月次決算や請求・入金管理など、経理にとって月末月初は繁忙期です。ただでさえ忙しいこの時期、経理担当者を悩ませるものに「売掛金残高の差額」があります。万が一、差額が生じたまま決算期を迎えてしまうと修正対応に追われ、業務が逼迫状況に陥ってしまいます。 このような状況を防ぐためにも、売掛金は月ごとで処理しなくてはなりません。

今回は、売掛金を月次単位で処理するために、差額が生じた際の対処法や差額を防ぐポイントなどをご紹介します。

売掛金残高とは

「売掛金」とは、先に商品やサービスを提供し、後から代金を回収する債権のことです。取引先との信用、継続的な取引に基づき、商品やサービスの提供時には支払いを行わず、支払い期日をもって現金化します。つまり「売掛金残高」とは、その未回収代金＝売掛金の残りを指します。漏れなく代金を回収しないと、会社の資金繰りに大きな影響を及ぼすため、正確に回収する必要があります。

売掛金残高を確認する目的

売掛金残高を確認する目的は、未回収リスクを減らし、資金繰りの目算を立てることです。他にも、取引規模による販促計画を立てたり、取引先から残高確認状が届いた場合に対応できるようにするためでもあります。売掛金管理は、単に金額だけではなく、取引先、取引日、商品の個数や単価、支払い期日などを、売掛金元帳を用いるのが一般的です。

売掛金の残高に差額が生じる要因

商取引で生じた「売掛金」は、請求書通りに回収できば問題なく消込できますが、時には売掛金の残高に差額が生じることもあります。差額を放置していると、翌月以降の売掛金にも誤差が発生するので、早急に原因を究明する必要があります。まずは、売掛金の残高に差額が生じてしまう代表的な原因を5つご紹介します。

消費税の端数処理方法が異なる

差額が数円～数十円の場合、消費税の端数処理方法が異なっていることが考えられます。請求書を作成する際、1円未満の消費税は切り上げ、切り捨て、四捨五入などの端数処理が行われます。消費税の端数処理は、会社ごとに選択できるため、自社と取引先の処理方法が異なると差額が生じてしまうのです。

例えば、自社が四捨五入で処理するのに対し、取引先が切り捨てで処理している場合、税抜価格1,005円の商品を税率10％で計算すると、税込1,105.5円です。自社では四捨五入するため、1,106円で処理されるのに対し、取引先は切り捨てなので、1,105円で処理されます。

また、複数請求書が存在する場合、請求書ごとに税率を計算するのか、合計額ごとに税率を計算するのかでも差額が生じます。このような場合は、請求書の枚数が多ければ多いいほど、金額にも差が出てきます。

締め日が異なる

取引先と通常どおり連絡が取れるものの振込がされていない場合、「締め日」の認識が異なっている可能性があります。

例えば、自社が「月末締め翌月末払い」に対し、取引先が「20日締め翌月末払い」だったとしましょう。自社の決済ルールであれば、1月21日に請求書を発行すると、2月末に回収できる計算になります。しかし、取引先は「20日締め翌月末払い」なので、認識としては3月末支払いになるのです。

この認識の相違は初めて取引する際に生じることが多く、契約の段階でしっかり確認しておく必要があります。

計上漏れが起きている

入金が売掛金よりも多く振り込まれている、もしくは少ない場合は計上漏れが疑われます。特に月末取引の際には、「計上基準」のズレによる計上漏れの確率が高いです。売上の計上時期は「商品の引き渡しがあった日」ですが、この「引渡し」には「発送基準」「引渡基準」「検収基準」という3つ基準があります。

「発送基準」は商品を発送した日で計上し、「引渡基準」は商品が取引先に届いた日で計上します。また、「検収基準」は取引先が納品物を検収した日に計上します。この計上時期がずれたまま処理してしまうと、本来計上すべき売上がずれ込み、計上漏れになってしまいます。税務調査で計上漏れが発覚すると、重いペナルティを課せられるので、計上漏れは特に注意が必要です。

さらに、初期の請求から金額が変更となり、複数回請求書を発行し直した際にも注意が必要です。未確定段階やミスで発行された請求書を誤って処理してしまい、二重計上している可能性があります。

消込でミスが発生している

決済方法が銀行振込の場合、消込作業が煩雑化してミスが発生しやすくなります。振込名義は、基本的にカタカナで表記されるため、似たような社名や同姓同名を誤って消し込んでしまう可能性があります。その他にも、請求書の名義と振込名義が異なることもあるので、経理が目視で消込作業をする場合、「名義」には注意が必要です。

また、商品やサービスごとに請求書を発行している、もしくは部署ごとに発行しているなどで複数枚請求書を発行している場合、まとめて入金されることがあります。入金と売掛金が一致すれば支障はありませんが、一致しない場合はどの請求書が間違っているのか特定する必要があります。

取引先のチェック漏れ

上記のどの原因にも当てはまらない場合は、取引先のチェック漏れの可能性があります。取引先が請求書を紛失したり、内容に誤りがあったりすると支払いに回してもらえないことがあります。また、ごく稀に取引先が消費税の処理を間違えて入金してしまうケースもあります。

このような場合は、金額が間違っていることに気づいた時点で営業担当へ連絡し、正しく処理してもらう必要があります。間違い発覚後、早急に対応してもらえれば問題ありませんが、入金日が延びる場合、取引先の経営悪化も考えられるので単に間違えただけなのか、それとも支払える状況ではないのか確認する必要があります。

売掛残高の管理方法

売掛残高に差額を生じさせないためには、徹底した管理が必要です。売掛金の管理を徹底すれば、未回収額が明確に分かるので資金繰りもスムーズになります。ここでは、おすすめの管理方法をご紹介します。

売掛金残高一覧表を作成する

売掛金残高一覧表とは、取引先別に「いくら売掛金があるのか」「当月いくら請求したのか」などを一覧で管理できる表です。

一覧表には、前月以前に発行した未回収金額、集計月発行分の請求金額、集計月に入金された金額、集計月の月末時点の売掛金残高などを記載します。

取引先別に売掛金残高を管理することにより、どれだけ売掛金が発生したのかを把握できるだけではなく、未入金や滞留も把握することができます。

回収が遅延している得意先を把握する

取引先の入金が遅延している場合、売掛金の管理台帳で遅延が把握できるよう、遅延取引先を目立たせるのも効果的です。遅延取引先の行や文字を赤色や太文字にすることで、一目で把握することができます。

また、遅延取引先リストの作成も効果的です。1日でも遅れている取引先はもちろん、確実に回収できる取引先も対象とし、遅延先を網羅して管理することがポイントです。

リストには売掛金だけではなく、遅延期間、遅延理由も明記しておきます。「期限を間違っていた」「支払いを忘れていた」など取引先のミスであれば、期限を設定して催促しましょう。一般的に90日を過ぎると回収が困難になると言われているので、回収が遅延している場合は、早急に把握し対応することが重要です。

決算時は残高確認書の作成・送付を行う

決算時に売掛金が回収できていない場合は、お互いの認識合わせの意味合いで残高確認書を作成し送付します。もし一致しない場合は、取引先での計上漏れの可能性もあるので、早期に対応する必要があります。

残高確認書は、全ての取引先に送るのではなく、残高500万以上など、取引額が多い場合に送ることが多いです。残高確認書を送った際、稀に「督促状」を送られたと勘違いする方がいます。しかし、残高確認書はあくまで「残高を確認する」目的で送られ、「請求や督促」の意味合いは一切ないため、冷静に対応しましょう。

残高確認書が自社に届いた場合の対応

残高確認書には、勘定科目とその金額が記載されています。残高確認書が届いた場合、自社が認識している金額と記載金額が一致していれば、相違のない旨を記して返信します。もし金額が認識と異なる場合、相違している旨を伝えます。その際に、「計上タイミングのズレ」など、分かる範囲で原因や金額も記して返送します。

また、残高確認書の差出人が監査法人の場合、監査手続の一環で送られているので、取引先ではなく監査法人宛に返送します。直接取引先に送付すると改ざんの可能性を疑われ、監査手続がやり直しになってしまいます。返送先は同封されている返信用封筒にあらかじめ記載されているので、そのまま使用すれば問題ありません。返送する際は、記載内容のコピーをとり、保存しておくとよいでしょう。

売掛残高の差額を発生させないポイント

売掛残高の差額を発生させないためにも、請求書を整理し、管理を徹底する必要があります。ここでは、売掛残高の差額を発生させないポイントを3つご紹介します。

自社の基準を周知する

まずは、自社の基準を社内外に周知させることがポイントです。自社の「締め日」はもちろん、特に注意したいのが「売上計上基準」です。

「売上計上基準」とは、売上をどのタイミングで計上するかを決める基準です。売上計上基準は、それぞれ会計上と税務上で規定があり、会計上の売上計上基準は、「商品の引き渡しがあった日」に計上する実現主義に基づいています。その他にも「注文を受けた日」で計上する発送主義、「入金された日」で計上する現金主義などもありますが、売上計上基準は実現主義が原則なので、これらが適用されることはあまりありません。

売上計上基準を異なったタイミングで計上すると、正確な損益で計算されずに、誤った金額の決算書になります。税務申告書は決算書を基に作成されるので、誤った認識のまま計上してしまうと、過少申告加算税や延滞税が課される可能性もあります。

売上計上基準を「発送基準」「引渡基準」「検収基準」どの日付で判断するのか決め、周知させることで、計上漏れを未然に防ぐことができます。

請求書の提出日・取引先締め日を確認する

請求書には、発行日や入金日など、日付を記載する欄が複数あります。この日付を深く考えず記入し、空欄を曖昧にしてしまうと取引先側で正しく処理されず、入金の遅延に繋がります。

特に決算の境目の場合、今期と来期なのかで利益に影響を与えます。本来であれば今期に計上されるものが来期の日付になってしまった場合は、「期ズレ」と言い、修正しなくてはなりません。

予定通りに回収できるよう、取引先の締め日や請求書の日付をお互い確認したうえで正しい請求書を発行するのがポイントです。

ヒューマンエラーが起こらないようにする

ヒューマンエラーが起こらないように、チェック体制をしっかりとルール化する必要があります。ルール化するためには、チェック項目を書き出し、いつ、誰が、どのような手段でチェックをするのか、明確なルールを策定します。

ルール化にあたり、まずはどのような項目をチェックするべきか決定します。「入力内容が正しいかの確認」「必要箇所にきちんと入力がされているかの確認」など、細かく内容を決定しましょう。

次にどのようにチェックしていくのか、プロセスを決め、マニュアル化します。チェックの精度を上げるためにも「ダブルチェック」はとても重要です。決定したルールを文書化し、マニュアル化することで属人化を防ぎ、経験やスキルに頼らずとも正確にチェックすることができます。

最後に、どのようなツールを使用してチェックするのかを決定します。印刷してペンでチェックする方法や、パソコンのソフトを使用する方法などさまざまな方法がありますが、近年特に注目されているツールは、クラウドサービスを利用した自動チェックツールです。目視だけでは見落としてしまうミスも、簡単に検出することができます。

正確な売掛金管理は「請求管理ロボ」にお任せ！

正確に売掛金を管理するには、徹底した管理体制が必要です。しかし、月末月初は請求書作成、集金、入金消込、催促などの業務が集中的に重なり、人手による管理には限界があります。

少しでも経理の負担を減らすために、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。