企業が取引を行うと必ず発行する書類の1つが請求書です。請求書の印刷、封入、郵便局での発送といった細かい作業が発生し、経理担当者が送付業務のために遅くまで残業していることも珍しくありません。このような業務は月末や月初に集中することが多く、その間は他の業務がおざなりになることもあります。

現場の経理担当者が時間的にも心理的にも圧迫されている郵送業務の課題は、郵送代行を利用することで解決可能です。

本記事では郵送代行の概要、郵送代行を導入するメリット、郵送代行を利用する前にしておくべき準備などについて解説します。

郵送代行とは

事業が拡大してくるとそれに比例して請求書の郵送業務にも多くの工数が必要になり、事業のコア業務に注力することが難しくなってきます。そのような課題を解決できるのが郵送代行サービスです。ここでは郵送代行の仕組みを理解するために、郵送代行の概要と代行で対応してもらえる範囲について解説します。

郵送代行の概要

郵送代行は読んで字のごとく、何かと煩わしい作業を要する請求書の郵送業務を代行してくれるサービスです。請求書を取引先に送付するためには、紙に請求書を印刷し、手作業で折り畳み、封筒に封入し、宛先を書き、郵便局に持って行って投函せねばなりません。

郵送代行に委託すればこのような郵送のための時間や手間を軽減することが可能です。経理部門の業務改善を目的として多くの企業が郵送代行を導入しており、請求書発行に関わる時間の短縮、請求書郵送コストの削減、月末月初の作業の早期化などを実現しています。
郵送代行サービスを提供している会社の中には、クラウド上でボタンをクリックしていくだけで郵送依頼が完了するシステムを提供しているものもあります。

代行で対応してもらえる範囲

郵送代行サービスでは請求書の郵送だけでなく、請求書の作成・発行及びその他の業務も代行・サポートしてくれるものも多数存在します。対応してもらえる業務内容の例を言うと、請求書フォーマットの作成、請求データの受け取りと整備、請求書の発行・郵送、請求書の電子化、未払い企業への督促、代金回収代行などです。

請求書郵送代行サービスは、クラウド上で動作する請求書作成システムや請求管理システムのオプションとして提供されていることもあります。そのため、システム上で請求書のテンプレートを用いて請求書を作成し、会計システムへ帳簿データをアップロードした後に取引先データを基に請求書を発行・郵送することも可能です。電子請求書に対応している取引先であれば、請求書をPDFファイル形式に変換してメールに添付して送信もできます。

郵送代行を導入するメリット

郵送代行を導入することでさまざまなメリットが享受できます。メリットとして共通して言えるのは、業務効率の向上、工数の削減、コストの削減、業務品質の向上です。以下にメリットのより具体的な例について解説します。

請求書の郵送業務の手間が省ける

上述したように請求書を郵送するには、いくつもの細かい手順を踏まねばならず、請求書郵送業務が集中する月末や月初には経理担当者に大きな負担となります。請求書の数が通常よりも多くなれば他部門のスタッフも動員しなければならないこともあるでしょう。

郵送代行サービスを利用すれば、請求書の郵送にまつわる手間と時間を大幅に低減して業務スピードを上げ、経理担当者はより付加価値の高いコア業務に集中することが可能になります。郵送代行サービスを提供している会社の中には、請求書の郵送のみならず請求書にまつわる他の業務を代行してくれ、臨機応変に代行範囲を広げて対応してくれるところもあります。さらに、クラウド型の郵送代行サービスであれば、インターネットに繋がる環境であれば時間や場所を選ぶことなく効率的に業務を進めることが可能です。

郵送忘れやミスを防止できる

繁忙期には多くの請求書を発行・郵送するため、請求書を作成するのを忘れた取引先があったり、請求書を作成したものの発送を忘れたりといったことが発生する可能性が高まります。発送段階までこぎつけたとしても、請求書を他の取引先宛ての封筒に入れてしまったり、取引先の宛先を間違えてしまったりといったことも起こり得るでしょう。

手作業でこれらの業務をこなしていると、人的ミスはどうしても避けられないものです。ミスを犯すと取引先からクレームを受けたり、信頼度が低下してしまったりします。

このような発送忘れや人的ミスを解消するのに郵送代行サービスの利用は有効な手段です。特に請求書の作成から代金回収に至るまで対応できるシステムであれば、請求業務の多くを自動化でき、郵送忘れや人的ミスの発生を防げます。

無駄なコストをかけずに利用できるケースもある

郵送代行を利用する際には、利用に要するコストと自社で発送するコストを比べてみるとメリットの大きさが分かりやすいでしょう。

郵便代行サービスの多くは、初期費用と月額費用からなる固定費を無料としており、1通発送するごとにいくら、といったように従量料金体系としているのがほとんどです。したがって、導入にあたっては無駄な初期コストをかける必要がありません。郵送代行サービスを繁忙期だけ一時的に利用したいという場合でも、利用しない期間については費用がかからないため、業務が溢れてしまう前に導入候補を検討することだけでも済ませておいたほうがいいでしょう。

郵送代行を利用する前にしておくべき準備

郵送代行はやみくもに導入しても十分な効果を発揮することができず、かえって業務が増えたりセキュリティが脆弱になったりしてしまいます。ここでは郵送代行を利用する前にしておくべき準備として、導入要件の整理、業務フローの検討、システム連携の可否、セキュリティ水準のチェックについて解説します。

導入要件の整理

まずは、郵送代行サービスにどのような業務を依頼したいのか、どのような業務を効率化したいかなど、任せたい業務範囲を整理します。請求書の郵送のみ依頼したいのか、それに加えて請求書の発行、入金管理、督促まで依頼したいのかで候補とする郵送代行サービスは変わってきます。

また、世の中に存在する郵送代行サービスにはさまざまな種類があり、規模や業界によって依頼できる業務範囲はまちまちです。自社のニーズと郵送代行サービスの提供内容を精査して導入要件を整理し、どの郵送代行サービスが自社にとって適しているか、効率化した際のメリットは何かを見定めましょう。

業務フローの検討

郵送代行サービスを利用することで少なからず既存の業務フローに影響があるため、特に請求業務との相性について確認しておくといいでしょう。締め日はいつか、請求書の折り方や封入方法はどうするか、再発行する際の必要な手続きは何か、請求データの受け渡し方法はどうするかといったことは事前に押さえておきたい点です。請求書発送までのフローが確立されている企業であれば、どの部門の確認を必要とするか、誰の承認を受けなければならないかなどの既成フローに従う必要があります。

新しいシステムを導入することでフローが複雑化したり、余計な手間がかかったりしては郵送代行サービスを利用することに抵抗を持たれ、仕組みとして定着しないでしょう。どのように既存の業務フローに組み込むのかを想定してシステムを選定することが大切です。

システム連携の可否

現在社内で利用している各種の既存システムとの連携の柔軟性も重要なポイントです。たとえ料金が安くて使いやすいシステムでも、既存システムとの連携がスムーズにできないのであればデータを一元的に取り扱うことができず、再入力の手間が発生します。電子請求書に対応したシステムであれば、販売管理システムや会計ソフトなどとデータ連携できなければ効率化の効果は半減するでしょう。

データ連携ができるものであっても、CSVファイルを介して連携するよりもAPIで直接連携できるもののほうがさらに効率的です。郵送代行サービスを提供している会社によって採用しているシステムは異なるため、そのシステムが自社で使っているツールに対応できるかどうかを検討の要件に入れておくといいでしょう。

セキュリティ水準のチェック

オンラインで電子請求書を取り扱うクラウド型システムの場合は、どこからでもアクセスできる高い利便性がある一方、情報が漏洩したり、ハッキングされたりといったリスクがあります。そのため、アクセスする際の認証方式はどのようなものか、権限設定やIP制限などのセキュリティ機能は押さえておきたいポイントです。

それに加えて、請求書には個人情報が含まれていることから、プライバシーマーク、PCI DSS、ISMSなどの個人情報取り扱いに関する認証を取得しているかも確認するといいでしょう。また、大規模なシステムや請求管理ソフトを導入したり乗り換えたりする場合には、サーバー環境などのシステム基盤の確認も必要です。これは一般的には企業のリスクマネジメントの一環であるBCP対策にかかわる領域であることから、システム管理部門と連携しながら進める必要があります。

郵送代行の導入方法

世の中にはさまざまな郵送代行サービスがありますが、サービス内容によって特徴が異なります。ここでは、Web請求書発行システム、書類発送代行サービス、掛け払い決済・請求代行サービスの3つの代表的なサービスについて、導入する際に知っておくべき特徴を解説します。

Web請求書発行システム

Web請求書発行システムには、取引先の数が少なく柔軟に発行できるもの、取引先の数が多く手間を省いて発行したい場合に適したもの、請求書送付後の業務もまとめて処理できるものの3種類があります。

・取引先の数が少なく柔軟に発行できるタイプ
取引先の数が限定的で数十社程度である場合におすすめです。取引が発生するたびに請求書を作成するような業務フローに適しており、その都度手軽に使えて業務が効率的になります。

・取引先の数が多く手間を省いて発行できるタイプ
取引先が100社を超えるような規模におすすめです。請求データと連携して請求先ごとに最適な方法で送付できるものであれば、送付の手間を軽減して効率的に進められます。

・請求書送付後の業務もまとめて処理できるタイプ
入金確認、入金消し込み、未入金の督促まで効率的に進めたい場合におすすめです。銀行口座の情報と連携して入金状況を確認し、その後の入金消し込みや未入金が発生した場合の督促まで行うものもあります。

書類発送代行サービス

書類発送代行サービスは読んで字のごとく、請求書をはじめとする各種の書類の発送を代行してくれるサービスです。例えば請求書の発送までには、請求書の作成、印刷、捺印、封入、宛名書きもしくは宛名ラベルの印刷・貼り付け、郵送手配などのいくつもの煩わしい細かいステップを踏まなければなりません。特に請求書の締め日や発送が集中する月末や月初には経理担当者に大きな負担がかかるものです。

書類発送代行サービスをうまく活用すれば、発送に至るまでの手間や時間を大きく軽減することが可能です。書類発送代行サービスの多くは発送までの対応が早く、請求書発行から郵送までの一連の流れを合理化して、大抵の場合依頼してから2日程度で郵送が完了します。中には最短で依頼があった翌日に郵送してくれるサービスもあり、対応が遅れた場合などに便利です。

掛け払い決済・請求代行サービス

掛け払い決済・請求代行サービスは、企業間取引で発生する請求業務の一切を代行してくれるサービスです。企業間取引では通常、商品やサービスを納入するごとに決済する都度決済ではなく、後でまとめて決済する掛け払いが主流です。掛け払いを実行するためには、与信審査に始まって請求書発行・送付、入金管理、入金消し込み、未入金の督促といった業務が発生します。

掛け払いは買い手側にとっては効率的な仕組みですが、売り手側にとっては大きな負担がかかるものです。掛け払い決済・請求代行サービスを利用すれば、請求業務の効率化が実現し、未回収リスクを大きく低減させることが可能です。サービスを提供している会社の中には、支払い遅延や貸し倒れが発生した場合でも入金を100%保証するものもあります。

請求書の自動送付は「請求管理ロボ」にお任せ！

請求書の郵送作業は多くの煩わしい作業で業務が圧迫されます。そんなとき、請求の周期と回数を事前に登録しておけば、請求書の送付を郵便とメールのどちらでも自動化できるとしたらいかがでしょうか？　日々の煩雑な請求業務にお困りでしたら、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。