企業間取引では一般的には商材の納入と同時に支払いを求めるのではなく、1ヶ月分などをまとめて後で決済する掛け売りで取引されるのが大半です。そして、掛け売りで発生するのが「売掛金」です。

安定した経営を続けていくためには、売掛金を適切に管理していくことが重要な業務になります。この記事では売掛金管理で重要な売掛金元帳の概要や売掛金管理の流れ、掛け売りのメリット・デメリット、売掛金にまつわるトラブルへの対処法などについて解説します。

売掛金元帳とは

売掛金を管理するには売掛金元帳を用います。ここでは売掛金元帳の記載項目と、売上台帳との違いについて解説します。

記載項目

売掛金元帳は、取引の発生順に取引先ごとに取引内容を記録し、売掛金を管理するために用いられる会計帳簿の1つです。売掛金元帳は、売掛帳あるいは得意先元帳と呼ばれることもあります。総勘定元帳における売掛金勘定の内訳明細という位置付けにあり、補助簿のうち補助元帳の1つとして取り扱われます。実際の記載項目は以下の通りです。

・取引があった日付
・取引した商品の名称
・商品の個数
・商品の単価
・商品の個数と単価を掛けた売上金額
・売掛金を回収した場合の受入金額
・当該時点での売掛金残高

売上台帳との違い

売掛金元帳では売掛金に関する情報のみを記載します。売上の中で売掛金に絞って作成する帳簿書類のため、売掛金の詳細を把握するのに適した書類です。売掛金元帳を作成するのに適したシーンとしては、代金を現金で受け取るのではなく、請求書を発行して振込などで受け取る取引が向いています。

一方売上台帳は、その名の通り売上にかかわる情報を集計して作成する帳簿です。売上台帳では売上日付、販売した商品やサービスの内容、売上数、売上単価、売上金額、売上合計など売上の明細を記録していきます。売上台帳を作成するのに適したシーンとしては、飲食店や小売店などのように現金で商売をしているのが中心で、不特定多数の人と取引を行う取引が向いています。

売掛金管理の流れ

売掛金は、売掛金台帳を作成したうえで売掛金の処理を行い、未回収債権を把握するという流れで行います。以下にそれぞれについて解説します。

売掛金台帳の作成

売掛金の管理は、エクセルなどの表計算ソフトで売掛金台帳を作成して行うのが一般的に用いられている方法です。売掛金台帳は会社ごとに独自に作成することもあれば、インターネット上で入手できるテンプレートを用いることもあります。入力する項目は、請求年月日、売上金額、当月発生売掛額、取引先会社名、繰越残高、入金予定日、入金日、当月入金額などです。

売上金額の項には、請求書や納品書などの取引書類に記載されている金額を漏れなく入力します。金額に漏れや間違いがあると、税務調査の際に指摘されるため注意が必要です。入金日は入金がある都度に記入し、未入金の取引については空欄のままで構いません。入金予定日が過ぎても空欄になっているものは、未回収案件として別途対応します。
このように売掛金台帳を作成して管理することにより、売上と代金回収の現況を把握が可能となります。

請求書の発行

売掛金管理表・売掛金元帳をもとに請求書の送付を行い、関係者に送付します。

売上を上げたことを確認し、帳簿に計上したら請求書を発行します。請求書を発行するタイミングはあらかじめ決められた締め日に合わせますが、新規に取引を開始する場合は営業部門を通して認識をすり合わせる必要があります。その際、支払期日直前に請求書が届くと取引先が支払いの準備ができていないこともあるため、遅くとも支払期日の2週間～3週間前には届くように締め日を設定しましょう。

請求書のフォーマットは自社のものを使用するのが一般的ですが、取引先によっては独自のフォーマットが指定されている場合もあります。また、取引によっては取引の都度に個別に請求する場合や、請求書の発行を待たずに契約をもって売上を計上する場合もあるため、事前に個々の取引先の要望をまとめておくとスムーズに処理できます。

入金確認

入金確認は請求書の控えと銀行口座の入金記録を比較し、入金の確認や入金日の記入などを行う作業です。入金予定日に入金されているかどうかを確認します。

請求書通りの入金を確認し次第、入金日を記入しますが、振込名義が異なる場合はどの取引先からの入金なのか確認する手間が発生します。この作業は取引件数が多くなると煩雑になりますが、売掛金管理のためには欠かせない作業です。

入金金額は預金通帳への記帳や銀行からのFAXによる通知、インターネットバンキングからの入金情報の確認などで確認が可能です。

入金消込

入金消込とは、売掛金を帳簿上から消して売上に書き換える作業のことです。
期日までに入金が確認できたら取引先会社名と振込名義人、及び売掛金と入金された金額が一致すれば入金消込を行います。入金消込は案件ごとに行うので手間がかかり、またミスが許されない重要な業務です。消し込み作業を経て問題なければ売掛金を帳簿上で現金貯金に仕訳します。

売掛金と入金額が一致せず消し込みができないといった問題が発生した場合は、問題の内容について社内で情報共有したうえで個別の対応が必要です。対応方法については、経理担当者と営業担当者のどちらが行うのか事前に取り決めておくとスムーズに対応ができます。

未回収債権の把握

日々の管理では、どの債権が未回収になっているか、不足している売掛金はいくらか、どのくらい遅延しているかを把握し、未回収の内容をしっかりと特定することが大切です。売掛金台帳に入金日と当月入金額を記入していけば、売掛金の過不足や遅延による未回収債権を見ていくことが可能です。遅延している売掛金があれば取引先会社名、遅延している売掛金の金額、遅延期間を売掛金台帳から洗い出します。

これらが特定できたら、未回収債権が発生している取引先との窓口である営業部門の担当者に連絡し、入金が遅延している理由の調査を依頼します。場合によっては督促状の発送や内容証明郵便の発送が必要になるため、早急なアクションが必要です。

掛け売りのメリット

ここでは掛け売りのメリットを見ていきます。

業務を効率化できる

取引が発生するごとに代金を支払って決済してしまった方が、シンプルで楽ではないかと思われる方もいるかもしれません。しかし、企業間取引は個人がお店で買い物をするのとは異なり、請求書を発行して代金を振り込んでもらうのが一般的です。取引が発生するごとに決済しようとすると、請求書を発行した後に封筒に封入し、郵便で発送するという手間が毎度発生することになります。それに伴って、取引内容を取引が発生するたびに確認する必要も生じるため、多くの手間を要します。

一方、掛け売りであれば、あらかじめ取り決めておいた日にまとめて請求書を発行し、その後一定期間の請求書に対してまとめて支払うことにより、大幅に業務を効率化することが可能です。取引先が多くなればなるほど、業務効率向上の効果が大きくなるのは明らかです。

資金がなくても取引を行える

掛け売りをしない場合では自己保有資金の範囲内でしか取引できず、資金不足故に取引のチャンスを逃がすこともあり、またビジネスを拡大していこうとする際には障壁となります。

一方、掛け売りであれば自己保有資金以上の額の取引が可能です。例えば商材を仕入れて販売し、そこで得た売上金で仕入れた商材の支払いを行うというように取引のループを円滑に回すことが可能になります。

掛け売りのデメリット

ここでは、掛け売りのデメリットを見ていきます。

支払い遅延・貸し倒れリスクがある

掛け売りにおいて起こり得るリスクは、支払いの遅延や貸し倒れです。企業間取引で行われる掛け売りは正式な契約プロセスを経て行われる取引ですが、期日までに売掛金が支払われることを100%保証するものではありません。掛け売りはあくまでも売り手と買い手双方の信用で成り立っている仕組みであるため、取引先が業績不振に陥って支払い能力がなくなってしまうというリスクは常に存在します。

例えば、利益率10%の商品を掛け売りで取引して100万円の未回収代金が発生したとすると、利益になるはずだった100万円を補填するために1000万円の売上が必要となります。売上として会社に入ってくるはずだった100万円が1000万円分の損失に変わってしまうことから、未回収によるリスクは大変大きなものです。帳簿上は堅調に売上を上げていても、支払い遅延や貸し倒れの発生によって資金繰りが悪化し、倒産という致命的な影響に及ぶこともあり得ます。

与信管理等の業務が増える

支払い遅延・貸し倒れリスクを回避するためには、与信管理という取引先の信用度調査を行わなければなりません。支払い遅延・貸し倒れが頻繁に起きるようでは、与信管理にルーズな会社と見なされて、その風評で会社としての信用が落ちてしまう恐れもあります。さらには、取引条件が厳しくなったり、取引が打ち切られてしまったりという事態に発展することも否定できません。

しかしながら、厳しい与信基準の基に取引を行おうとすると、新規取引を行うためには多くの手間と時間を要し、与信管理にまつわる業務が増えてしまいます。また、定期的な見直しも必要となることから、企業は与信管理にかかるコストが見合っているか見極めながら管理体制を強化していくことが求められます。

売掛金にまつわるトラブルへの対処法

ここでは売掛金にまつわるトラブルの例を3つ挙げ、対処法を解説します。

売掛金が合わない場合の対処法

前月の売掛金残高が予定通り月末に入金され、売掛金の消し込みを行っていれば当月の売掛金は当月の請求額と一致しますが、実務においてはこれらの不一致は往々にして発生するものです。原因としては、売上の計上が漏れていた、消し込みを間違えていた、消費税の端数を処理する方法に差異があるなどが挙げられます。

消費税の端数が原因の時は、入金を処理する際に仮受け消費税として相殺して対処します。売掛金にも未収入金にも振り当てられない入金があった場合は、仮受け金として計上し、内容が確認できた後に売掛金へ振り替えて、計上または取引先に返金するなどの処理を行います。

売掛金回収が遅れている場合の対処法

まずすべきことは、取引先がどのような理由で入金が遅れているのかを明確に把握することです。なぜなら、その理由如何で対処方法が変わってくるためです。取引先の経営状態が悪化したわけでもなく単に経理処理上のミスが原因なら、故意に支払いを遅らせているわけではないため、心配することはありません。取引先に未払いになっている旨を伝えればスムーズに入金されるでしょう。

回収が難しいのは、支払う意思を持ちつつも、経営難で資金繰りに詰まって支払いが遅れている場合です。このような場合では、一時的に資金繰りに困っているだけなのか、それとも会社の存続の危機に瀕しているかを見極めるのが重要です。一時的なものであれば、いつ頃になれば支払えるのか、一括で支払うのが無理なら何分割なら支払えるのかといったことを取引先の経営見込みを見極めつつ慎重に検討します。

売掛金の時効を止めるための対処法

売掛金の支払いがなされないまま放っておくと時効が適用され、永久に代金が回収できなくなってしまうため注意が必要です。売掛金は、2020年4月以降に発生したものについては、支払期限から起算して5年で時効が成立します。売掛金の時効が成立するのを防ぐためには、時効中断措置もしくは時効更新措置を取れば、経過済みの時効期間のリセットが可能です。

時効中断措置もしくは時効更新措置を取るには、買い主に対して民事訴訟を起こす、裁判所を通して買い主に対する支払督促を行う、買い主に対して民事調停を申し立てるなどの方法があります。これらの法的手続きを踏むのが難しいという場合には、内容証明郵便で催告を行えば時効を6ヶ月間延長することが可能です。

売掛金管理の方法

売掛金を管理するにあたっては、エクセルを使うか会計システムを使う方法があります。
エクセルを使う場合は、売掛金管理表を作成して取引先ごとの売掛金データを入力していくのが標準的な手法です。個々の売掛金データを手作業で処理していくのが難しい場合は、総勘定元帳の売掛金勘定からデータをインポートするのがおすすめです。

エクセルよりも効率的に売掛金を管理したいなら、会計システムが適しています。大抵の会計システムでは総勘定元帳が利用でき、取引先ごとに入出金ステータスを把握することが可能です。最近のクラウド型の会計システムでは、記帳業務がそのままシームレスに売掛金管理につながっているものもあり、入金管理レポートという形で売掛金や未収入金を確認・管理することができます。

売掛金管理の効率化は「請求管理ロボ」にお任せ！

取引先が増えれば増えるほど売掛金管理の重要度は増していきます。管理を怠っていては売掛金の回収が滞り、売上は上げているのに資金繰りが詰まって黒字倒産という事態にもなりかねません。そこで、売掛金の確実かつ効率的な管理方法をお探しなら、ぜひ「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。