普段あまり聞き馴染みのない「支払通知書」ですが、れっきとした国税関係書類の一つです。この書類は支払い内容を通知するために発行するもので、発行した側も受領した側も一定期間保存しておかなければなりません。

そう聞くと重要な書類に思える一方で、支払通知書を発行せずに取引が進められるケースもあります。本記事では、支払通知書を発行する意味や作成方法、保存方法などを詳しく解説します。ぜひ参考にしてみてください。

そもそも支払通知書とは？

そもそも支払通知書とはどのような書類なのでしょうか。まずは、その役割や請求書との違いなど概要を解説します。

支払通知書の役割

支払通知書とは、すでに納品や取引を終えて支払いが確定しているものについて、支払う側（発注者）が支払い先（受注者）へ支払い内容を伝えるための書類です。支払い先に対して事前に「こちらの内容で支払います」と伝え、内容に相違がないことを双方で確認し合う役割があります。

そうすることでミスやトラブルが回避され、円滑な経理業務につながります。また、請求書の代わりとしても使用可能です。

支払通知書と請求書の違い

支払通知書は発注者から受注者へ、支払いが確定した取引についてこの内容で支払う意思があることを伝えるための書類です。一方で、請求書とは、商品やサービスを提供した際に、対価として金銭の支払いを請求するための書類です。受注者から発注者へ発行されます。この2つの書類は発行元と発行目的が異なるので注意しましょう。

支払通知書の発行義務はある？

支払通知書は法的には発行する義務はありません。あくまで任意で作成する書類です。しかし、発行することで円滑な経理業務につながる等の理由から、取り入れている企業が多くあります。

支払通知書を発行するタイミング

一般的には、商品やサービスの納品・検収が完了したタイミング、つまり取引後かつ請求書を受けとる前に発注者が発行します。支払通知書が発行されていれば請求書は省略できますが、それでも請求書を発行する場合には、支払通知書を受領してからその内容をもとに発行します。

そうすることで請求書の内容に相違が生まれず、スムーズな経費処理ができます。

支払通知書に必要な記載項目

フォーマットや必要な項目なども法的に定められていないため、独自に作成したフォーマットを使用しても問題ありません。しかし、一般的に必要とされている項目があります。

また、2023年10月1日から開始するインボイス制度において支払通知書を適格請求書として扱う場合には、記載が定められている項目もあります。そのため、この見出しでは「従来の支払通知書の場合」と「適格請求書に対応した支払通知書の場合」に分けて、必要な項目について解説します。

従来の支払通知書の場合

従来の支払通知書で、基本的に必要とされている項目は以下です。

● 書類のタイトル
　書類の一番上、中央に「支払通知書」と大きく記載します。

● 書類を発行した年月日
書類を発行した年月日を記載します。記載場所や日付にルールはありませんが、1ヶ月分をまとめて記載する場合は月末か月初の日付にするのがおすすめです。そうすることで管理がしやすくなります。

● 発行企業名と連絡先
書類を発行した企業名と住所、電話番号、メールアドレスなどの連絡先を記載します。支払通知書は支払いを行う発注者が発行する書類なので、ここには発注した側の企業の詳細を記載しましょう。

● 宛名と連絡先
支払通知書の宛先になる取引先名と住所などの連絡先を記載します。支払通知書は支払いを受ける側が受け取る書類なので、ここには受注した側の企業名や個人事業主名と詳細を記載しましょう。敬称は企業であれば「御中」、個人事業主やフリーランスの個人の場合は「様」と記載するのが作法ですので注意が必要です。

● 支払通知金額
支払予定額を記載します。消費税も含めた支払う金額の総額を記載しましょう。算出方法は以下で解説します。

● 取引年月日
取引を行った年月日を記載します。取引ごと一つずつに対して記載しましょう。支払通知書は納品や検収があってから発行するため、取引年月日は支払通知書の発行日付以前の日付になります。

● 取引内容
取引内容を明記します。「清掃代」などの書き方では取引を特定できないため、「A邸ルームクリーニング代金」といったようにどの取引のことか誰が見ても分かるように書きましょう。

● 単価
商品やサービスの単価を商品ごとに記載します。

● 消費税
商品やサービスの単価ごとに消費税額を記載します。ですが、この方法ではなく、単価の合計額に消費税率をかけて消費税額を求めて、記載することもできます。その場合は、税抜の合計額と消費税額の合計額を記載する欄を設けましょう。

● 備考欄
支払期日や振込先口座、補足など、支払いに関して伝えたいことがあればこちらに記載します。ちなみに、備考欄へ「一定期間内ご連絡いただかなかった場合、本書類をご確認いただいたことと致します。」のような文言を記載しておくことで、書類に目を通してもらえたか確認する手間が省略できるためおすすめです。

● 小計
税抜の合計額と消費税の合計額、つまりそれぞれの小計を計算して記載します。

● 総合計
最後に、税抜の合計額と消費税の合計額を合わせた総合計を記載しましょう。そしてその金額を、前述の「支払通知金額」の項目にも記載すれば完成です。

適格請求書に対応した支払通知書の場合

インボイス制度において支払通知書を適格請求書として扱う場合に、記載が定められている項目は以下の通りです。従来の支払通知書の項目に以下項目を追加して作成しましょう。

● 課税仕入れの相手方の適格請求書発行事業者の登録番号
「課税仕入れの相手方」とは支払いを受ける側、つまり支払通知書の宛先である受注者のことです。事前に先方の適格請求書発行事業者の登録番号を確認しておき、支払通知書の宛名の下に「T-※13桁の数字※」と記載しましょう。

● 該当する取引が軽減税率の対象であるか否か
各取引が軽減税率の対象となるかどうか、わかるように明記しましょう。

● 税率ごとに区分して合計した税抜の支払額
税率ごとに区分して、消費税額を含まない税抜の合計額を求めます。支払通知書に記載している取引において、8%対象の税抜額小計と10%対象の税抜額小計をそれぞれ明記しましょう。

● 適用税率および消費税額など
税率ごとの税抜の合計額に対して、適用税率と消費税額を計算して記載します。注意点として、適格請求書として扱う書類においては、消費税の端数処理は税率ごとに1回しか行うことができません。

そのため、取引ごとに消費税額を算出するのではなく、税率ごとに税抜の合計額を出してから消費税率をかけて、消費税額を算出するようにしましょう。最後に総合計を出して、前述の「支払通知金額」の項目にも記載すれば完成です。

支払通知書の保存期間と保存方法

支払通知書は国税関係書類の一つで、発行した側も受領した側も、定められた期間保管する義務があります。支払通知書は、国税関係書類の中でも、取引があったことを証明する役割の「証憑書類」とされています。

「取引を行った企業双方が記載内容に合意した」という重要な証拠になることから、保存が定められています。なお、保存期間は法人と個人事業主とで異なります。誤って書類を処分してしまうことがないよう、保存期間や保存方法などの規則をよく理解しておくことが重要です。

続いて、法人・個人事業主における保存期間と保存方法について解説します。

保存期間：法人の場合

法人は、基本的に7年間の保存が定められています。発行元であれば発行から、受け取った側であれば受領日から、7年後の法人税申告期限日まで保管してください。この時、発行日・受領日から7年後ではない点に注意しましょう。

例外的に、青色申告法人で赤字決算をした場合や、青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失欠損金額が発生した場合は、10年間の保存が定められています。（2018年4月1日以前に開始した事業年度の場合は9年間です。）これは、法人の赤字（繰越欠損金）は10年間繰越ができ、繰越控除を受けるにあたって証憑書類の保存が必要なためです。

保存期間：個人事業主の場合

青色申告・白色申告をしている個人事業主は、5年間の保存が定められています。発行元であれば発行から、受け取った側であれば受領日から、5年後の確定申告期限日まで保管してください。法人同様、この時、発行日・受領日から5年後ではない点に注意しましょう。

しかし、消費税の課税事業者やインボイス制度に対応した適格請求書発行事業者の登録をした個人事業主は、支払通知書を含む証憑書類を7年間保存する定めです。この場合、適格請求書を発行した日、もしくは受け取った日が属する課税期間の末日の翌日から2ヶ月を超過した日から7年間が保存期間なので注意しましょう。

また、免税事業者の場合でも、個人事業主の決算関係書類や総勘定元帳などの帳簿類は7年間保存しなければなりません。保管場所に余裕がある場合は、証憑書類も決算関係書類とあわせて7年間保存しておくと管理しやすいかもしれません。

保存方法

保存方法は書類とデータの2種類があります。支払通知書を書類で受け取った場合は、後ですぐに見返せるように取引先別や日付別にファイリングしましょう。属人化しないよう、担当者以外でも必要なときすぐに閲覧できるようにしておくことが重要です。

支払通知書をメール添付など電子データで受け取った場合は、電子データでの保存が必要です。書類で受け取った場合と同様に、属人化しないように規則性のあるファイル分けや命名規則の遵守を徹底して保管しましょう。

また、2024年1月以降は電子帳簿保存法に基づいて保存する必要があります。電子帳簿保存法とは、所得税や法人税の申告に関連する国税関係書類を、電子データでやり取りした場合には電子データでの保存が義務付けられる法律のことです。

2023年12月31日までは宥恕措置として、電子データで受け取ってもプリントアウトをして書類で保存することも認められますが、2024年1月1日からは電子データは電子データでの保存が原則となります。電子データの保存については、改ざん防止措置を実施するなど、以下要件を満たしたうえで保存する必要があります。

● 改ざん防止措置を施す
タイムスタンプの付与、改ざんを防ぐ事務処理規程を定めるなど

● 日付、金額、取引先で検索できるようにする
規則的なファイル名の設定など

● プリンタやディスプレイなどすぐに出力できる装置を備え付ける
※検索要件には特例があるので、国税庁のWebページで確認してください。

郵送などにより支払通知書を書類で受け取った際には、電子データでの保存義務はありません。しかし、書類もデータで保存したい場合には、書類をスキャンしてタイムスタンプを一定期間内に付与するなど、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たす必要があるので注意しましょう。

支払通知書を電子化するメリット

重要な役割を担っている支払通知書ですが、書類で発行するとなると手間がかかります。ペーパレス化やDX推進の動きが活性化している背景もあり、支払通知書を含めたさまざまな書類の電子化に着手している企業が増えつつあります。電子化するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

続いて、支払通知書を電子化するメリットについて解説します。

人為的ミスがなくなる

まず、人為的ミスがなくなることがメリットとして挙げられます。発注元が支払通知書を作成してからプリントアウトし、郵送後、受注先が受領するという過程の中で、都度詳細を確認することは骨の折れる作業と言えます。

すべてを手動で行うと、どうしても内容に不備があったり送り先を誤ってしまったり、人為的ミスが発生する可能性がついてまわります。特に金額のミスは信用問題に発展してしまうため、電子化や自動化できる部分はどんどんシステムに頼って人為的ミス削減につなげましょう。

一括管理ができて効率化を図れる

また、効率化が図れることもメリットです。書類で発行する場合、印刷や押印、郵送の手間が発生します。あわせて、内容が見積書や注文書と合致しているかを目視で確認する必要もあります。

一方電子化した場合、作成後クリック一つで送付ができ、内容も見積書や注文書から引用することで、入力ミスすることなく作成できます。また受領する側も、書類で受け取って取引先や発行日ごとに手作業で保管場所に格納するより、データで受け取ってPC内に格納する方が効率的でしょう。

書類削減によるコストカット・スペース縮小

さらにコストカットも期待できます。書類で運用する場合、紙代やインク代、郵送コスト、保管するためのキャビネットやファイルなどの備品が必要になります。電子化すればこれらが不要になるので、コスト削減につなげることができます。

また、支払通知書は一定期間保管する義務があるため、社内に書類を保管しておくとなると、どうしてもスペースが圧迫されてしまいます。しかし、電子化することで書類を保管するためのスペースを確保する必要がなくなりスペース縮小につながります。

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