毎月発生する請求管理業務は、請求書の枚数が多ければ多いほど作業負担も増加していきます。本来のコア業務へ影響を及ぼし、月末月初の残業が慣習化している企業も珍しくありません。

この問題を解決する方法の1つが「請求管理業務の自動化」です。本記事では、請求書の入力・発行・処理といった一連の請求管理業務を自動化する方法やそのメリットについて詳しくご紹介します。

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請求管理業務を自動化する方法

請求管理業務を自動化するには、「クラウド型請求管理システムを導入する方法」と「請求代行サービスに依頼する方法」の2つがあります。以下に詳しくご説明します。

クラウド型請求管理システムを導入する

クラウド型請求管理システムとは、請求書の管理、作成、発行、送付や入金消込の作業を自動で行ってくれるサービスです。手書きやエクセルで行っていた請求書の管理・作成をシステム上で行い、電子化された請求書を発行・送付します。

また、請求管理システムによっては、請求書以外に注文書、領収書、見積書、納品書なども自動で作成・発行することができます。作成した請求書はPDF化してメールで送付、もしくは印刷して郵送することもでき、取引先に併せて柔軟に対応できます。さらに、会計システム、営業支援システム（SFA）、顧客管理システム（CRM）など、他のシステムと連動することが可能なため、請求業務を一元管理できるだけでなく、情報入力の手間を最小限に抑えることができます。

請求代行サービスを利用する

請求代行サービスとは、請求の作成、送付、入金確認、これら一連の請求管理業務を委託できるサービスです。請求代行サービスに委託した場合の作成・発送までの流れは以下の通りです。

まず、委託元の企業が売上や注文データなど請求書作成に必要なデータを代行会社へ送ります。このとき、請求書の形式を伝えておけば、その形式に沿った請求書を作成してくれます。代行会社は送られてきたデータを基に請求書を作成し、委託元は完成した請求書を確認して問題がなければ承認をします。承認後は、代行会社が印刷、封入を行い、取引先へ発送します。

月1回の代行作業が一般的ですが、契約条件に合わせ複数回依頼できるサービスや、与信管理から回収・消込まで代行してくれるケースもあります。

請求データを代行会社に送付するだけなので、作業工数を大幅に削減することができ、その分コア業務に集中することができます。毎月費用は発生しますが、企業によっては正社員で経理担当者を雇うよりも、請求代行サービスに依頼する方が人件費を安く抑えられる場合もあります。

請求管理業務を自動化するメリット

ここからは、請求管理業務を自動化させた際に得られるメリットについて解説します。

データの一元管理化

請求管理業務を自動化するためには、請求に必要なデータをシステムに取り込んでおく必要があります。つまり、これは請求に関するデータの一元管理を実現できるということです。営業、経理、経営者など、さまざまな部門で請求情報を共有・確認できるので、売上や入金状況が把握しやすくなります。また、取引先の社名、住所、担当者が変わった場合も、担当者がシステム上の取引先情報を修正するだけで手続きは完了します。

さらに、会計ソフトやSFAと連携可能なシステムを選べば、営業で得た顧客情報の管理、請求書の作成、会計業務をすべて一元管理することも可能です。データはインターネット上で保管されるため、インターネットを使える環境であれば外出中でも閲覧できるうえに、検索機能を利用すれば過去の請求情報を簡単に探し出すこともできます。

ヒューマンエラーの最小化

クラウド型請求管理システムを導入することで、ヒューマンエラーを最小限に抑えることが可能です。クラウド型請求管理システムには自動入力機能が備わっているため、金額や宛先の入力ミスなどの誤請求を防止できます。エクセルと異なり、誤って過去の請求書を上書き、削除する心配もありません。発行後に誤りが見つかった際も、即日修正・再発行が可能です。

また、システムの運用開始当初に掲載すべき内容と発行日を設定すれば、以後システムが自動作成・発行してくれるため、請求漏れも防ぐことができます。イレギュラーな入金や未入金に対してはアラートを出してくれるシステムもあるため、少ない労力で漏れのないチェック体制を築くことができるのです。

業務負担の軽減

請求管理業務は月末・月初のような決まった時期に集中します。繁忙期に担当者が残業や休出といった負担を余儀なくされていることが珍しくありません。しかし、請求書の発行や受領時の処理などが自動化されることで、煩雑な入力・確認などといった作業から解放されます。自動化によって解放された時間や人的リソースはコア業務に割り当てるなど有効に活用できます。

リモートワークでの作業完結

近年は、新型コロナウイルスの影響や働き方改革の推進により、テレワークを採用する企業が増えました。この流れと相性がよいのがクラウド型請求管理システムです。
従来の請求管理業務では、紙媒体の書類を事務所内で管理し、請求書の印刷や押印、郵送などアナログな作業が主流でした。しかし、インターネット環境があればいつでもどこでも作業が可能なクラウド型請求管理システムであれば、経理担当者が出社する必要がなくなり、テレワークでもスムーズに業務を完結することができます。

請求管理業務を自動化するシステムの選び方

請求管理業務を自動化させるうえで、利用するシステムは何を基準に選べばいいのか迷われる方も多いかと思います。
そこで、システムを検討する際には、以下の６ステップを確認してから導入を決定することをおすすめします。

・現在の請求業務における課題を洗い出す
・システム化のゴールを明確にする
・サービス領域・機能をもとにシステムを絞り込む
・運用中のシステムとスムーズに連携できるか
・同規模・同業種の導入事例はあるか
・カスタマーサクセス体制があるか・充実しているか

なお、それぞれのステップについては、以下で詳しく解説しています。

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