請求書を催促する際のメール文例や対処法について解説！

請求業務 2024.09.01

毎月の締め日が近づくと、経理部門は忙しさのピークを迎えます。その際、「請求書が届かない」といった問題が発生することも少なくありません。締め日を過ぎても請求書が届かないと、キャッシュフローの管理や会計処理に支障をきたすだけでなく、取引先との関係が悪化する恐れもあります。

本記事では、請求書が届かない場合の具体的な対処法と、効果的な催促メールの書き方を詳しく解説します。また、こうした請求書の遅延問題を未然に防ぐための対策や請求書管理を効率化するツールについてもご紹介します。

取引先から請求書が届いていない時の対応方法

ここでは、取引先から請求書が届いていない時の対応方法について解説します。

請求書が届かなくても支払義務はある？

毎日煩雑な業務に忙殺されている経理担当者にとって、「先方から請求書が届かないのだから、急いで支払わなくてもいいのでは？」という気分になることもあるでしょう。また、そもそも請求書の未着に気づかないケースもあるかもしれません。

しかし、「請求書が届いていないから支払わなくてもいい」と考えるのは大きな間違いです。法的には、商品やサービスの提供が行われた時点で債務が発生しており、請求書の有無に関わらず支払い義務が生じます。請求書はあくまでも、支払いの手続きを円滑に進めるためのツールに過ぎません。

請求書の未着に気づいたら、早急に取引先に連絡を取り、請求書の送付を依頼するのがビジネスマナーです。適切に対応することで、取引先との良好な関係を維持し、自社の信用も守ることができます。

請求書の未着に気づいたときの対応方法

請求書が届いていないことに気づいたら、以下の手順で対応しましょう。

1.連絡を取る
先方の担当者に電話やメールで連絡します。急を要する場合は電話が望ましく、メールと電話を併用するのも効果的です。

2.発送状況や日程を確認
請求書が発送済みか未発送かを確認します。発送済みであれば到着予定日を、未発送であれば発送予定日を確認します。

3.急ぎの場合の対策
請求書のPDFをメールで送付してもらうか、FAXでの送付を依頼するのもひとつの方法です。また、営業担当者が来社予定であれば、直接持参を依頼するのも手です。

対応の際は、相手を責めるのではなく、「支払いを滞らせないため」という意図を丁寧に伝えましょう。ビジネスにおいては、信頼関係が最も重要。たとえ1通のメールだとしても、信頼関係が損なわれてしまったら大きな損失となります。

催促の本質は、ビジネス関係を強化するコミュニケーション

請求書が届かない場合、取引先への連絡は避けられません。この「催促」は、多くの方にとって負担に感じられるかもしれませんが、実際にはビジネス関係を強化するチャンスでもあるのです。

ここでの「催促」とは、単なる約束や義務の履行を促すものではなく、取引の正確性を確保し、業務効率を向上させるためのプロセスです。適切に行うことで、キャッシュフローの管理を円滑にし、取引先との信頼関係を深めることができます。

言い換えれば、「催促」は単なる督促ではなく、ビジネスをスムーズに進めるためのコミュニケーションの手段なのです。次のセクションでは、この「催促」を効果的に行うためのメールの書き方について詳しく解説します。

請求書を催促するメールの一般的な文面

催促メールは、取引先との良好な関係を維持しながら、必要な対応を促す重要な手段です。ここでは、例文として催促メールの一般的な書き方を紹介します。文面に迷う際には、良い文例をテンプレートとしてご活用ください。

良い催促メール文例

タイトル：【重要】請求書未着の確認について（3月分取引）

株式会社○○　●●様

いつもお世話になっております。
株式会社□□の■■と申します。

3月分取引の請求書について確認させていただきたくご連絡いたしました。

××案件は3月5日に完了しており、通常であれば3月10日頃までに請求書が届くはずでしたが、4月10日15時現在、弊社にて請求書の受領が確認できておりません。

前回の取引内容は以下の通りです。

—– 取引内容：××案件 3月分予想請求額：○○○○○○円（税込） —–

お忙しいところ大変恐縮ですが、以下についてご確認いただき、
本日中に状況をお知らせいただけますでしょうか。

・請求書の発行状況
・発送済みの場合、いつ頃弊社に届く予定か
・未発送の場合、いつ頃発送予定か

請求書の到着が◯月◯日を過ぎるとお支払いが遅れる可能性がありますので、未発送の場合はお早めにお手配いただけますようお願い申し上げます。

なお、本メールと行き違いで請求書を発送していただいていた場合は、何卒ご容赦ください。

大変お手数ですが、よろしくお願いいたします。

—–
株式会社□□　■■ ■■
Tel：00-0000-0000
Mail：xyz789@aaa.co.jp
—–

悪い催促メール文例

続いて、悪い例を見てみましょう。良い例と同様、請求書が届かない場合の催促メールです。

タイトル：請求書未着の件

●●様

お世話になっております。■■です。

先月の取引の請求書がまだ届いていないので困っています。
早急に請求書を送ってください。
経理処理の都合上、今日の15時までに届くようにお願いします。

以上

これらの例から分かるように、良い催促メールと悪い催促メールには明確な差があります。
相手先に不快感を与えないように、次で重要となるポイントをまとめていますのでみていきましょう。

催促メールを送る際に確認すべきポイント

催促メールを送る際に確認すべきポイントは、大きく３つあります。
・相手先のミスではない可能性がないか
・良い文例に沿ったメールになっているか
・今後の関係性を良好に継続できるか

それぞれチェック項目を以下の表に作成しましたので、催促メールの送信ボタンを押す前にいま一度確認をしましょう。

「相手先のミスではない可能性がないか」のチェック項目	注意できること
他の方法で請求書が送付されている可能性	自社のミスによる行き違いを防ぐため、電子メールや郵送など、他の方法で請求書が送付されていないか確認します。また、担当者の変更や送付先の変更がないかも確認しましょう。
自社側のミスである可能性	請求書の受取担当者や住所、メールアドレスなどに変更がないか、再度確認します。また、スパムフォルダや別の部署に届いていないかも確認しましょう。

「良い文例に沿ったメールになっているか」のチェック項目	注意できること
具体的で明確なタイトルと依頼内容	何について確認や依頼をしているのかを明確に伝えます。「督促」や「催促」という言葉は避け、「確認」や「お願い」といった柔らかい表現を使いましょう。例えば、「請求書の到着確認について」といったタイトルが適切です。
不快感をあらわにせずに丁寧な言葉遣いで状況を詳細に説明	起きている状況を詳細に淡々と伝え、相手を責めるような感情的な表現は避けます。協力を求める姿勢で丁寧に書くことが大切です。
相手の立場を考えたクッション言葉の使用	取引先も様々な事情を抱えている可能性があります。理解を示しつつ、協力を求める姿勢が大切です。例えば、「お忙しいところ大変恐縮ですが」といった言葉を添えるのも良いでしょう。

「今後の関係性を良好に継続できるか」のチェック項目	注意できること
代替案の提示	請求書の再発行や電子メールでのPDF送付など、状況を改善するための代替案を提案することも効果的です。
適切なフォローアップ	催促メールを送った後、適切なタイミングでフォローアップの連絡をします。返信がない場合は、電話でのフォローも検討しましょう。

これらの点に注意を払うことで、先々にしこりを残すことなく、必要な請求書を適切に受け取ることができます。常に丁寧かつ建設的なコミュニケーションを心がけ、問題解決に向けて協力的な姿勢を示しましょう。

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