請求書の発行は、企業にとって日常的に行う業務なので、特に意識しなくても普段通りの書き方で作成していけば別段困ることもないでしょう。しかし、時にはイレギュラーな対応が発生する場合もあり、経理担当者は臨機応変に対応する力が求められます。

そのような中で多く発生する問題の1つに、掲載する情報がいつもより多く、請求書が2枚以上の複数枚にわたる場合があります。使っているエクセルフォーマットが2枚以上書くことを想定していない場合は、混乱してしまう方も多いことでしょう。そこで、この記事では請求書が2枚以上の複数枚にわたる場合の書き方、角印の扱いなどについて解説します。

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請求書が2枚以上になるケースとは

請求書が2枚以上になる場面としては、取引する企業数が増えたり、取引量が多く掲載する項目が多くなったりして1枚では書き切れないケースが挙げられます。

また、取引先の締め日、自社の計算期間、経理処理上の都合やタイミング、金融機関の営業日の都合で当月分の請求が翌月にずれ込んだ場合なども請求書が2枚以上にわたる原因です。このパターンは、年末年始やゴールデンウィークの時期に発生しやすい事例といえるでしょう。

請求書が2枚以上にわたる場合の書き方

請求書が2枚以上になった場合でも、基本的な書き方や記載項目は1枚の場合と同じですが、「請求書番号」「合計金額と小計」「備考欄」「送付状」の4点に留意する必要があります。
当社の「請求管理ロボ」で発行される2枚以上の請求書を例に、以下の見出しで詳しくみていきましょう。

▼請求管理ロボで発行される2枚以上の請求書のサンプル

なお、請求書の基本的な書き方については、以下の記事をご覧ください。

請求書の書き方とは？記載項目や注意点を分かりやすく解説！

請求書が2枚以上にわたる場合の請求書番号

請求書番号は、請求管理ロボの請求書の例のように、1枚目の請求書の右上に「201907-A-5」というように記載があれは、基本的には問題ありません。
ただし、2枚目以降の請求書が万が一バラバラになったら不安といった場合には、請求書番号の末尾に連番を振ると分かりやすくなります。

例えば請求書番号が「201907-A-5」なら、1枚目の請求書は「201907-A-5-01」とし、2枚目の請求書には「-02」「-03」と末尾の連番を増やしていく方法もありますし、請求管理ロボの請求書の例のように「1/3」「2/3」「3/3」とする方法もあります。
いずれの方法も1枚目と紐づけられていることが直感的に分かりやすくなり、見落とし防止にもつながるため、相手先からみても親切な対応といえるでしょう。

請求書が2枚以上にわたる場合の合計金額と小計

請求書が2枚以上にわたる場合、合計金額は1枚目に記載しても、全ページに記載しても、最終ページに記載しても問題ありません。
ただし、全ページに記載すると、どのページを見ても合計金額が確認できる利点がある半面、かえって分かりにくくなる可能性もあります。その場合は、通信欄に「全ページに合計金額を記載している」旨を明記したほうがいいでしょう。

また、小計についても、合計金額同様、全ページに記載しなくても構いません。
各項目ごとに外税・内税のどちらを採用しているかを記載し、小計・消費税・合計金額を記載した箇所には消費税率も記載しましょう。

合計金額・小計に関してどういった記載方法を選ぶのかは、あらかじめ相手先との間で共通認識を持てていることが望ましいでしょう。どの方法を選ぶ場合も、情報の明確さと一貫性を保つことが重要です。

請求書が2枚以上にわたる場合の送付状

送付状については、「請求書は3枚になっています」などと書いておけば、取引先の担当者が複数枚になっていることを把握しやすくなるでしょう。
送付状の基本的な書き方については、以下の記事をご覧ください。

請求書に同封する「鏡（かがみ）」とは？

請求書が複数枚になる際の角印について

請求書には、それが真正のものであることを示すために角印を押すことがあります。以下に請求書が複数枚になる際の角印の取り扱いについて解説します。

2枚にわたる場合の角印はどうすべきか

請求書が2枚以上になる場合、角印を2枚目以降にも押す必要があるかどうかについて、特段の決まりはありません。一般的には、請求書の1枚目に記載されている会社所在地の部分に角印を押し、2枚目以降のページが同じタイミングで請求したものであることが分かるようにホッチキスなどで綴じ込んであれば問題ないとされています。

しかし、場合によっては2枚目以降にも角印を押さなければならないケースがあります。例えば、取引先が請求書の全てのページに角印を押すことを希望している場合は、2枚目以降にも押す必要があります。なお、角印を押す位置について法的に決められている場所はなく、請求元と請求先の間で合意が取れていればどこに押しても問題ありません。

なお、当社の「請求管理ロボ」では、請求元差出人編集画面から印影を登録いただくことで、自動で請求書に角印を押すことが可能です。

▼請求管理ロボの請求元差出人編集画面の例

請求書が数百枚単位の場合はどうすべきか

請求書が数百枚単位に及ぶ場合、すべてのページに角印を押すのは膨大な手間がかかります。
2020年以降、日本でも「脱ハンコ」の流れが進み、請求書についても電子化と押印省略の傾向が強まっているため、本当にすべてのページに角印を求めるか、取引先に確認することをおすすめします。

紙に押印したものをスキャンする方法もありますが、法的有効性、相手先の受け入れポリシー、印影データの管理と不正使用を防ぐセキュリティ対策などの問題もあるため、デジタルの角印データは当社の「請求管理ロボ」のように、セキュリティ対策がされているシステム上で使用されることをおすすめします。

請求書が2枚以上にわたる場合も「請求管理ロボ」にお任せ！

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