企業において、とかく効率化の課題を突きつけられることの多い部署の1つが経理です。お金を扱うだけに間違いが極力許されない業務であるにもかかわらず、しばしば割ける人員は少なく、また専門性の高さから属人化が起こりやすいという事情から、非効率に陥っている企業が少なくありません。

この記事では、経理業務に関して多くの企業が抱えている課題を踏まえつつ、効率化するための手段を解説します。

経理業務の効率化を阻む課題とは？

経理業務の効率化に向けては、非効率に陥っている要因をきちんと把握することがそもそもの出発点となります。ここでは、経理業務の効率化を阻む課題として挙げられることの多い3点を解説します。

どうしても作業量が多くなってしまう

経理業務は、人事や総務などと同様に直接顧客と関わり利益を生み出す部署ではありません。そのため、人員を最小限に抑えられがちで、少人数のメンバーで、場合によっては1人の担当者が業務を回している企業も多くみられます。
作業量に対して配置される人数が少なければ、当然一人ひとりにかかる負担の増大は避けられません。多岐にわたる経理業務に日々追われることになり、担当者に過剰な負担がかかっているのが実情です。

属人化が起こりやすく業務が滞りやすい

日々膨大な作業をこなさなければならない経理は、属人化しやすい業務でもあります。もともと専門的なスキルを要求されることから担当者以外の者では問題点を把握することが難しく、業務内容がブラックボックス化していたり、“その人流”のやり方でないと業務が回らなかったりする会社は珍しくありません。

また、属人化した業務は引き継ぎが難しいため、多くの場合担当者が代わる度にやり方が変わることになり、業務の停滞が起きやすくなります。

正確さを追求するあまり業務スピードが遅くなりがち

お金を扱う部署である経理では、1つのミスが直接会社に損害を与えることはもちろん、顧客との信頼関係にひびが入ったり、税申告でミスを犯せば加算税や延滞税などのペナルティが科せられたりすることにもなりかねません。そのため、正確さを追求するあまりどうしても業務スピードが遅くなりがちで、しばしば非効率に陥ります。

また、的確な経営判断の基礎となる決算関連のデータ算出が遅延することにより、企業経営の前途に少なくない影響をもたらす可能性も出てくるでしょう。

経理業務を効率化させる方法

一見ルーティン化された作業で事足りる経理業務ですが、実際には作業が煩雑化しやすく、手作業ではしばしばミスが起きるなど手間のかかる側面があります。ここでは、このような経理業務を効率化させる方法について解説していきます。

IT・システム化の推進

会計ソフトや請求書発行システムなどを導入することにより、会計処理や請求業務にかかる時間の大幅な削減と手作業につきまとうヒューマンエラーのリスク回避が実現します。

また、初心者向けの会計ソフトには、帳簿付けや財務諸表作成を助けてくれる機能が備わっているものが少なくありません。簿記知識が乏しい社員であっても活用しやすいことから、専門性の高い特定の社員への属人化を防ぐ効果も期待できるでしょう。

ペーパーレス化の推進

これまで紙の上で行っていた作業をデータに移行することで、作業時間を大幅に短縮できます。これは印刷や保存にかかる時間や手間がなくなることはもちろん、ペーパーレス化により迅速な共有・修正が可能になるためです。ペーパーレス化はまた、紙ベースでの業務にありがちだった紛失リスクを解消します。

フォーマットの統一

社内で使用するフォーマットを統一することにより、経理は申請者から必要となる情報を抜け漏れなく集められるようになります。部署ごとに異なるフォーマットを使う場合にありがちな、ヒューマンエラーの削減が見込めるでしょう。

フォーマットの統一はまた、先にみたシステム化による業務効率化の第一歩としても欠かせない役割を果たしており、属人化しやすい経理業務の部署内での引き継ぎを容易にします。

アウトソーシングの活用

伝票や決算の処理・税務申告・報告書作成など、煩雑になりがちな様々な経理業務を外部の専門業者や税理士事務所にアウトソーシングすることにより、ミスがなくスピーディーな作業が実現します。また、数値から読み取れる自社の課題の指摘や専門家の目から見たアドバイスを活かすことができれば、質の高い経営判断も可能になるでしょう。

アウトソーシングの活用により、創業間もないスタートアップなどで本業に専念できたり、属人化によって生じる様々な問題を回避できたりするメリットも期待できます。

マルチディスプレイの導入

経理では複数のファイルを同時に開いて作業しなければならない場面が多々あり、頻繁な画面の切り替えによりしばしば作業効率が低下します。
マルチディスプレイの導入により、異なるファイルをそれぞれの画面に同時に表示することができるため、経理業務を効率化できるでしょう。

経理業務を効率化させるためのステップ

経理業務を効率化させるためには、自社の業務プロセスに潜むボトルネックを洗い出し、改善していく作業が必須となります。ここでは、ボトルネックを見つけ出す方法を、2つのステップに分けてご紹介していきます。

業務を時系列順に書き出す

まず、業務プロセスを時系列順に紙に書き出していきます。書き出していくことで、日々の業務を抜け漏れなく思い出すことが可能になります。この段階では業務プロセスを細かくみていくことはせず、ボトルネックの解明は次のステップで行いましょう。
大まかな業務の流れが把握できるだけでも頭に余裕が生まれ、場合によっては効率化できそうなポイントをこの段階で発見できることがあるかもしれません。

業務を行動レベルで洗い出す

業務プロセスの俯瞰ができたら、次に各々の業務プロセスで実際に何をなすべきかについて行動レベルで洗い出していきます。例えば、残高管理業務と一口に言っても、入出金合計確認から取決額照合を経て残高照合に至るいくつもの業務によって成り立っていることが分かります。
業務の可視化はボトルネックの洗い出しを容易にするため、迅速な改善策の策定に繋げることができるでしょう。

ECRS（イクルス）の法則で経理業務を見直す

業務効率化に向けた代表的なフレームワークである、「ECRS（イクルス）」の法則に基づく自社の経理業務の見直しも有効です。ECRSの法則では、得られる改善効果が高いとされる排除（Eliminate）にはじまり、結合（Combine）・交換（Rearrange）・簡素化（Simplify）の順に実施すべき対策を練り上げていきます。

対策の検討にあたってはECRSの4つの概念を狭く捉えず、例えばCombinフローで結合に加えて「分離」の可否を検討してみるなど、柔軟に発想していくことが大切です。

また、候補に挙がった対策案に対しては、実施のしやすさ・得られる効果・コストという3つの視点から評価を加えていきます。そして、プライオリティの高い対策順に実行に移すようにすれば、より効果的な業務改善を実践することが可能になるでしょう。

経理業務を効率化させることで得られる効果

入力や転記、あるいはチェックといったルーティンワークが多い経理業務は、ツールやシステムの活用による自動化やペーパーレス化、アウトソーシングの活用による質の向上などにより効率化することが可能です。ここでは、経理業務を効率化させることで得られる4つの効果について解説していきます。

社員の満足度が上がる

経理業務の効率化により得られる効果の中で最も期待されるのが、社員の満足度向上です。多くの企業の経理では、単純とはいえミスが許されない膨大な作業を少ない人員で回すことを余儀なくされています。作業は煩雑化しやすく、また残業も多いことから、業務過多になることも珍しくありません。

入力などの単純作業や面倒な書類のやり取りを効率化することにより、業務時間を大幅に短縮できます。残業やストレスがたまるルーティンワークから解放された社員の満足度が上がり、離職リスクの低減効果が期待できるでしょう。

人件費単価の削減にも繋がる

効率化によってルーティンワークに人の手が煩わされなくなる結果、業務スピードが向上します。経理業務トータルにかかる時間を短縮できるため、残業が減り人件費の削減に繋がります。

経理業務の時短はまた、経理担当者が財務戦略や経費削減の立案や策定・見直しといった、より重要度や付加価値の高い仕事に時間を使うことを可能にするメリットも与えてくれるでしょう。

ミスが減って数字のズレがなくなる

経理業務では入力などの単純作業が中心とはいえ、作業量は決して少なくありません。限られた時間内に手作業で処理していこうと思ったら、どうしてもミスをゼロにすることは難しくなります。

しかし、ITツールやシステムを活用して入力や計算などの作業を自動化することにより、人の手を介するときに起こりがちだった単純ミスをゼロにできます。また、数字のズレがなくなれば、請求金額の誤りや二重請求などの取引先からの信用を失うことにもなりかねない致命的なミスを防ぐことも可能になるでしょう。

意思決定スピードが速くなる

企業が経営環境の変化が激しい今の時代に適応し発展していくためには、経営陣の迅速かつ的確な意思決定が欠かせません。意思決定するときの判断材料の要となるのが、経理で作成される月次決算書です。

効率化により決算を出すまでにかかる時間を短縮できれば、その分経営陣が自社の経営状況を明らかにする客観的なデータを早期に得ることができます。判断を下すまでの時間に余裕が生まれるため、的確な経営判断を最適のタイミングで打ち出していくことが期待できるでしょう。

経理業務効率化におすすめのツール

ここでは、経理業務効率化におすすめのツールを3つご紹介します。

チャットツール

ビジネスの現場では、従来のメールに代わるものとして、チャットツールの使用が大きく伸びています。チャットツールの強みは、手軽さと即時性にあります。

経理業務ではデータによるやり取りが少なくありませんが、メールでは共有範囲の設定に手間がかかるなど利便性に欠ける難点がありました。その点、チャットツールはファイル管理やタスク管理がしやすいため、共同で作業するときの業務の効率化と時短を実現します。

また、メールとは異なり実際の会話に近い簡潔な伝え方でやり取りができるため、タイムラグのない円滑な意思疎通が図れます。

クラウド会計システム

会計ソフトの導入により、経理業務の効率化とヒューマンエラーの大幅な削減が実現できます。しかし、インストール型の会計ソフトでは、会計データは基本的にインストールしたパソコンに保存されるため、データをやり取りする際には手間がかかりがちです。また、法令改正に対応したソフトのアップデートを自身で、場合によっては有償で行う必要があるといったデメリットもあります。

この点、クラウド型の会計ソフトであれば、ネット上で取引内容が自動的に仕分けされたり、社外の税理士と会計データを簡単に連携させられたりといった利便性があります。また、ネット環境であれば出張先や自宅のPCからデータにアクセスすることができますし、アップデートも法令改正の都度自動で行われるため、常時最新バージョンの使用が可能です。

Web帳票発行システム

Web帳票発行システムとは、取り込んだ請求データを即時請求書へ反映できるシステムのことを指します。取引先の数が多い場合、帳票の作成や発行にかかる業務負担は過重になりがちです。しかし、ほとんどの帳票発行システムが帳票作成と配信に関わる自動化機能を備えていることから、これまで人の手を介して行っていた帳票の作成・配信にかかる手間やミスの大幅な軽減が期待できます。

また、帳票発行システムには、異なる会計システムやツールにあるデータの統合やデータベースの更新といった連携をリアルタイムで図れるメリットもあります。そのため、たとえばCRMシステムで管理している顧客の商談データから帳票発行システムへの転記の手間なしに、ワンクリックで請求書を作成したり、入金ステータスをリアルタイムで把握したりといったことが自在にできるようになります。

経理業務の効率化は「請求管理ロボ」にお任せ！

経理はお金を扱う部署であり、企業経営の先行きに直結する重要な役割を担っています。にもかかわらず、多くの企業では社内リソースの関係から限られた人員で回していかなければならず、業務上のミスや遅延が課題となっていることは否めません。

そこで、何とかして経理業務の効率化を図りたい、そのようにお考えになる担当者の方にぜひおすすめしたいのが、ROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」です。