企業が商取引を行って商品やサービスを納入したら、請求書の発行が必要です。発行するタイミングが悪かったり、記載事項に誤記や漏れがあったりすれば取引先に迷惑をかけるだけでなく、代金の未回収を招く恐れもあります。

請求書発行に要する個々の作業は難易度の高いものではありませんが、取引先数が多くなると全ての請求書を間違いなく、かつ所定の期日までに発行するのは大変な労力と言えるしょう。そこで検討すべきなのは請求書の発行をアウトソーシングすることです。本記事では、請求書をアウトソーシングする方法、期待できる効果、デメリットなどについて解説します。

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請求書発行のアウトソーシング（外部委託）とは？

請求書発行のアウトソーシング（外部委託）とは、企業が自社の請求書発行業務を外部の専門業者に委託することです。具体的には、請求書の作成、印刷、封入、発送といった一連の作業を代行してもらうことを意味します。

請求書の発行業務は、締め日の月末に集中して発生し、作業も定型的であるため、外注して負担を軽減しやすい業務といえます。
しかし、請求書発行のアウトソーシング（外部委託）は、取引件数が少ない場合はコスト面のメリットが見えづらく、繁忙期を乗り切れば社内で何とかなるため、初期費用がかかるなどの理由で利用をためらうケースもあります。

ただし、最近では初期費用が安価または無料で、1件からでも依頼できるクラウドのアウトソーシングサービスが充実してきています。
最初から請求書発行のアウトソーシング（外部委託）を選択肢から外してしまうと、導入企業と比較して結果的に「大きく損をしていた」という可能性もあるので、早期に一考してみる価値はあるでしょう。

請求書発行をアウトソーシング（外部委託）するメリット

請求書発行をアウトソーシング（外部委託）する主なメリットは、「請求書発行の業務を効率化できる」「人的ミスを防止できる」「本来の業務に注力できる」の3点です。
以下で詳しくみていきましょう。

請求書発行の業務を効率化できる

請求書発行の一連の業務をアウトソーシング（外部委託）すれば、請求データをCSVファイル形式で送信するか、用意されたフォーマットに入力するだけで、簡潔に請求書作成を済ませえうことができます。
その後は、代行業者で印刷、封入、発送の作業が終わるのを待つだけでよく、請求書発行業務の大幅な効率化が可能です。

また、代行業者とのやりとりはすべてメールやWebサイトを経由したデータで行えるため、時間や場所を問わずに請求書発行業務をこなすことができます。

人的ミスを防止できる

請求データを手作業で請求書フォーマットに入力したり、請求金額の計算に電卓を使ったりしていると、気をつけていても入力ミスや計算ミスは起きてしまうものです。
また、封筒に間違って別の宛先の請求書を封入してしまったり、同じ請求書を2回送付してしまったり、といった確認不足によるミスも起こり得ます。

一方、請求書発行のアウトソーシングを引き受ける代行業者の多くは、発行プロセスをシステム化・自動化しており、人的ミスが起こる可能性は非常に低いといえます。
委託元の企業から受け取った請求データを代行業者が加工することはないため、請求データさえ正確であれば、ミスが発生する心配はなくなります。

本来の業務に注力できる

請求業務における作業の多くは、データ入力や印刷、確認、封入、発送といったルーティンワークです。
取引件数が増えれば請求業務だけでなく入金管理、督促、入金消込などの業務も比例して増えてくるため、経理担当者だけでなく営業担当者までが駆り出されることもあるでしょう。

このような課題を解決する方策としても請求業務のアウトソーシングはおすすめです。煩雑な請求業務から解放されれば、経理担当者は戦略立案、予算管理、決算業務といった本来のコア業務に集中することが可能になり、より多くの付加価値を生むことができるでしょう。営業担当者も顧客対応、取引先訪問、商談、新規案件発掘といったコア業務に集中できます。

アウトソーシングによってすべての部門が本来のコア業務に集中できるようになれば、事業の成長につながります。

請求書発行をアウトソーシング（外部委託）のデメリット

請求書発行をアウトソーシング（外部委託）する主なデメリットは、「社内に業務のノウハウが蓄積されない」「コストが高額になる可能性がある」の2点です。
以下で詳しくみていきましょう。

社内に業務のノウハウが蓄積されない

自社で請求業務を完結させていれば、業務を通して社員が経験値を上げ、知識やノウハウを自然と蓄積していくことも可能です。
しかし、業務を丸ごと外部の代行業者にアウトソーシングすると、一連の業務を経験する機会が失われ、社内で知見を持った人材が育たなくなる恐れがあります。

何らかの事情でアウトソーシングができなくなれば、知識やノウハウの蓄積がなされていないことが大きなリスクとなり得ます。アウトソーシングへの依存度が高ければ、いざ自社で対応しようとしても臨機応変な対応をすることができず、業務の品質を保つのは難しいかもしれません。

他の代行業者に乗り換えてアウトソーシングを継続しようとしても、代行業者間での詳細な引き継ぎは望むべくもなく、安定して請求業務を継続することは難しくなります。

コストが高額になる可能性がある

請求業務をアウトソーシングすることによって経理担当者の残業が減れば人件費の削減が見込めますが、外部委託する業務の量・範囲によってはかえってコストが高額になる可能性もあります。

代行業務の費用は1件当たりで設定されている場合もあれば、月に何回発行するかで設定されている場合もあります。
いずれの場合も単価はそれほど高くないものの、件数が増えれば費用がそれなりにかかることでしょう。
請求書発行の仕方をカスタマイズしたければ、追加費用が発生することもあります。

請求業務をアウトソーシングする際には、アウトソーシングする目的、アウトソーシングする業務内容、予算の3点を明確にしてから依頼するようにしましょう。
この3点は最も基本的な事項です。委託内容や費用をはっきりさせ、本当にアウトソーシングが必要な業務を見極めることが大切です。

おすすめの請求書発行アウトソーシングツール

それでは、実際におすすめの請求書発行アウトソーシングツールをご紹介します。以下で詳しくみていきましょう。

SalesforceやkintoneなどのSFAをご利用の方

すでにSalesforceやkintoneを社内の営業部門で利用している場合、「請求管理ロボ for Salesforce」「請求管理ロボ for kintone」で請求書発行をアウトソーシングできます。

またその他のSFA（販売管理システム）は、請求管理ロボで請求書発行をアウトソーシングできます。

お使いのSFAと請求管理ロボを連携することで、SFAに蓄積された案件・顧客・料金情報をもとに、請求書発行から一連の請求業務をクラウド完結できます。

自動化により、請求件数がどんなに増えても、月々の請求にかかる業務時間はほとんど変わりません。
請求管理ロボであれば、業者に請求書発行業務を外部委託するのと同等のサービスを、比較的安価な費用で利用することができます。

▼請求管理ロボ for Salesforceの例

CSVデータをご利用の方

顧客情報をExcelで管理し、CSVデータで活用する場合、「請求管理ロボ」のインポート機能で請求書発行をアウトソーシングできます。

請求管理ロボに請求書の元となる請求情報をCSVデータで登録することで、請求書発行から一連の請求業務をクラウド完結できます。

請求管理ロボであれば、業者に請求書発行業務を外部委託するのと同等のサービスを、比較的安価な費用で利用することができます。

与信や回収も自動化したい方

与信や回収も自動化したい場合は、「請求まるなげロボ」でアウトソーシングできます。

請求書発行から一連の請求業務だけでなく、専門的な知識がいる与信審査や、取引先とのトラブルにつながりやすい未収金の回収まで、簡単な請求データ連携だけですべてクラウド完結できます。

請求まるなげロボであれば、業者に請求書発行業務を外部委託するよりも幅広いサービスを、比較的安価な費用で利用することができます。

自社導入型（ツール）と業務委託型の比較

請求書発行をアウトソーシングする場合、自社導入型（ツール）と業務委託型の2つの方法があります。
またこの2つの方法は、以下の表のように、より細かく5つに分類できます。

▼請求書発行をアウトソーシングする主な方法

月々の請求書の発行量が少なく、印刷・封入・発送のみをアウトソースしたい場合は、印刷・発送代行会社の利用が最も低コストで済むでしょう。

BPO専門企業や経理・財務アウトソーシング企業については、外部の人的リソースをかけて行うことになるため、費用がかかる傾向にあります。

総合ITサービス企業が提供するシステムについては、カスタマイズ性が高い半面、自社専用システムの構築が必要になるため、費用は最も高額になります。大規模企業向けといえるでしょう。

最後に、当社の「請求管理ロボ」や「請求まるなげロボ」が分類されるクラウド型の請求書発行サービスですが、こちらは自社専用システムの構築が不要なため、低コストで導入しやすい特徴があります。
システムを自社で操作できるため、取引先に対する請求書発行を随時行うことが可能です。
インターネット上で利用できるため、働く場所を選ばずにクリック1つでアウトソーシングできる点も、近年導入企業が増えている大きな要因です。

なお、どのタイプでも請求書の処理量、業務範囲などによって費用は変動します。企業規模や自社のニーズに合わせた選択が重要です。

請求業務のアウトソーシングは「請求まるなげロボ」にお任せ！

請求書発行から一連の請求業務の無駄を省き、本来のコア業務に集中できるようにするためにも、アウトソーシングがおすすめです。選定で迷ったら、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求まるなげロボ」の導入をご検討ください。

請求まるなげロボへのアウトソーシングによって、導入企業様から「人を採用するまでではないスポット的な請求業務が解消された」「与信チェックなど経理部門における請求業務が不要になり、請求書の発行・郵送業務は一切なくなった」といった好評価をいただいております。