企業が利益を上げるためには、毎月取引先に対して代金を請求するための請求書を発行する工程が欠かせません。この請求書の発行や送付、入金確認などの一連の流れを「請求業務」といいます。

請求業務は会社のお金を管理する仕事であるため、1円間違うだけで問題に発展してしまうケースも少なくはありません。請求業務は間違いが許されないのにもかかわらず、業務が非常に複雑なので、覚えきれないと頭を抱えてしまう若手社会人も多いことでしょう。

そこで今回は、請求業務について知りたい若手社員に向けて、請求業務の流れと効率化の方法について徹底解説します。

請求業務とは

そもそも請求業務は、製品やサービスを購入した取引先やユーザーに対し、支払いを求める書類を発行・管理する業務のことです。とくに企業同士の取引は後払いが一般的なため、月末などに請求書を作成し、送付することで振り込んでもらう流れになります。

単純な仕事に見えますが、請求業務にはさまざまな業務が存在しており、気を付けなくてはいけない点も多くあります。まずは、業務内容についてみていきましょう。

請求の種類

はじめに請求の種類について解説します。請求のタイミングによって2つの種類に分類が可能です。

・都度請求
都度請求は、商品やサービス購入の都度請求書を発行する方法です。多くの場合、新規の取引や単発の取引で採用される傾向があります。締め日を待たずに請求金額を確定できるため、キャッシュフローが把握しやすいというメリットがあります。

・締め請求
締め請求は、通常1ヶ月ごとの期間にまとめて請求書を発行し、集金を行う一般的な方法です。相手を信用して後払い請求するため「与信取引」と呼ばれることもあります。

締め請求を行う場合は、締め日と支払期限をあらかじめ決めておく必要があります。たとえば、「毎月末締めで請求書を発行し、翌月末までに振り込んでもらう」ことが締め請求の一例です。締め日は20日や月末が一般的ですが、企業によって異なります。
継続的に取引がある企業に対しては、締め請求を行うケースがほとんどです。請求書には合計金額だけではなく、各取引の明細などを分かりやすく明記します。

請求書を巡る業務の流れ

それでは、実際に請求書の作成などを行うときは、どのような流れで手続きが進んでいくのでしょうか。ここでは、請求書をめぐる業務の流れを順番にみていきましょう。

・発行者側の業務

1.請求内容を確定させる
取引先ごとのデータを作成する、大切な業務です。締め日が来たらまずは1ヶ月分の取引を整理し、内容を確定させていきます。営業から上がってきた伝票を取引先ごとに分けて、漏れがないようにまとめておきます。
このプロセスでは、エクセルなどの表計算ソフトや請求システムなどを活用するのが一般的です。

2.請求書を作る
ほとんどの会社は、請求書の雛形となるテンプレートを用意しています。用意されたテンプレートに必要事項を入力し、請求書を作っていきましょう。作成の際は「作成したデータ」と「伝票」に間違いがないか再び確認しながら、手入力を行っていくことが一般的です。
請求書に記載する内容としては、以下のような項目が挙げられます。

・作成者の氏名もしくは名称
・取引の合計金額
・取引の明細（品番・品名・個数・単価・小計・消費税など）
・取引年月日
・宛先の事業者名もしくは担当者名
・振込先

作成した請求書は社内の承認を得たあと、メールもしくは郵送で送付します。メールであればPDFデータを送るだけで済みますが、発送する場合は発送先住所などを封筒にプリントし、「請求書在中」と記載するという一手間がかかります。作成した封筒に請求書を入れて発送したら、ようやく請求書の作成業務は完了です。

3.入金の確認と未払い対応
請求書を発行したあとは、指定した期日までに入金があったかどうかを確認する必要があります。入金額が一致していないときや未払金があるときは、すぐに取引先に連絡して対応してもらうことが大切です。
入金があったときは、入金伝票の作成や消込、帳簿への記録などの経理業務を行うことになります。この確認や経理の処理が非常に手間で、担当者の時間や労力を大幅に奪っていることも珍しくありません。

・受け取った側の業務

請求書を受け取ったあとは、納品された商品と記載されている金額に間違いがないかについてチェックします。支払期日や支払い方法も確認し、間違いがなければ期日までに代金を支払います。支払ったあとは帳簿上の買掛金の消込作業を行い、請求に関する業務は完了です。

請求業務で注意したいこと

請求業務では企業や取引先のお金を取り扱うことになるため、正確な業務を遂行するためにも3つのポイントに注意する必要があります。

・責任感を持って業務に当たる
大前提として、請求業務を行う際は必ず責任感を持って業務に当たることが大切です。請求業務には多くの確認作業やプロセスが存在しており、非常に煩雑で複雑な性質を持っています。時間と手間がかかる業務であるうえ、ミスが許されない点もこの業務の特徴です。

「過剰請求してしまった」「請求先を間違えてしまった」などというミスがあれば、企業の信用問題にも関わってきます。売上が減少したりリピート客を失ったりしてしまうことも考えられるでしょう。請求業務を行う際は、担当者はもちろん、管理者や承認者もしっかりと責任感を持って業務に当たってください。そのうえで、ミスを徹底的になくしたり万が一の責任の所在を明らかにしたりすることが肝心です。

・支払いサイトに気を付ける
請求書作成時に注意したいのが、「支払いサイト」です。支払いサイトとは、請求から支払期日までの期間のことです。
企業によって支払いサイトは異なります。あらかじめ請求先の支払いサイトが30日なのか60日なのかをしっかりと確認し、入力する支払期日に間違いがないよう注意しましょう。

・リスク管理をする
請求業務はお金に関わる仕事であるため、常にリスクに晒されています。「いつも同じ担当者だけが業務をしている」という場合は横領が起きても気が付きにくくなりますし、ミスに気づかないまま過剰請求し続けてしまうこともあるかもしれません。

大切なのは、業務を一部の担当者に頼り切らないようにすることです。上司や同僚がチームとなって業務に当たることで、リスクを最小限に減らすことが可能です。もしも中小企業などで人手が足りない場合は、自動で正確に管理を行ってくれる請求管理システムなどを活用するといいでしょう。

請求書の保管方法

受け取った請求書や発行した請求書の控えは、取引を証明する「証憑書類」として保管することが義務付けられています。法人の場合、基本的には帳簿とともに7年間保管することが求められていますが、平成30年4月1日以降に欠損金が生じた場合は、10年間の保管が必要です。

書類を保管するときは、紙もしくは電子データの2種類の媒体が選べます。ここでは、請求書の保管方法について紹介します。

紙による保管

もっとも一般的なのは、紙による保管です。支払いが完了するまで請求書を一時保管用のファイルに入れておき、支払いが完了した時点で保管用のファイルなどにまとめて保管庫などにしまっておきます。

証憑書類は税務調査などで必要となることがあるため、取引先や年月日ごとにまとめておき、いつでも確認できるようにすることが大切です。しかしながら、紙をファイリングして保管するときは多くの時間やコスト、スペースを必要とするため、書類の保管が負担になっている企業も少なくはありません。

電子データによる保管

一定の要件を満たせば、証憑書類を電子データで保管することも許されています。ただし、紙で保管していた書類を電子化保管する際は、税務署長に許可をもらう必要があります。必ず保管方法を変更する3ヶ月前までに手続きを済ませておきましょう。なお請求書を電子データで保管するときは、以下の2つの法令を押さえておく必要があります。

・e-文書法
紙媒体の保管が義務付けられていた書類を、電子データで保管できるように定めた法律です。保管が必要なほぼ書類のすべて対象となっています。鮮明に内容を読める「見読性」、改ざんや変更がないことを証明する「完全性」、いつでも必要な書類を閲覧できる「検索性」、アクセス可能な権限を制限する「機密性」が要件として定められています。

・電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は、電子計算機を活用して作成する書類の保存に関する特例について定めた法律です。対象となるのは、契約書や請求書、領収書や見積書などの国税関係の帳簿や書類です。

電子化するときは、電子署名や解像度などを定めた「真実性の確保」、カラーで閲覧できて検索しやすいように保管する「可視性の確保」などの要件を満たす必要があります。導入時はしっかりと双方を確認しておき、法令に則った運用を心がけましょう。

請求業務が抱える課題

請求業務には多くのプロセスが存在しており、正確に業務を遂行することが求められます。ただでさえ手間や時間がかかる業務ですが、実は手間以外にも多くの課題が存在しています。ここでは、請求業務が抱える課題について4つみていきましょう。

ヒューマンエラー

先述したように、請求業務はミスが許されない業務ですが、人間が作業をする以上は完全にミスをなくすことはできません。そのため、管理者や承認者はヒューマンエラーの可能性を念頭に置くことが大切です。
ダブルチェックの徹底やチェックマニュアルを用意するなど、確実にミスに気づける体制を整えるようにしましょう。

未回収

未回収のリスクは、請求業務につきものの課題です。代金を振り込んでもらえないとキャッシュフローが乱れてしまいますし、企業の経営そのものに影響を与えてしまう危険性もあります。そのため、未回収の代金がある場合は、しっかりと回収のための対策を取ることが大切です。
未回収トラブルを防ぐためには、与信管理の強化やスピーディな催促連絡などが有効です。

過払い金

計算を間違えてしまったときや取引先が入金する金額を間違えてしまったときなど、過払い金に関するトラブルも請求業務にはつきものです。取引先の入金ミスは防げないものですが、請求書の計算ミスなどは気を付ければ防ぐことができます。
返金の手続きや連絡は担当者にとって大きな負担となるため、可能な限りミスを減らして手間が生じないようにすることが大切です。

横領

横領とは、会社のお金やモノを不正に自分のものにすることを指します。横領は、そのなかでも以下の3つに分類することが可能です。

・着服：経費の水増しや架空請求などで現金を盗むこと
・横流し：会社が所有するモノを勝手に転売すること
・キックバック：謝礼や販促金を得るために金銭などを渡すこと

これらの横領を防ぐためには、定期的な担当者の交代やチームでの業務遂行が有効です。また、会計システムなどを導入し、人の手による不正を防ぐ体制を整えることもおすすめです。

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