経理担当者が行う請求書の管理方法とは？効率化させるシステムなども解説
金銭に関係する事項を記録した請求書は、発行側も受け取る側も書類の内容にしたがって正確に処理したうえで、適正に管理しなければなりません。請求漏れがあれば会社の売り上げに響きますし、支払金額のミスがあれば会社の信用にかかわります。
しかし、請求書管理は取引が増えれば煩雑なものとなり、どうしてもミスを起こしてしまいがちです。そこでこの記事では、経理担当者が行う請求書管理の概要、請求書管理を効率化するためのシステムの導入、請求管理システムの導入で実現できることなどについて解説します。
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経理担当者が行っている請求書管理とは？
請求書管理とは、確定申告に必要な確定申告書や決算書の内容を証明する重要書類の請求書を、適切に事務処理・保存維持していくことです。ここでは経理担当者が行う請求書管理の概要を理解するために、まずは請求書を発行した場合と受け取った場合の取り扱い方法、そして請求書の保存期間について解説します。
請求書を発行した場合の請求書管理
自社から取引先向けに請求書を発行した場合、2段階に分けるチェック方法で請求書の整理を行います。
1段階目は、未入金に関する管理です。まずは取引先に送付した請求書の控えを未入金として保管します。未入金については後日支払期限が来た際に入金確認が必要になるため、支払期日の早い順にファイリングすると後々の処理がスムーズに運びます。
2段階目は、入金済みに関する管理です。支払期限が来たら入金されたかどうかを日付の古いものから順にチェックし、確認が取れた請求書の控えに入金済みと手書きするか、もしくは入金済みのスタンプを押して未入金とは別に保管します。入金日も記入しておき、保管の際には請求日の古い順にファイリングすると取引の発生順序を調べるのに役立ちます。入金済みの請求書の管理は、取引先の数が少ない場合は月単位、取引先の数が多い場合は取引先単位で行うといいでしょう。
請求書を受け取った場合の請求書管理
請求書を受け取った場合も、2段階に分けるチェック方法で請求書の整理を行います。
1段階目は、未払い分の管理です。経理担当者は、実際に入金作業を行う前に請求内容を精査する必要があるため、まず請求書を未払い分に分類し、その中でさらに精査確認が済んだものと未確認のものとに分類します。
2段階目は、支払いの管理です。上記手順で請求内容の精査確認が済んだ請求書について支払いを行い、支払いが済んだものについては支払い済みと手書きするか、もしくは支払い済みのスタンプを押して未払い分とは別に保管します。入金済みの請求書の管理は、請求日の古い順にファイリングすると取引の発生順序を調べるのに役立ちます。
請求書の保存期間に注意が必要
請求書は証憑書類として一定の期間保存することが法人税法で義務付けられており、勝手に処分することは認められません。法人の場合は請求書のみならず見積書、注文書、契約書、領収書などの帳簿書類を一律7年間保存するように求められています。この7年間の起算日は請求書を発行した日ではなく、確定申告を提出する期限の翌日からとなっているため注意が必要です。ただし、法人で欠損金（赤字）が生じた場合は、それが生じた事業年度の請求書を10年間保存することが義務付けられています。
個人事業主の場合は、青色申告か白色申告かには関係なく5年間保存するように求められています。起算日の考え方は法人と同様です。なお、個人事業主でも一定の条件を満たすと消費税課税事業者と見なされ、その場合は請求書を7年間保存することが義務付けられています。
請求書管理を効率化するならシステムを導入しよう！
請求書管理業務の効率化を図るなら、システムを導入するのがおすすめです。ここでは、請求管理システムでできることとシステムの種類について解説します。
請求管理システムで何ができる？
請求管理システムは、請求書にまつわる一連の作業について省人化と効率向上が図れるシステムで、請求書発行や請求書送付、顧客管理、ステータス管理、検索、外部システムとの連携などが行えます。
請求書発行については、システム側ですでに用意されているテンプレートを使うか、カスタマイズして取引先ごとにオリジナルの請求書を作成できます。請求書送付は紙での郵送のほか、PDFファイル形式に変換してメール添付で送付することも可能です。
顧客管理やステータス管理機能では、登録された顧客情報を基に請求書の発行・送付を管理し、請求書がメールからダウンロードされたか、すでに閲覧されたかなどを管理できます。これらの情報は、過去のものも含め、検索機能によってスムーズに探し出せます。
外部システムと連携すれば、既存の会計ソフトと連携することで自動仕訳ができるほか、入金消し込みや支払い督促なども一元管理することが可能です。
請求管理システムの種類
請求管理システムは、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型は基本的に自社で全てシステムを開発・構築するものです。外部のシステムと接続はせず、自社のネットワークの中で使用します。自社開発であるため欲しい機能を取り入れるなどのカスタマイズが可能で、自社の既存システムとの連携も比較的容易です。
デメリットとしては、自社でサーバーを設置してネットワークを構築する必要があるため、導入にあたって時間とコストを要することが挙げられます。他にもシステムの運用・メンテナンスも自社内のリソースを割いて行う必要があるため、手間が掛かることなども挙げられます。
クラウド型は、システムベンダーが提供するサーバーにインターネットを介してアクセスして使うものです。システムの開発・構築をする必要がないため、導入にあたって時間やコストが最小限で済み、インターネットにつながる環境さえあれば時間や場所を問わずに使うことができます。
請求管理システムの導入で実現できることとは？
請求管理システムを導入すると、請求書管理の共有化、業務効率化、業務コスト削減などが実現できます。以下にそれぞれについて解説します。
請求書管理の共有
もし経理担当者が自分の担当となっている案件について、ローカルのパソコンにデータを保存してその中だけで作業していると、他のスタッフが成り代わって作業することはできません。担当者が休んだり、異動したり、転職したりすれば業務がたちどころに滞ってしまいます。
しかし、システム上でデータを公開・共有し複数のスタッフで業務を進められるようにしておけば、属人化を避けることが可能です。過去に行った請求業務を遡って確認する必要が出た際も、請求データがシステム上で蓄積・保管されているため、自分が担当していない案件についても容易に検索が行えます。
業務効率の向上
請求業務を紙媒体中心で進めようとすると、エクセルやその他のソフトウェアで作成した請求書をその都度プリントアウト、会社印の押捺、封筒への封入、郵送手配など多くの工数を要します。
しかし、システムであれば請求データを基に請求内容の自動入力、データによる請求書の発行、電子データでの請求書送付などが可能になり、大幅な工数低減と業務効率化が図れます。請求書の到着確認をシステム上で行えるため、請求書が取引先に無事着いたのか確認する手間も必要もありません。
また、請求管理システムの多くは請求書のテンプレート集を実装しているため、見栄えのいい請求書の作成が可能です。請求書を受け取った側も、書類が電子化されていれば会計ソフトと連携することで請求データを自動的に転記することができ、発行者・受領者の双方にメリットがあります。
業務コスト削減
請求書を請求管理システム上で電子データとして取り扱うことにより、請求書印刷のための紙代、インク代、封筒代、郵送費、人件費などのコスト削減が可能です。一つひとつは大した金額を要するものではないかもしれませんが、取引先が数百件にもなると非常に大きなコストとなります。
ITサービスを提供している株式会社ラクスの調査によると、請求管理システムを導入する前と後を比較すると、月に75万から114万円のコスト削減効果があったと報告されています。請求書管理は定型的なルーチンワークが多いため、それを請求管理システム上でこなせるようにすれば、経費コスト削減のみならずマンパワーコストの削減も大いに期待できるでしょう。
自社の請求書管理に適したシステムの選び方
請求管理システムを選定する際には、コスト面、セキュリティ面、機能面を考慮して自社に適したものを選ぶといいでしょう。以下にそれぞれについて解説します。
コスト面
請求管理システムの利用料金体系は、ユーザー数と必要な機能の2要素で決まることが大半です。請求管理システムを導入したらどのくらいの人数規模で利用するのか、請求書発行サービス以外で必要な機能は何かを確認するといいでしょう。機能が充実している方が何かと便利かもしれませんが、機能が豊富な請求管理システムは基本料金が高くなりがちです。
また、ベースのプランに必要な機能が搭載されていない場合は、追加オプション費用を払うことになり、基本料金に上乗せされます。例えば、なるべく業務負担を軽減し、請求書を郵送したい場合は、オプションの郵送代行サービスの利用を検討することになります。
セキュリティ面
請求書を紙媒体で取り扱っている場合は、外出先で置き忘れてしまったり、悪意を持った第三者が社内に侵入して盗んだりといったことがない限り、外部に流出することはありません。しかしながら、請求管理システムをクラウド上で取り扱う場合、情報漏洩のリスクに晒されることとなります。
このようなリスク要因を低減させるためには、ユーザー名とパスワードだけによるアクセス制限ではなく、二段階認証やIPアドレス制限などのセキュリティ対策が施されていれば安心です。大半のシステムは基本的なセキュリティ対策を講じていますが、24時間365日の常時監視体制を取っているか、システムダウン時のバックアップ体制はあるかなども確認する必要があります。
機能面
請求書を発行する件数が多く、基本的な業務のみを効率化したいのであれば、請求書発行、請求書発送、納品書発行、支払明細書発行などの機能が搭載されていれば十分でしょう。これらに留まらず売上・決算にかかわる業務まで効率化したいのであれば、入金管理、入金消込、支払い督促、売上レポート、決算書作成などの機能を搭載しているものを選定します。
また、請求管理システムを導入すると請求業務フローが多少変わりますが、その際、請求業務フローが変わっても、取引先が対応してくれるのかといった取引先の事情にも配慮する必要があります。
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請求書管理は経理部門が担う仕事の中でも会社の売上に直結する業務であり、大変重要なものです。しかしながら、経理部門に十分な人員を配置できていないことも珍しくありません。その結果、他の業務を兼任していて請求業務がうまく回らない、経理部門内だけで完結できずに小回りが利かないといったことに困られている経理担当の方も多いことでしょう。
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加えて、入金情報についても、ダッシュボードで取引先の滞納・未収金状況をリアルタイムで確認できます。メール開封履歴・入金履歴など各取引先の状況についても確認ができ、社内での情報共有もスムーズです。
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