企業が商取引を行って商品やサービスを納入したら、請求書の発行が必要です。発行するタイミングが悪かったり、記載事項に誤記や漏れがあったりすれば取引先に迷惑をかけるだけでなく、代金の未回収を招く恐れもあります。

請求書発行に要する個々の作業は難易度の高いものではありませんが、取引先数が多くなると全ての請求書を間違いなく、かつ所定の期日までに発行するのは大変な労力と言えるしょう。そこで検討すべきなのは請求書の発行をアウトソーシングすることです。本記事では、請求書をアウトソーシングする方法、期待できる効果、デメリットなどについて解説します。

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請求書発行のアウトソーシングとは？

請求書の発行業務は締め日の月末に集中して発生し、作業も定型的なものであるため、アウトソーシングしやすい業務と言えるでしょう。請求書発行のアウトソーシングとは、企業経営上必ず発生する請求書発行業務を代行業者に委託し、請求書の作成、印刷、封入、発送までの作業を依頼するものです。

請求書発行業務の外部委託は、取引件数が少ない場合はコストメリットが見えづらく、繁忙期を乗り切れば社内で何とかなるため、初期費用がかかるなどの理由で利用をためらうケースもあります。しかし、最近ではクラウドサービスが充実し、初期費用も安価または無料で、1件だけからでも依頼できるアウトソーシングサービスも選べることから一考してみる価値はあると言えるでしょう。

請求書発行をアウトソーシングするとどのような効果が期待できる？

ここでは、請求書発行業務をアウトソーシングすることによって期待できる効果について解説します。

請求書発行の業務の効率化できる

請求書発行で発生する一連の業務をアウトソーシングすれば、請求データをCSVファイル形式で送信するか、用意されたフォーマットに入力するだけで簡潔に請求書作成を済ませられます。その後は印刷、封入、発送の作業が終わるのを待つだけでよく、請求書発行業務の大幅な効率化が可能です。

また、代行業者とのやり取りは全てメールやWebサイトを経由したデータで行えるため、時間や場所を問わずに請求書発行業務をこなすことができます。

人的ミスを防止する

請求データを手作業で請求書フォーマットに入力していたり、請求金額の計算に電卓を使っていたりなどしていると、気を付けていても入力ミスや計算ミスを起こしてしまうものです。
また、封筒に請求書を封入する作業をしている最中には間違って別の宛先に請求書を発送してしまったり、同じ請求書を2回送付してしまったりといった確認不足によるミスも起こり得ます。

請求書発行のアウトソーシングを引き受ける代行業者の多くは発行プロセスの多くをシステム化・自動化しており、人的ミスが起こる可能性は非常に低いと言えます。委託元の企業から受け取った請求データを代行業者が加工することはないため、請求データさえ正確であればミスが発生する心配は無用でしょう。

本来の業務に注力できる

請求業務における作業の多くはデータ入力や印刷、確認、封入、発送といったルーティンワークです。取引件数が増えれば請求業務だけでなく入金管理、督促、入金消し込みなどの業務も比例して増えてくるため、経理担当者だけでなく営業担当者までが駆り出されることもあるでしょう。

このような課題を解決する方策としても請求業務のアウトソーシングはおすすめです。煩雑な請求業務から解放されれば、経理担当者は戦略立案、予算管理、決算業務といった本来のコア業務に集中することが可能になり、より多くの付加価値を生むことができるでしょう。営業担当者も顧客対応、取引先訪問、商談、新規案件発掘といったコア業務に集中できます。

アウトソーシングによって全ての部門が本来のコア業務に集中できるようになれば、事業の成長につながります。

アウトソーシングのデメリットも理解しておこう

ここまでアウトソーシングのメリットを紹介してきましたが、デメリットがあることも忘れてはいけません。以下にデメリットの例について解説します。

社内に業務のノウハウが蓄積されない

自社で請求業務を完結させていれば、業務を通して社員が経験値を上げ、知識やノウハウを自然と蓄積していくことも可能です。しかしながら、業務を丸ごと外部の代行業者にアウトソーシングすると一連の業務を経験する機会が失われ、社内で知見を持った人材が育たなくなる恐れがあります。

何らかの事情でアウトソーシングができなくなれば、知識やノウハウの蓄積がなされていないことが大きなリスクとなり得ます。アウトソーシングへの依存度が高ければ、いざ自社で対応しようとしても臨機応変な対応をすることができず、業務の品質を保つのは難しいかもしれません。

他の代行業者に乗り換えてアウトソーシングを継続しようとしても、代行業者間での詳細な引き継ぎは望むべくもなく、安定して請求業務を継続することは難しくなります。

コストが高額になる可能性がある

請求業務をアウトソーシングすることによって経理担当者の残業が減れば人件費の削減が見込めますが、外部委託する業務の量・範囲によってはかえってコストが高額になる可能性もあります。

代行業務の費用は1件当たりで設定されている場合もあれば、月に何回発行するかで設定されている場合もあります。いずれの場合も単価はそれほど高くないものの、件数が増えれば費用もそれなりにかかることでしょう。請求書発行の仕方をカスタマイズしたければ、追加費用が発生することもあります。

請求業務をアウトソーシングする際には、アウトソーシングする目的、アウトソーシングする業務内容、予算の3点を明確にしてから依頼するようにしましょう。
この3点は最も基本的な事項です。委託内容や費用をはっきりさせ、本当にアウトソーシングが必要な業務を見極めることが大切です。

請求書発行に限らず請求業務全体をアウトソーシングするのもおすすめ

請求書発行業務だけでもアウトソーシングの効果は大きいものの、請求業務全体をアウトソーシングするのもおすすめです。以下にアウトソーシングの進展と効果について解説します。

近年は請求業務のアウトソーシングが急速に進んでいる

近年は、顧客ニーズの多様化により経営の多角化が求められていることと、若年層の人口減少により人材不足が起きていることの2点によって、請求業務のアウトソーシングが急速に進んでいます。

経営の多角化については、企業が事業を多角化することによってリスクヘッジを図り、収益が大きく変動しないように経営をしていくことが進んでいる現状があります。多角化を進めるためには経営資源を有効に活用し、効率化を進め、業務の質を維持していかねばいけません。付加価値の低い業務をアウトソーシングすることで新たな事業戦略の展開が可能になることから、請求業務を外部に委託する需要が増えています。

人材不足については、少子高齢化が進んだことで社員の確保に難儀している企業が増える一方で、一人当たりの業務量は増え続けています。アウトソーシングの社員を雇用せずに人材不足を補完できる仕組みが、社員のキャパシティを超えて業務が停滞するのを防ぎたい企業のねらいに合致しているのです。

請求業務のアウトソーシングにはどのような効果がある？

請求書を印刷するためのパソコン・プリンター・用紙の費用などは分かりやすいものの、人件費に関しては実態の把握が困難です。だからこそ請求業務をアウトソーシングすることによって人件費という見えにくいコストが浮かび上がり、コスト削減の対象として分かりやすくなる効果があります。

また、社内で手作業によって請求業務をこなしているとどうしてもヒューマンエラーは起こるものです。特に請求書に記載する商品の数量を間違えたり、請求金額の計算間違えをしたりといったことはありがちなミスです。先述した通り、請求業務のアウトソーシングを引き受ける代行会社はシステムを用いて自動的に請求業務をこなしていくため、ヒューマンエラーが入る余地はほとんどないと言っていいでしょう。

アウトソーシングを上手に活用するには

アウトソーシングを上手に活用するポイントとしては、委託する業務範囲の明確化、セキュリティ水準の確認、サポート対応の確認の3点が挙げられます。

業務範囲に関しては、コア業務は社内でこなす前提で、それ以外の業務についてどの範囲まで委託するのかを明確にすることが大切です。請求業務にかかるコストを削減したいのか、少ない人数でも請求業務が回るように効率を向上させたいのかといった狙いが定まれば、アウトソーシングの活用目的を絞り込みやすくなるでしょう。

セキュリティ水準に関しては、業務を外部に委託することで情報漏洩のリスクが高まることは否定できません。代行業者が万全なセキュリティ対策を講じたシステムを持っているか、個人情報の取り扱いについて明確なセキュリティポリシーを設定しているかなどは最初に確認したいポイントです。

サポートに関しては、自社の担当者が交代しても引き続き同質のサポートが得られるか、担当者が困っている時にすぐにサポートしてもらえる体制があるかなどをみるといいでしょう。

請求業務のアウトソーシングは「請求まるなげロボ」にお任せ！

請求業務の無駄を省いて未回収リスクを減らし、本来のコア業務に集中できるようにするためにはアウトソーシングがおすすめです。サービスの選定で迷ったら、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求まるなげロボ」の導入をご検討ください。

「請求まるなげロボ」は、BtoB・企業間で取引されている企業様が対象の請求代行サービスです。
与信審査から、請求書の発行や送付、集金、消込、督促を代行することで請求業務というルーチンワークの負担から企業を解放します。
一般的に請求業務にかかるとされる、与信審査の25時間、請求書発行の14.4時間、請求書送付の7.4時間、入金消込の18.8時間、債権管理の10.8時間の計76.4時間をゼロにし、経理業務の効率化とコスト削減を達成できます。

また、システム利用については、与信審査を通過した請求はもちろん、与信審査に落ちた請求についても、同じ1つのプラットフォームで請求管理が行えます。同じフォーマットでの請求書発行や、クレジットカード決済など複数の決済手段も利用可能です（決済のご利用はオプションとなります）。
加えて、入金情報についても、ダッシュボードで取引先の滞納・未収金状況をリアルタイムで確認できます。メール開封履歴・入金履歴など各取引先の状況についても確認ができ、社内での情報共有もスムーズです。

これまで弊社は、決済代行業として20年以上にわたり、事業を行ってまいりました。その実績に基づき、弊社審査において適格債権と判断され、かつ与信通過した債権については、入金遅延・貸し倒れが起きた場合にも、売掛金を100％保証しております。
請求業務にお悩みの企業のご担当者様は、企業間決済・代金回収のプロである株式会社ROBOT PAYMENTの「請求まるなげロボ」までお気軽にご相談ください。