経理部門のスタッフにとって大きな負担となりやすい業務として挙げられるのは、請求管理と入金管理です。請求管理に関して言えば、請求の締め、請求書の発行と送付などが主たる業務で、正確さと迅速さが求められます。取引先が多くなればそれにつれて業務量も増え、スタッフの負担を大きくする要因となっています。

入金管理に関して言えば、平たく言ってしまえば入金の有無を確認することが主たる業務で、単純で容易な業務のように見えますが、こちらも取引先が増えれば作業量は大変大きなものになります。本記事では、請求管理と入金管理の概要のほか、請求書発行～入金管理で生じる課題などについて解説します。

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請求書発行の基礎知識

ここでは、請求管理の要である請求書発行の基礎知識について解説します。

発行する方法

請求書を発行する方法は、大別して都度方式と掛け売り方式の2種類があります。
都度方式は、商品を納品したりサービスを提供したりするたびに請求書を発行して決済する方法です。相手が新規の取引先で代金の回収に不安がある場合や、その都度決済したほうが合理的な場合、それに売上と同時に代金を回収したいといった場合に向いています。例えば消費者がスーパーやデパートで買い物をする時はレジで支払いを済ませますが、このような請求・決済方法は都度方式に当たります。

掛け売り方式は、締め日を設定して一定期間内の納品・提供の売上を後日まとめて請求・決済する方法です。掛け売り方式は請求書払いや後払いとも呼ばれ、納品・提供と同時に代金が支払われるわけではないことから、取引先との信頼関係が重要になります。日本の企業間取引では掛け売り方式が一般的です。

発行するタイミング

請求書の発行は通常、商品を納品したりサービスを提供したりした結果としてその対価の支払いを求めるために行うものであることから、商材の納入前になることは原則としてはありません。通常のタイミングは商材の納入と同時か後になります。ただし、手付金や前払い金の支払いを受ける場合は例外的に商材を納入するよりも例外的に前になることから、どの時点で入金される予定なのかは前もって把握しておくことが大切です。

実際のタイミングは前述した都度方式か掛け方式かによって異なり、都度方式は商材の納入と同時に決済するため請求のタイミングも同時になります。掛け方式は一定期間の取引をまとめて後日締め日のタイミングに合わせて請求します。

入金管理とは

ここでは請求管理に続く入金管理に関して、入金管理の流れと入金管理が重要な理由について解説します。

入金管理の流れ

入金管理は、最初に入金の確認、続いて未入金の確認と催促、そして入金消し込みへという流れで進みます。入金の確認は、入金管理の要となる業務で、入金されたかどうかを確認することです。こう言ってしまうと単純で容易な業務とのイメージになるかもしれませんが、実際は煩雑な業務です。振込名義を確認して誰からの入金かを調べ、どの案件の入金なのかを確認し、請求書の金額と入金額に相違はないかを確認するといった一連の作業を1件ずつ行わなければなりません。

未収金の確認・督促は、未入金の案件があった場合に催促を行うものです。取引先からの入金が期限を過ぎてもなかったことが確認されたら、電話、メール、郵便などで支払いを催促します。入金消し込みとは、売掛金として計上した金額の入金が確認できたら帳簿上で売掛金を消し込んでいく作業のことです。

入金管理が重要な理由

入金管理は、会社の資金繰りを行き詰まらせないようにするために行うとても重要な業務です。企業間取引で一般的な掛け取引では、売上が発生したその場では決済せずに代金を後払いにしますが、実際に支払われるまでの間は手元に現金はありません。入金管理を疎かにしていると、売上の対価として当然得られる筈だった入金の遅延に気づくのが遅れ、仕入れ代金や経費の支払いなどに回す資金に事欠き、資金繰りが厳しくなってしまいます。

しかし、入金管理をしっかりと行うことで手元資金の枯渇を防ぎ、健全な資金繰りを維持し、経営の先行きを確かなものにすることが可能です。入金管理は自社の信用の維持や会社の将来に大きな影響を与える重要な業務と言っていいでしょう。

請求書発行～入金管理で生じる課題とは？

請求書の発行から入金管理に至るまでの間には、いくつかの課題が生じるものです。以下にそれぞれについて解説します。

請求金額の計算などに時間がかかる

請求書を発行する基本的な流れは、営業部門から上がって来た案件情報を照らし合わせて請求内容を確定し、書式に沿って必要事項を入力し、請求書を発行するものです。一見シンプルで単純な作業のように見えますが、営業部門で管理されている受注情報を参照したり、不明点を確認したりする必要が生じることもあり、請求内容の確定1つ取っても時間を要するものです。

また、請求金額を計算するのに手作業やエクセルなどで行っている場合は、計算に多大な時間を要すことが大きな課題として指摘できるでしょう。請求金額の入力と計算は地道に一つずつ実績を確認しながら行わなければならず、時間、根気、慎重さが要求される作業です。

ミスが発生しやすい

経理担当者が請求データを手作業で入力したり、電卓で請求金額を計算したり、エクセルや紙で1枚ずつ請求書を作成したりしている場合は、人的ミスが発生しやすくなることが課題です。どんなに細心の注意を払っていても、人が介在する作業というのは人的ミスの発生を100%排除することはできません。

複数の担当者で相互にチェックするなどの対策を取ればミスの発生を削減することができるかもしれません。しかし、そうするとチェックのために余計な手間とコストがかかり、よりコアな業務に割り当てられるべきリソースが削がれてしまい、今度はそちらのほうの業務負荷が増えてしまいます。請求管理業務では小さなミスでも取引先の信用を損ねかねないため、ミスの削減と業務負荷のバランスを考えなければいけないのが経理担当者にとって悩ましい点です。

書類の管理や保管が煩雑になりやすい

取引先が増えてくると、それに伴って管理・保管すべき領収書の件数も増えてきます。先述したように、領収書は一定の期間保存することが義務付けられていることから、発行後も適切な管理が必要です。請求書を紙媒体で扱っている場合は、取引先ごと、案件ごと、期間ごとなどの属性に応じてそれぞれファイリングし、誰でも検索・閲覧が可能にしておく手間が発生します。系統立てて管理・保管をしなければ、取り扱いは非常に煩雑なものとなるでしょう。

請求管理業務を効率化するなら請求管理システムの導入がおすすめ

請求書管理にあたっては、請求管理システムの導入も検討したほうがいいでしょう。以下に請求管理システムを導入するメリットと請求管理システムの種類について解説します。

請求管理システムを導入するメリット

ここでは、請求管理システムを導入するメリットとして3点挙げます。
1つ目は、請求情報の共有化が可能になることです。担当者が1人で自分のパソコンにだけ請求情報を保管して業務を行っていると、担当者が休んだり異動したりすれば、業務はたちどころに滞ってしまいます。請求管理システムを導入すれば、請求情報を部署内で共有でき、担当者がいなくても他のスタッフが引き継いで業務を進めることが可能です。

2つ目は、業務の効率化が図れることです。請求業務を手作業で行うとすれば、どんなに気を付けていても人的ミスの発生は避けられません。請求管理システムであれば作業の多くが自動化され、ミスを大幅に低減でき、作業のスピードアップも可能です。

3つ目は、業務コストが削減できることです。オプションの郵送代行サービスを利用すると1件につき150円程度の費用がかかりますが、自前で郵送手配をすることと比べれば十分に価値のあるオプションでしょう。請求管理に要する時間を大幅に短縮できることを考えれば、むしろ割安とも言えます。

請求管理システムの種類

請求管理システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
オンプレミス型のシステムは、自社でサーバーを購入して社内にセットアップし、請求管理用のソフトウェアをスタッフのPCにインストールし、そのPC同士を繋ぐネットワークを構築するものです。後述するクラウド型と比べた場合、自社に合ったシステムをカスタマイズできることがメリットです。一方で導入時の初期費用が高く、システムのメンテナンスやアップデートを自前で行わなければいけないのがデメリットとして挙げられます。

クラウド型は、システムベンダーが用意するサーバー、システム、ソフトウェアなどをインターネット回線経由で利用するものです。設備やソフトウェアを自前で用意したり保有したりすることはせず、利用内容に応じて利用料を支払います。自前でシステム環境を構築する必要がないことから初期費用が安く、保守のための手間もかかりません。

請求管理システムを導入する際のポイント

ここでは請求管理システムを導入する際に着目すべきポイントとして、自社の企業規模に合うプランと費用であるか、会計ソフトとの連携、セキュリティ・サポート面の3点について解説します。

自社の企業規模に合うプランと費用であるか

請求管理システムは、請求書発行や納品書発行、売上レポート出力、入金管理、支払い督促、入金消し込みなど、様々な機能を有したものがあります。しかし、搭載されている機能が充実しているシステムはその分利用料が高くなる点は注意が必要です。

また、請求管理システムはユーザー数や取引先件数によって法人向けプランと個人事業主向けプランに分かれているものもあり、どちらを選ぶかで料金が大きく変わってきます。自社の企業規模と使用目的を鑑みながらどこまでの費用を出せるか検討するといいでしょう。

会計ソフトとの連携

請求管理システムは、請求の発行・発送・管理を一貫してネット上に置かれたクラウドシステムで行える機能を持っているだけではありません。既存の会計ソフトと連携したり、銀行口座の入金情報と連携したり、クレジットカードの決済情報と連携したりといったことが可能なものもあります。

請求業務や入金確認が画面上で一元管理できることの他、会計ソフトと連携できれば入金確認や仕訳作業を自動化し、手作業によるミスを大幅に削減することが可能です。データの連携には、CSVファイルを介する方法とAPI（アプリケーション同士を繋ぐインターフェース）で直接連携する方法の2種類がありますが、API方式を選んだほうが請求書発行作業の自動化ができることから、取引件数が多い場合はこちらがおすすめです。

セキュリティ・サポート面

ネット上で請求書を取り扱う場合は取引先にも安心してもらえる万全なセキュリティ対策が求められます。具体的には、データを閲覧・操作できるユーザーを限定するアクセス制限、ユーザーが行った操作やログインの履歴を検索・参照できるようにする操作ログなどの機能が必要です。他にも、システムへの接続を端末や拠点ごとに制限するSSLクライアント認証やIPアドレス制限の機能があれば、より外部からの侵入に対して強くなります。

セキュリティ対策以外にも、自社のみならず取引先もカバーするサポート体制があることも求められます。新しいシステムの導入には社内外の理解が必要です。専任スタッフによる電話でのサポートや運用していくうえでの提案、更には導入・活用支援などの手厚いサポートがあるかも選定のポイントになります。

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自社の資金繰りを滞りなく進めるには、しっかりした請求管理が不可欠です。しかし、数ある請求管理業務のプロセスを漏れなく、かつ遅滞なくこなすには何かと手間と時間のかかるものであり、何とか効率化できないかと思案されている方も多いことでしょう。

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