「預り金」「仮受金」「前受金」などの混同しやすい勘定科目は、どのように計上するべきか判断が難しいものです。
今回は、「預り金」と混同しやすい「仮受金」「前受金」「預け金」の違いや、売掛金が過入金だった場合の対処方法について解説します。

預り金とは？

「預り金」とは、役員・従業員・取引先など、他者が負担するべき金銭を、営業上会社が一時的に預かる際に使用する勘定科目です。後日預かった金銭は、本人に返金、もしくは第三者への支払いに充てられます。

預り金と認められるもの

代表的な「預り金」として、従業員の給料から天引きする税金（源泉所得税、住民税など）や社会保険料（健康保険料、厚生年金保険料など）があります。天引きした税金や社会保険料は、本人に返済されず、税務署などの第三者へ支払われます。原則として、1年以内に本人へ返却、もしくは国や地方公共団体、健康保険組合などに納付する必要があります。決算書の貸借対照表では、1年以内に支払われるため、流動負債になります。

また、不動産賃貸業の「預り敷金」や契約担保の「営業保証預り金」など、一定の要件を満たした際に返還するお金も「預り金」に含まれます。この場合、要件を満たすまでの長期間にわたり預かるため、固定負債になります。

前受金との違い

「前受金」とは、販売する商品の提供が終わる前に、金額の一部もしくは全額を受け取る際に使用する勘定科目です。「前受金」として処理した後、商品を納入した際に「売上高」の勘定科目に振り替えて処理をします。

代表的な「前受金」として、手付金や販売・工事代金の前受けがあります。「前受金」を受け取った側は、商品提供の義務を負っているため、「前受金」を「負債」として処理します。提供が困難になった際は返金義務が発生し、納品が完了して初めて「売上高」として計上できます。

「預り金」と「前受金」の差異は、将来損益になるかです。「預り金」「前受金」共に負債に分類されますが、「前受金」は、納品後に売上高へ振り替えるため収益になります。一方、「預り金」は一時的に預かり、代わりに支払いをするだけなので、収益にはなりません。

仮受金との違い

「仮受金」とは、不明瞭な入金が確認された際に、入金理由が明確になるまで一時的に使用する勘定科目です。また、最終的な支払金額が確定する前に入金された際も、「仮受金」として処理されます。あくまで一時的に使用する勘定科目のため、正しい勘定科目と金額が判明次第、振替処理を行います。

「預り金」と「仮受金」の差異は、返還予定の有無です。「預り金」「仮受金」共に一時的な入金ではありますが、明確に返還の予定がある「預り金」に対し、「仮受金」は返還の予定がありません。また、「前受金」とも混同しがちですが、取引の理由が明確な「前受金」に対し、「仮受金」は取引理由が不明な点が大きく異なります。

預け金との違い

「預け金」とは、企業が他者に対し、金銭を一時的に預ける際に使用する勘定科目です。あくまで一時的なため、返還が約束されないものは含まれません。預ける相手は、役員・従業員・取引先・社外の金融機関などです。「預け金」は出金しますが、一時的に預けているだけなので、費用として認識されません。そのため、貸借対照表においても「流動資産」として処理されます。

「預り金」と「預け金」は、言葉が似ているため混同しがちですが、真逆の意味を持つ勘定科目です。他者が企業に預ける「預り金」に対し、「預け金」は企業が他者に預けます。

売掛金が過入金だった場合の対処方法

手違いで本来の売掛金よりも多く入金されていた際は、信頼関係を壊さないよう取引先へ早急に連絡しましょう。過入金の放置は、信頼関係を崩すだけではなく、税務署の調査時、脱税と疑われる恐れもあるので適切に処理する必要があります。
また、勝手に返金してしまうと、不明瞭な入金として取引先を混乱させてしまうため、取引先と相談してから対処法を決めることが大切です。

過入金の対処法としては、正しい売掛金と過入金を提示した上で、「返金」と「次月以降の支払いに持ち越す（相殺）」のいずれかを選ぶのが一般的です。双方のケースを以下でみていきましょう。
あわせてその対処において、当社の「請求管理ロボ」で解決できることもお伝えします。

返金する場合

返金する場合は、不明瞭な入金を一時的に処理する「仮受金」として処理します。
費用が発生した借方は、普通預金とし入金額をそのまま記載します。
収益が発生した貸方は、「売掛金」として本来の売掛金額を「仮受金」として過入金額を記載します。
過入金が返金された際、借方は「仮受金」として過入金額を記載し、貸方は普通預金として、過入金額から振込手数料を引いた額と、振込手数料として手数料の金額を記載します。

また、実際に返金する際は、どちらかが振込手数料を負担する必要があります。
一般的には、過入金をしてしまった借方が負担します。返金する際は、返金額が足りないとの誤解を招く可能性があるので、相談時点で手数料を差し引いた額を入金する旨を伝えておきます。

なお、請求管理ロボを使用した場合、銀行振込やバンクチェックで過入金が発生すると、消込処理の実行後に未消込金額が自動的に「仮受金」として処理されます。消込処理を実行した請求書に紐づく請求先・請求先部署が入金データに自動的に紐づけられるため、どの取引先からの過剰入金かが明確に把握できます。

▼請求管理ロボの消込処理実行後画面の例

次月以降の支払いに繰越する場合

次月以降の支払いに持ち越す場合は、金額を前もって受け取る「前受金」として処理します。
過入金が発生した際、借方は普通預金として入金額を記載し、貸方は「売掛金」として本来の売掛金額、「前受金」として過入金額を記載します。翌月、別請求の売掛金回収時、借方は普通預金として翌月分の「売掛金」から過入金を差し引いた額、「前受金」として過入金の額を記載します。貸方は、「売掛金」として翌月分の売掛金額を記載します。

次月以降の支払いに持ち越す際は、過入金を次月以降に持ち越す旨をメールなどで記録に残し、次月請求書発行時に再度差し引いて請求する旨を伝えておきます。

なお、請求管理ロボでは、オプション契約にはなりますが、「入金繰越機能」で過入金処理を効率的に行えます。
入金繰越機能を使うと、仮受金となっている入金データの「繰越予約」ボタンをクリックするだけで、次回請求時に自動的に過入金分を相殺した請求書を発行できます。
また、請求書表示についても、合計金額を算出した後、入金繰越金額を差し引く形で表示されます。これにより顧客にも過入金分が次回請求で相殺されていることが明確に伝わります。

▼請求管理ロボの入金一覧画面の例

▼請求管理ロボで入金繰越額が差し引かれた請求書の例

過入金の売掛金への対応は「請求管理ロボ」にお任せ！

売掛金が過入金だった場合、取引先とのやりとりや実際の返金は直接行っていただく必要はありますが、経理上の処理や繰越する際の請求書作成については、請求管理ロボで自動で対処が可能です。請求管理業務におけるイレギュラー対応も可能な「請求管理ロボ」の活用をぜひご検討ください。