が数百枚単位に及ぶ場合、全てのページに角印を押すのは膨大な手間がかかります。このような場合、押印の手間を省く方策として押印をデータ化して請求書の元データに貼り付ける方法が有効です。
角印をデータ化するには、押印された用紙をコピーして使う方法の他、紙に押印したものをスキャンして取り込む方法もあります。最近では、パソコンにインストールされているペイントツールなどで簡易的な角印を作る方法もあります。
複数枚にわたる請求書をスムーズに作成するには
請求書が2枚以上にわたる場合でも、テンプレートや請求管理システムがあると、よりスムーズに請求書を作成することができます。
請求書が複数枚にわたる場合、慣れていない担当者の場合とまどってしまうこともあるでしょう。Excelなどで2枚以上の場合のテンプレートを用意しておけば、そのとおりに作成すればよいので悩むこともありません。また請求管理システムを使って請求書を作成すれば、自動で２枚以上のページをレイアウトしてくれます。
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