未払金と買掛金は、どちらも取引先へ支払う金額です。一見同じもののように感じますが、この2つは取引内容によって区別されています。ここでは、未払金と買掛金の違いや仕訳例、会計業務によくある悩みと解決するためのポイントを解説します。

未払金と買掛金の違い

未払金と買掛金の違いは購入した商品にあります。営業活動に関わるものを購入した場合は買掛金になりますが、それ以外で単発的な取引を行った場合には、未払金として扱うのが一般的です。

また、未払金と買掛金を分けておくと、トラブル発生時に対応しやすくなります。例えば、未払金が原因なら回収に努める、買掛金が原因なら取引先に相談するなど、スムーズに対策を取れます。

未払金とは

未払金とは、営業活動に関わる取引以外で発生した費用のことを表します。単発的な出費であるケースが多いもの特徴です。

売掛金や未払費用といった、似ている言葉も存在しますが、言葉の意味は異なるため、違いを確認しておくと良いでしょう。

未払金の概要

未払金とは、商品以外を購入した際の費用です。その中でも、単発的であり継続的に支払わない費用を未払金とするのが一般的です。また、勘定科目としての未払金は、一時的債務のうち未払費用および買掛金に該当しないものを表しています。

具体的には、単発でアルバイトを採用した場合やインターネットの回線工事、事務用品の購入などがこれに該当します。例えば未払金が先月よりも多くなっている場合、先月と比較して単発的な支出が多くなっているのではと考えて、対策を進めていくことも可能です。

売掛金や未払費用との違い

未払金と似ている言葉に「売掛金」や「未払費用」があります。

例えば売掛金は、サービスや商品を販売した対価を指しており、こちらが取引先へ請求するものです。また、未払費用とは決算時点より後払いになる費用のことを指しています。

定期的に支払うことを前提としているので、具体的には、家賃や雇用契約を結んでいる従業員への給料などが未払費用に該当します。

買掛金とは？

買掛金とは、営業活動に関わる取引で発生した費用のことです。材料や商品を購入し、それを用いて営業活動を行う場合は、ここに該当します。

商品を注文した時点では会計処理が発生せず、商品を仕入れた際や代金を支払う際に処理を行うため、買掛金の処理は全体の流れで覚えることをおすすめします。

買掛金の概要

買掛金とは、材料や商品などを購入した際の費用です。未払金と異なる点として、購入する商品は営業活動に関わる取引である点が挙げられます。

営業活動に関わる取引とそれ以外を分かりやすく例えるなら、お店で購入したおにぎりやパンなどを想像すると良いでしょう。

この場合、営業活動に関わる取引に該当するのは、おにぎりやパンなどの商品本体です。また、それ以外の部分には包装紙や袋などが該当します。お店としてはおにぎりやパンなどを売ることで利益を得ており、袋自体に営業への直接的な影響はありません。

買掛金処理の流れ

買掛金が発生するのは、材料や商品を購入するときです。商品を注文した時点では、会計業務が発生していません。商品を仕入れた際には、仕入高という勘定科目を使って費用を計算します。請求書が届いたら期限までに支払いましょう。

なお、代金を支払う際には会計処理が必要です。このとき、買掛金をどの項目で処理したのかチェックしておきます。最後に買掛金の処理に間違いがないか、買掛金残高の確認をすれば買掛金処理は完了です。

買掛金・未払金の具体的な仕訳例

買掛金と未払金の違いを説明しましたが、文字だけでは伝わりにくい部分もあるでしょう。

ここからは、具体的な数字を用いてどのように表記するのが一般的なのか、ご紹介します。

買掛金の仕訳例

商品や材料など、営業活動に関わる取引をした場合の料金は、買掛金として処理します。

例えばこちらがパン屋で、取引先から小麦を50,000円分購入した場合は、以下のように表現することが可能です。

後日、代金を支払った場合は、以下の通りになります。

未払金の仕訳例

商品以外を購入し、料金を後で支払う場合は未払金として処理します。

例えばこちらがパン屋で、イベントへお店を出すために単発のアルバイトを雇ったと仮定しましょう。その給料が30,000円の場合、以下のように仕訳を行います。

後日、代金を支払った場合は以下の通りになります。

会計業務中の扱い

未払金や買掛金は、どちらも貸借対照表上の負債の部に存在します。一般的に、この2つは取引先へ支払うべき金額のことを表しており、何を購入したのかによって区別されています。

また、買掛金は定期的に繰り返す取引に発生する費用なので、買掛金元帳で管理するのが一般的です。

どちらも貸借対照表上の負債の部にある

買掛金も未払金も、こちらが支払うべき金額です。材料の仕入れなどに支払ったものを買掛金と言い、商品以外のものに支払ったものは未払金と表現するだけで、大きな違いはありません。

両者の違いは「営業活動に関わる取引か、否か」とよく表現されます。

これは仕訳例でも例え話として挙げたように、小麦粉がなければパンは焼けないため、小麦の購入は営業活動に関わるものとして買掛金として扱います。

一方、包装紙や単発のアルバイトがいなくても理論上営業することは可能です。しかし、少なくとも現代の日本でパンを売るには袋が必要でしょう。このとき、袋を商品として販売する訳ではないため、袋や包装紙の購入は未払金として扱うのです。

買掛金元帳で管理する

買掛金元帳とは、取引先ごとの買掛金残高を管理するための補助簿です。仕入先元帳と呼ばれることもあり、月末に取引先ごとの残高と買掛金残高が一致しているか確認するために使います。

合計金額が異なる場合は、記入ミスなどが疑われます。日頃から一つひとつ丁寧に記録・管理していくことが、支払い漏れなどのトラブルを防ぐコツです。

会計業務中によくある悩み

会計業務は、基本的にミスが許されません。それに対してやるべきことが多く、繁忙期や税制の変更などで業務量が変化し続けるため、悩みは尽きないと言えるでしょう。その中でも、多くの方が悩む問題についてまとめました。

小口現金の管理について

両替に行ったり、残高を確認したりと、日々の業務量が多いのは現金管理の特徴と言えるでしょう。この悩みを解決するには、現金による管理を変えていくのが効果的です。

クレジットカード払いなど、ほかの支払い方法に対応している会計システムなどを活用すれば、現金でやり取り手間を省けます。

領収書や請求書の管理について

税務関係の書類は、入力が終わった領収書も7年ほど管理・保管する必要があります。また、原本だけでなく写しなどが存在する場合は、そちらも保管しておくことも重要です。

紙で月別・得意先別に分けて管理するのが一般的ですが、中小企業の場合には領収書の処理・管理方法が明確に定まっていないケースも見られます。

こういった問題を抱えている場合の解決策として、電子帳簿保存法に対応しているシステムが挙げられます。導入すれば請求書をデータとして保存し、電子データで送られてきた書類を紙に印刷せずとも管理・保管が可能です。

税制の変更に伴う対応について

経理部は税制の変更に最も影響を受ける部署のひとつと言えるでしょう。そのため、契約している税理士や監査法人などから常に最新の情報を提供してもらうことはとても重要です。

しかし、税理士や監査法人などの方に任せっきりにするのではなく、自ら情報収集するのも大切です。

繁忙期の業務量について

繁忙期には、どの部署も忙しくなります。そのため各部署から集められる書類も増え、この時期は残業が求められるケースも珍しくありません。

その一方で、業務の特性上ミスが許されないため、業務効率を向上させるのも、簡単とは言えないでしょう。次からは、会計業務を効率化するためのポイントをご紹介します。

会計業務を効率化する3つのポイント

会計業務の効率化には、フォーマットの統一やペーパーレス化が重要です。そして、これらの情報を素早く集めるためには、社内で統一したシステムを導入するのが良いでしょう。

その必要性を理解するためにも、まずは会計業務を効率化するためのポイントをご紹介します。

フォーマットの統一

会計業務の効率化において最も重要なのは「いかに素早く情報をひとつにまとめるか」とも言えるでしょう。

紙の大きさや区分などのフォーマットを統一することで、書類を管理しやすくなり、データの転記などの負担を軽減することが可能です。

部署ごとにどのようなフォーマットが使われているか確認したうえで、統一しましょう。

ペーパーレス化の推進

ペーパーレス化を進めれば、紙媒体よりもスムーズにやり取り可能です。また、紙という貴重な資源を減らすことで、社会貢献にもつながります。さらに、電子帳簿保存法に対応すれば、領収書の原本破棄も可能です。

特に近年は国としてもペーパーレス化を強く推進しており、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する場合は支援金を受け取れるケースもあります。電子帳簿保存法の対象は国税関係の書類全般なので、買掛金についても含まれています。

会計ソフトの導入

ペーパーレス化を進める上で重要な要素のひとつに、データの形式と共有方法が挙げられます。

例えば、経理部はExcelでデータを管理しているのに対して、ほかの部署からは書類を写真で撮影しただけの画像データで共有されたら、数値をエクセルに入力する時間がかかってしまうでしょう。

こういった悩みは、会計ソフトを導入することで解決できるケースがります。

データで管理するのはもちろん書類作成をサポートしてくれるソフトもあり、税制の変更もシステム側で対応可能な場合が多いため、業務の効率化には会計ソフトなどのシステムの導入がおすすめです。

近年は、クラウド型の会計ソフトが増え、比較的低価格で利用できるシステムもあるので、初期費用を抑えて業務効率を向上させられます。

買掛金の管理は「請求管理ロボ」にお任せ！

未払金とは、営業活動に関わる取引以外で発生した費用のことです。また、買掛金とは、営業活動に関わる取引で発生した費用のことを表します。

どちらも、取引先へ支払うべき金額ですが、購入した商品によって分類が異なります。会計業務はミスが許されないものである一方、現金精算などアナログな部分が残っている会社も珍しくはありません。

お悩みの方は、株式会社ROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。