「預り金」「仮受金」「前受金」などの混同しやすい勘定科目は、どのように計上するべきか判断が難しいものです。今回は、「預り金」と混同しやすい「仮受金」「前受金」「預け金」の違いや、売掛金が過入金だった場合の対処方法、そして売掛金を効率的に管理する方法をご紹介します。

預り金とは？

「預り金」とは、役員・従業員・取引先など、他者が負担するべき金銭を、営業上会社が一時的に預かる際に使用する勘定科目です。後日預かった金銭は、本人に返金、もしくは第三者への支払いに充てられます。

預り金と認められるもの

代表的な「預り金」として、従業員の給料から天引きする税金（源泉所得税、住民税など）や社会保険料（健康保険料、厚生年金保険料など）があります。天引きした税金や社会保険料は、本人に返済されず、税務署などの第三者へ支払われます。原則として、1年以内に本人へ返却、もしくは国や地方公共団体、健康保険組合などに納付する必要があります。決算書の貸借対照表では、1年以内に支払われるため、流動負債になります。

また、不動産賃貸業の「預り敷金」や契約担保の「営業保証預り金」など、一定の要件を満たした際に返還するお金も「預り金」に含まれます。この場合、要件を満たすまでの長期間にわたり預かるため、固定負債になります。

前受金との違い

「前受金」とは、販売する商品の提供が終わる前に、金額の一部もしくは全額を受け取る際に使用する勘定科目です。「前受金」として処理した後、商品を納入した際に「売上高」の勘定科目に振り替えて処理をします。

代表的な「前受金」として、手付金や販売・工事代金の前受けがあります。「前受金」を受け取った側は、商品提供の義務を負っているため、「前受金」を「負債」として処理します。提供が困難になった際は返金義務が発生し、納品が完了して初めて「売上高」として計上できます。

「預り金」と「前受金」の差異は、将来損益になるかです。「預り金」「前受金」共に負債に分類されますが、「前受金」は、納品後に売上高へ振り替えるため収益になります。一方、「預り金」は一時的に預かり、代わりに支払いをするだけなので、収益にはなりません。

仮受金との違い

「仮受金」とは、不明瞭な入金が確認された際に、入金理由が明確になるまで一時的に使用する勘定科目です。また、最終的な支払金額が確定する前に入金された際も、「仮受金」として処理されます。あくまで一時的に使用する勘定科目のため、正しい勘定科目と金額が判明次第、振替処理を行います。

「預り金」と「仮受金」の差異は、返還予定の有無です。「預り金」「仮受金」共に一時的な入金ではありますが、明確に返還の予定がある「預り金」に対し、「仮受金」は返還の予定がありません。また、「前受金」とも混同しがちですが、取引の理由が明確な「前受金」に対し、「仮受金」は取引理由が不明な点が大きく異なります。

預け金との違い

「預け金」とは、企業が他者に対し、金銭を一時的に預ける際に使用する勘定科目です。あくまで一時的なため、返還が約束されないものは含まれません。預ける相手は、役員・従業員・取引先・社外の金融機関などです。「預け金」は出金しますが、一時的に預けているだけなので、費用として認識されません。そのため、貸借対照表においても「流動資産」として処理されます。

「預り金」と「預け金」は、言葉が似ているため混同しがちですが、真逆の意味を持つ勘定科目です。他者が企業に預ける「預り金」に対し、「預け金」は企業が他者に預けます。

売掛金が過入金だった場合の対処方法

納品後、手違いで本来の売掛金より多く入金されていた際は対処する必要があります。信頼関係を壊さないよう、取引先へ連絡し、どのように対処するのか相談します。過入金の対処法としては、「返金」か「次月以降の支払いに持ち越す（相殺）」2つが一般的です。

取引先と対応方法を相談

売掛金が過入金だった場合、まずは早急に取引先へ、過入金がある旨を伝えます。連絡せずに勝手に返金してしまうと、不明瞭な入金として取引先を混乱させてしまいます。正しい売掛金と過入金を提示し、「返金」か「次月以降の支払いに持ち越す（相殺）」など、どのように対応するか取引先と相談します。

過入金の放置は、信頼関係を崩すだけではなく、税務署の調査時、脱税と疑われる恐れもあるので適切に処理しましょう。

返金する場合

返金する場合は、不明瞭な入金を一時的に処理する「仮受金」として処理します。費用が発生した借方は、普通預金とし入金額をそのまま記載します。収益が発生した貸方は、「売掛金」として本来の売掛金額を「仮受金」として過入金額を記載します。過入金が返金された際、借方は「仮受金」として過入金額を記載し、貸方は普通預金として、過入金額から振込手数料を引いた額と、振込手数料として手数料の金額を記載します。

返金する際は、どちらかが振込手数料を負担する必要があります。一般的には、過入金をしてしまった借方が負担します。返金する際は、返金額が足りないとの誤解を招く可能性があるので、相談時点で手数料を差し引いた額を入金する旨を伝えておきます。

次月以降の支払いに持ち越す場合

次月以降の支払いに持ち越す場合は、金額を前もって受け取る「前受金」として処理します。過入金が発生した際、借方は普通預金として入金額を記載し、貸方は「売掛金」として本来の売掛金額、「前受金」として過入金額を記載します。翌月、別請求の売掛金回収時、借方は普通預金として翌月分の「売掛金」から過入金を差し引いた額、「前受金」として過入金の額を記載します。貸方は、「売掛金」として翌月分の売掛金額を記載します。

次月以降の支払いに持ち越す際は、過入金を次月以降に持ち越す旨をメールなどで記録に残し、次月請求書発行時に再度差し引いて請求する旨を伝えておきます。

売掛金を効率的に管理する方法

売掛金を効率的に管理する方法として、RPAの利用、会計ソフトの活用、システムの導入が挙げられます。RPAは定型化された作業を、会計ソフトは集計管理を得意とします。そしてシステムは、請求業務や売掛金回収を自動化することができます。以下でそれぞれ詳しくみていきましょう。

RPAの利用

RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、デスクワーク業務をソフトウェアが代行し自動化する概念です。RPAを導入することで、データの入力、チェック、出力など、日常的に定型化された作業を、ほぼ自動化させることができます。経理業務が大幅に効率化できるとして、近年注目が集まっています。

例えば、毎月発生する交通費精算では、各従業員は交通費精算用のエクセルなどに、日付・経路・運賃を入力します。するとRPAが、経路をインターネットで検索し、記入されている運賃と検索結果を照らし合わせます。申請額と同じであればそのまま支払処理を、問題があれば差し戻しをしてくれます。その他にも、売掛金のデータ入力、請求書の作成、入金・消込なども自動化させることができます。

定型化された経理業務の一部を自動化させることで、月末業務の負担を減らし、付加価値の高い業務に充てる時間を増やすことができます。

会計ソフトの活用

会計ソフトとは、収入・支出などのお金の動きを管理し、集計するシステムです。自動で勘定科目を選択して仕訳するため、人的ミスを削減することができます。また、集計は全てシステム上で行われるので転記の必要がなく、決算書作成も行えます。経営者や営業など、簿記に詳しくない方でも簡単に管理することができます。

例えば、会計ソフトに「交通費」と入力するだけで、勘定科目の欄に「旅費交通費」と自動で入力されます。また、スキャン機能を利用すれば、読み込んだ領収書や利用明細の内容が自動で入力されるため、転記する手間がなく、数字の間違えなどの人的ミスをなくすことができます。共有エクセルとは異なり、権限管理機能があるため入力者、もしくは承認者以外は操作できない設定にすることも可能です。会計事務所ともデータを共有できるため、決算書を郵送したり、確認のために来社してもらったりする必要もありません。

会計ソフトはソフトごとに強みが異なるので、導入の際は、機能、規模、使用ユーザーを基準に選ぶとよいでしょう。帳簿管理や決算書作成を中心に行う場合は財務会計を、損益計算や原価計算管理会計を中心に行う場合は、管理会計に強いソフトを選びます。

使用する人が簿記知識に精通した経理であれば、豊富な機能が付き、制度に合わせてカスタムできるソフトを、経営者や営業が平行して会計業務を行っている場合は、分かりやすくシンプルな機能のソフトを選ぶとよいでしょう。

システムの導入

近年、請求業務や売掛金回収を自動化するシステムを導入する企業も増えています。取引先ごとに売掛残高が確認でき、営業・顧客管理システムと連携させることで、契約から売掛金回収まで全てをシステム上で一括管理することができます。回収効率が上がるだけではなく、請求・入金業務が集中する月末月初の負担を軽減することができます。

エクセルや会計ソフトで管理する場合も、入金日や支払い方法変更などのイレギュラー対応は非常に手間がかかります。そして、売掛金管理には入金期日チェックなどの確認作業も多く、手作業だとどうしても人的ミスが発生します。

また、RPAは定型化された作業に強いですが、イレギュラーな状況に弱いのです。例えば、会社名と振込名義が異なる場合、請求額と入金額に差額が発生した場合などに、対応することができません。RPAでこれらの問題を解決するには、個別に対応できるプログラムをその都度組む必要があります。しかし、取引先が増えれば増えるほどイレギュラー対応は増すので、かえって手間がかかる可能性があります。そのため、RPAだけで売掛金管理を自動化するのは現実的ではありません。

一方、システムは全ての売掛金を一括管理し、未回収や延滞が発生した際は、自動的に知らせてくれます。振込名義の間違いも記憶するため、次回以降は自動で処理され、個別に対応する必要がありません。

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