毎月の締め日が近づくと、経理部門は忙しさのピークを迎えます。その際、「請求書が届かない」といった問題が発生することも少なくありません。締め日を過ぎても請求書が届かないと、キャッシュフローの管理や会計処理に支障をきたすだけでなく、取引先との関係が悪化する恐れもあります。

本記事では、請求書が届かない場合の具体的な対処法と、効果的な催促メールの書き方を詳しく解説します。また、こうした請求書の遅延問題を未然に防ぐための対策や請求書管理を効率化するツールについてもご紹介します。

請求書が届かなくても支払義務はある

毎日煩雑な業務に忙殺されている経理担当者にとって、「先方から請求書が届かないのだから、急いで支払わなくてもいいのでは？」という気分になることもあるでしょう。また、そもそも請求書の未着に気づかないケースもあるかもしれません。

しかし、「請求書が届いていないから支払わなくてもいい」と考えるのは大きな間違いです。法的には、商品やサービスの提供が行われた時点で債務が発生しており、請求書の有無に関わらず支払い義務が生じます。請求書はあくまでも、支払いの手続きを円滑に進めるためのツールに過ぎません。

請求書の未着に気づいたら、早急に取引先に連絡を取り、請求書の送付を依頼するのがビジネスマナーです。適切に対応することで、取引先との良好な関係を維持し、自社の信用も守ることができます。

請求書の届いていない場合の対応方法

請求書が届いていないことに気づいたら、以下の手順で対応しましょう。

1.まず連絡を取る

請求書が届いていないことに気づいたら、まず先方の担当者に連絡しましょう。急を要する場合は電話が望ましく、記録を残す意味ではメールが効果的です。

2.発送状況や日程を確認

先方と連絡が取れたら、請求書が先方からすでに発送済みなのか、それとも未発送なのかを確認します。
また、もし発送済みであれば到着予定日を確認し、未発送であれば発送予定日を伺いましょう。

3.送付方法を確認

これから請求書が発送される場合や発送済みの請求書が紛失して再発行をお願いする場合には、送付方法についても確認しましょ。特に急ぎの場合には、請求書を郵送ではなくPDF等の電子データでメール送付してもらうのも有効です。
また、営業担当者が来社予定であれば、直接の持参を依頼するのも一つの方法です。

請求書の催促メール文例・テンプレート

では、続いて請求書が届かない場合の催促をメールでする際の文例をご紹介しましょう。文面に迷う際には、「請求書の催促メールの良い文例」をテンプレートとしてご活用ください。

請求書の催促メールの良い文例

請求書の催促メールの悪い文例

続いて、悪い例を見てみましょう。良い例と同様、請求書が届かない場合の催促メールです。

これらの例から分かるように、良い催促メールと悪い催促メールには明確な差があります。
相手先に不快感を与えないように、次で重要となるポイントをまとめていますのでみていきましょう。

請求書の催促メールを送る前に確認すべき7つのポイント

請求書の催促メールを送る際には、「他の方法で請求書が送付されていないか」「自社側のミスである可能性がないか」「催促メールが具体的で明確なタイトルと依頼内容になっているか」「丁寧な状況説明と言葉遣いができているか」「代替案を提示できているか」「適切なフォローアップの準備ができているか」の6点を確認してから、取引先に連絡しましょう。
以下でそれぞれ詳しくみていきます。

他の方法で請求書が送付されていないか

請求書が届いていない場合であっても、相手側のミスではない可能性があります。到着を確認できていないだけである可能性を考慮して、電子メールや郵送など、想定していた方法以外で請求書が送付されていないか確認しましょう。また、担当者の変更や送付先の変更がないかも確認しましょう。

自社側のミスである可能性がないか

先方は正しく請求書を送付しているのに、自社側のミスで受け取れていないだけの可能性もあります。自社の引越しや担当者のメールアドレス変更などによって、請求書の受け取り先として先方に伝えていた情報から変更がなかったのか、再度確認しましょう。また、メールのスパムフォルダや別の部署に届いていないかも確認しましょう。

催促メールが具体的で明確なタイトルと依頼内容になっているか

次は催促メールに記載した内容面についてです。いきなりメールタイトルに「督促」や「催促」という言葉を使うことは避けましょう。「確認」や「お願い」といった柔らかい表現を使い、例えば「請求書の到着確認について」といったタイトルにして具体的な依頼内容が一目でわかるようにすることが適切です。

丁寧な状況説明と言葉遣いができているか

催促メールにおいて不快感を露わにしてしまうケースが見受けられますが、これも避ける必要があります。催促メールの本文では、起きている状況を詳細に淡々と伝え、相手を責めるような感情的な表現は使わずに、協力を求める姿勢で丁寧に書くことが重要です。取引先も様々な事情を抱えている可能性があるので、例えば、「お忙しいところ大変恐縮ですが」といったクッション言葉を添えるのもいいでしょう。

代替案を提示できているか

状況によっては、先方に請求書が未到着の事実を伝えるだけでなく、状況を改善するための代替案を提案することも効果的です。請求書の再発行や電子メールでのPDF送付などを提案することで、建設的に話を進め、相手先の負担を軽減することもできます。

適切なフォローアップの準備ができているか

請求書の催促メールは、送った後も重要です。適切なタイミングでフォローアップの連絡を入れることもあらかじめ想定しておきましょう。相手先との関係性によっては、催促メールをした後に一本電話を入れることで先々にしこりを残すことなく今後の取引を進めることにもつながります。

請求管理ロボなら、請求書の未達リスクを改善できる

請求管理ロボを導入すると、請求書を発行する請求元だけではなく、請求書受取側の請求先にも、大きなメリットがあります。
オプションのマイページ機能をご利用いただくと、請求書受取側はマイページ上で請求書が確認できるため、メールや郵送による請求書が届かないといった問題が防げます。

請求書の受取側は請求管理ロボから発行された複数企業の請求書が一画面で管理できるようになるため、この記事でご説明した請求書が届かないことによる催促自体が不要になります。

▼請求管理ロボで受取側が利用できるマイページ機能の管理画面例

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今回は、取引先からの請求書が届かない問題に対処する際のポイントを紹介しましたが、自社側での請求漏れや発送遅れにも注意が必要です。請求漏れや誤請求の不安を完全に解消したい方は、毎月自動で請求書の発行・送付（メール・郵送）を行える株式会社ROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」導入をご検討ください。