経理を担当したことのある方には馴染みのある業務の1つに「消し込み」というものがあります。正確に処理していかなければならないため、地味で地道な作業ですが経理業務の中では重要性の高い作業です。

近年は消し込み業務の効率化・自動化が進んでいるものの、まだまだ人手で処理することの多いアナログな作業です。この記事では消し込み業務の概要と課題、システム導入による消し込み業務の自動化について解説します。

消し込みとは

取引先から注文が入れば売上として計上されますが、入金が完了するまでは「売掛金」として扱います。このように、BtoB取引では注文をもらったらすぐに入金してもらうのではなく、あらかじめ取り決めた期日に代金を振り込む「掛取引」でやりとりされるのが一般的です。

消し込みとは、売掛金として管理されていた金額を、入金が確認でき次第消していく作業です。売掛金は取引先が自社に対して債務を負っている状態を指しますので、商品やサービスの提供の対価として正しく支払いが行われたということを確認する作業に相当します。
この作業を行わないと、代金が未回収であるという状態を把握できず、振り込まれた金額の間違いが確認できないので、売上を正確に計上することができません。また、消し込み作業を誤ると、取引先に二重請求して信用を損なう恐れもあります。

しかしながら、取引先が多い企業にとって１件ずつ間違いなく処理するのは非常に難しい作業であり、ミスが1つでもあれば数字を再確認して整合を取る必要があるため、チェック体制の強化も求められます。

なお、売掛金が入金された際に行う消し込みを「入金消込」といい、売掛金を支払った際に行う消し込みを「支払い消込」といいますが、この記事では入金消込を中心に解説していきます。

消し込み業務のフロー

消し込みは、代金が振り込まれた口座の入金明細を取引先の入金金額データと帳簿上の売掛金の会計データとを突き合わせて双方の額が一致しているかどうかを確認し、その内容を会計データに入力して帳簿に記載されている売掛金を消去するという流れで行われます。

例えば取引先から5万円の商品の注文を受けて納品した時、帳簿上では借方が売掛金5万円、貸方が売上5万円になり、売掛金は5万円になります。

その後に取引先が代金を入金すると、借方は当座預金が5万円、貸方が売掛金5万円になります。この時点で売掛金が帳簿上で消し込まれて0円になり、当座預金が5万円になります。

消し込み業務の注意点

消し込み業務で注意すべき2つのケースについて以下に解説します。

個別対応の必要があるケースも多い

消し込みは、会社の規模が大きくなったり、取引先が増えたりするとそれに比例して煩雑になってきます。そして消し込み作業が遅れると、月次の決算の締めが遅れてしまう原因の1つにもなります。

また、以下に挙げるイレギュラーなケースは個別に対応する必要があります。

・入金期日が過ぎても予定通りに入金されない場合
・入金日が取引先ごとに異なる場合
・入金方法が取引先によって異なる場合
・同じ金額の売掛金が2つ以上存在する場合

請求金額を回収する業務は通常、25日や月末日に売上伝票の締切があり、1ヶ月分の請求書を取引先宛てに送付し、取引先と合意した期日に入金があって代金回収が完了となります。請求書に記載した金額と入金額が一致していれば問題ありませんが、相違があった場合は売上伝票を調べたり、売上伝票の中で未入金の商品がどれなのかを調べたりする個別対応が必要になります。

ミスが発生しやすいケースがある

消し込み業務は煩雑な手続きを踏むため、ケースによってはミスが発生しやすくなります。振込人の名義と請求人の名義が異なったり、会社名が似通っていたり、同姓同名の請求先が存在していたりすると、消し込みを誤ってしまう可能性があります。また、振込人の名義はカタカナで表示されるため、読み間違いによるミスも起こりやすいものです。

さらに、1社の取引先であっても複数の商品やサービスを取引している場合、2枚以上の請求書を発行することがあります。それに対して取引先は請求書1枚ごとに振り込む場合や、複数の請求書をまとめて一括で振り込む場合もあるため、消し込み業務がより複雑になりミスの原因となります。

そのほかにも、入金金額と請求金額に相違がある、振込手数料を差し引いた金額で入金されているなどのケースも注意が必要です。不足金額を請求したり、翌月度に繰り越して請求したりといった対応が必要になるため、消し込み業務に関わる作業の負担が増してミスが発生しやすくなります。

消し込み業務の課題

消し込み業務にはいくつかの課題があります。ここでは、数ある課題の中から3つの課題を解説します。

経理部門への負担が大きい

入金消し込み業務は、会社の経営に直接影響のある金銭の管理をしているという点と、ミスやトラブルが発生しやすいという点の2つの側面を持つことから重要度の高い業務です。会社は商品やサービスの販売によって得た売上で経営が成り立っているため、取引先から期日と金額がきちんと守られた支払いがなければ会社のキャッシュフローが滞り、経営が逼迫してしまいます。したがって、取引先が支払い条件を守っているかどうかを常に正確に把握しておく必要があります。

しかし、経理部門の仕事は消し込み業務だけではありません。そのため、経理部門の担当者が消し込み業務が発生する期間は残業を余儀なくされたり、入金されていない場合に営業担当者に確認を取ったりと、多くの負担がのしかかります。

また、ミスが許されない業務ということもあり、心理的なプレッシャーも経理部門の負担を増大させる要因の1つとなっているのです。

業務の特性上細心の注意が必要とされる

消し込みが正確に行われないと、二重請求や商品やサービスを販売したのに取引先から支払いがなされないまま放置してしまうリスクが生じます。二重請求は信用問題に関わりますし、未払いを放置すれば資金が不足する事態に陥りかねないので、入金消し込み業務は細心の注意が必要とされる業務です。

しかしながら、消し込み作業は多くの場合で目視と手作業で行われるため、入金済みの取引で消し込みを忘れたり、未回収の売掛金を誤って消し込んでしまったりといった人的ミスを起こす恐れを常に内包しています。

属人化してしまいやすい

消し込み業務の課題としてもう1つ挙げられるのが、業務が属人化してしまいやすいということです。消し込みを手作業で行っていると、正確性と同時に速さも求められるためベテランの社員に任せることが多くなりがちです。

「請求金額と振込金額が違うのは振込手数料を差し引いているため」や「この振込人名義は〇〇社の△△さんのこと」など、経験が豊富な社員ならそのような誤差を理解して対処できるかもしれません。しかし、これは消し込み業務が属人化していることを意味し、当人しか内容を把握していないという状況になっていることを表します。

その結果、経験の浅い社員が業務を行うことができなくなり、ベテランの消し込み担当者に負担が集中し、その担当者が休暇を取れないという問題が発生します。このように、業務の性質上ミスができないという大きなプレッシャーがあるにもかかわらず、他の社員と分担して負荷を減らすことができないということも大きな問題です。

さらに、ベテランの担当者が異動や退職する際に消し込み業務の引き継ぎがしっかり行われないと、経理業務が滞り、ミスや見落としによってキャッシュフローそのものが滞る可能性が出てきます。

課題への対策「システム導入による自動化」

ここまで消し込み業務を手作業で行うことの課題を挙げてきました。手作業で行うことがいかに難しい業務であるかご理解いただけたことでしょう。

ここからは、課題を解消する1つの方法として「システム導入による自動化」について解説します。

業務効率化を実現できる

何度もご紹介しているとおり、消し込み業務は請求金額と入金金額は一致しているか、代金の回収は遅滞なく行われているかなどを確認し、問題なく入金されていれば売掛金を消し込むという作業を一つひとつ行っていく地道な業務です。会社の規模が大きくなるほど、そして取引先の数が多くなるほど処理する件数が多くなり、入金消し込みを手作業で行おうとすれば多くの時間と手間がかかります。

そこで、システムを導入すればミスを減らして業務効率化が実現できます。自動化にはいくつかの方法があり、マクロを使用したエクセルでの自動化、消し込み自動化システムの導入などが挙げられます。

エクセルを利用した消し込みは、多くの企業で取り入れられています。関数やマクロ機能を使って入金先と取引先を突き合わせるなど、作業を一部自動化することができます。しかし、最終的には目視による確認が必要となるので、完全な自動化はできません。

一方、自動化システムは、売掛金データと入金データを照合して入金消し込みを行うまでを完全自動化したり、請求書発行から代金回収まで代行したりして業務全般を効率化してくれます。ただし、システムによってはインストールが必要なため、導入に手間がかかるケースもあります。

人的ミスを低減できる

消し込み作業そのものは売掛金と回収金の現状を帳簿に反映する単純作業です。企業の経営活動に直接つながるわけではありません。しかし、名義の確認、金額誤差の確認、未入金に対する繰越請求の処理など、確認するポイントは非常に多く、ヒューマンエラーは一定の割合で発生してしまうものです。

消し込みシステムを導入してこのような作業を自動化すれば、見間違いや思い込みによる照合間違いを防ぎ、人的ミスを低減できます。消費税や振込手数料などのミスをしやすい計算も、消し込みシステムなら正確に行えます。

ほかの経理業務のフォローもしてくれる

消し込み作業を自動化できるシステムはさまざまなベンダーから提供されており、多種多様な機能を有しています。中には、請求書の発行から未入金回収、未入金の督促を経て消し込みまで行うシステムもあり、システムによっては経理の業務負担を大幅に軽減できる可能性があります。

また、財務会計、管理会計、債権管理の機能を有したシステムを用いれば、消し込み業務だけに留まらず、企業の経営判断に関わる工程もフォロー可能です。

消込・債権管理の効率化は「請求管理ロボ」にお任せ！

消し込み作業の一つひとつは大した工数ではありませんが、1件ずつ確実に確認しなければならないため、量が多くなるのに比例して大変な作業になります。消し込み作業にあたる人員を増やして対処したくても、人手不足の現代において満足のいく人員を十分に確保できる会社はほとんどないでしょう。

そのため、経理担当者は毎月煩雑な作業に追われてストレスを感じながら業務にあたっているのが現状です。請求業務を効率化することは経理部門の生産性を向上させる意義を持つだけでなく、キャッシュフローの健全化を図るうえで欠かすことはできません。