当月届くはずの請求書がなかなか届かないということはありませんか？特に、締日を過ぎても届かない場合は困ってしまいますよね。
このような場合、どのように対応すれば良いのでしょうか。請求書が届かない場合の対応方法についてお伝えします。

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請求書が届かなくても支払わなければならない？

締日前後は、経理担当者にとって月の中でも業務が集中する時期です。「請求書が届いていないんだから支払わなくてもいいんじゃないの？」という気分にもなりますよね。また、そもそも請求書の未着に気づかないケースもあるかもしれません。

しかし、請求書の未着は支払いをしなくても良い理由にはなりません。届けるべき請求書を届けていないのは、確かに先方の落ち度かもしれませんが、未着に気づいた時点でこちらから連絡を差し上げて早急に送っていただくのがビジネス上のマナーだと言えるでしょう。

請求書の未着に気づいたときの対応方法

では、届くはずの請求書が届いていないことに気づいた場合に、どのような対応をするべきかについて考えていきましょう。

まずは先方の担当者に連絡を取りましょう。連絡手段はメールでも電話でも、普段の連絡で利用している方法で良いかと思いますが、急ぎの対応が必要になるケースが多いはずなので電話がベターでしょう。メールと電話を重ねて連絡するのもおすすめです。

請求書の未着は、先方の請求漏れや発送ミス、発送遅れなどが原因の場合が多いと考えられますが、誤配などのケースもないとは言えません。まずは、発送済みかどうかを確認しましょう。

すでに発送していただいている場合は、いつ発送したのか（いつ頃届く予定か）を確認します。未発送の場合は、いつ頃発送していただけるのかを確認しましょう。来社予定のある営業担当者などに持ってきてもらうという方法もあります。確実に届くという予定が確認できたら、原本が届くより先に内容を確認させてもらうために、PDFをメールに添付してもらったり、先に書面をFAXしてもらったりといったお願いをしてみるのも良いでしょう。

伝える際には、相手を責めるような口調は避けて、あくまでも「支払いを滞らせないために請求書を早くいただきたい」という旨を伝えるようにするとスムーズです。

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今回は、取引先からの請求書が届かないという立場のお話でしたが、こちらからの請求漏れや発送遅れにも注意したいところです。毎月の煩雑な請求業務の負担を軽減したいとお考えの方は、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。