交通費を請求する際、どこまでを交通費として請求できるのか、またどのような書式を用いて請求すべきか迷われた経験はありませんか。この記事では、請求書に記載できる交通費の範囲や請求書の書き方、消費税の扱い方などについて解説していきます。

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請求書に交通費を含めても問題ない？

交通費は、請求書に記載しても問題ありません。ただし、請求できる範囲や注意点があるため、下記で詳しく解説します。

交通費として請求できる範囲

基本的には、取引先と自社双方の合意があれば交通費として請求書に記載して問題ありません。

交通費としては、取引先との業務における移動で発生する電車賃・バス代・タクシー代・高速道路の料金・駐車場代などが該当します。委託を受けた業務を遂行するために出張する必要がある場合や、長距離の移動で生じた交通費が請求書に含められる記載範囲となります。なお、新幹線や飛行機など、大掛かりな移動を伴わない打ち合わせなどで発生した交通費は、一般的には請求しないこととされています。

交通費を請求する際の注意点

交通費を請求書に記載する際には、いくつかの注意点があります。

まず、請求書に「交通費」とだけ大まかに記載すると、証拠が不十分と指摘されて受理されない可能性があるということです。これだけでは移動の事実を証明できないため、日時・交通手段・移動区間などの内訳を請求書に添付しておきましょう。また、交通費が実際に発生したことを証明する書類として、移動した際の領収書は必ず添付します。

なお、交通系ICカードSuicaやPASMOなどを利用する場合は、券売機で利用明細を発行する必要があります。ただし、一定の件数・期間を超えてしまうと履歴が消えてしまうため、利用明細の発券はこまめに行うことをおすすめします。

交通費を含む請求書の書き方は？

請求書に交通費を記載するときは、品目の書き方や消費税に注意して記載しましょう。

交通費の項目や書き方

請求書への交通費の書き方としては、取引内容の品目部分に「交通費」と記載します。このとき、交通費が発生した理由や移動区間なども併記するようにしましょう。その横に数量や単価を記載します。

消費税を記載するときの注意点

電車やバス、高速道路などの料金は、すでに10%の消費税が含まれています。このため、請求書にも消費税込みの金額をそのまま記載します。他の項目と一緒に交通費の項目に消費税を計上してしまわないよう、注意しましょう。
また、交通費を含む請求書では、消費税〇％対象・消費税対象外に分けた内訳を添えます。

交通費＋宿泊費を請求する場合

宿泊を伴う仕事を行った際は、請求書の品目に交通費・宿泊費の順で記載すると見やすくなります。この場合も交通費は内税となりますが、宿泊費は「税抜き金額」を記載します。

交通費の経理処理方法は？

交通費は取引先との取り決めにおいて、報酬に「含まれるか・含まれないか」により経理の処理方法が異なります。

「立替金」として計上する場合

移動時の交通費を立て替えた場合は、取引先に実費精算を依頼しますが、実費精算は報酬には含まれないため「借方を立替金・貸方を現金」として経費に計上します。入金の確認後は「借方を現金・貸方を立替金」として経費に計上し、立て替えた金額の消込作業を行います。

「売上」に含めて計上する場合

「立替金」として経費に計上する場合は課税の対象外となりますが、報酬として請求する場合は、交通費でも課税の対象となるため源泉徴収されます。この場合、収支の帳尻が合わなくなるため、経理上では「旅費交通費」として計上し、差額分の相殺を行うこととなります。

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交通費を含めた請求書を作成する際には、二重請求とならないように「交通費は内税・その他の項目は外税」と仕分ける必要があり、経理担当者の業務を複雑化させる要因となっています。また、期日を守って請求書の送付をしているにもかかわらず、取引先からの入金が滞っていて管理に手間が掛かるという悩みを抱えている企業もあるでしょう。

入金の遅れが発生した場合は取引先に催促をする必要がありますが、催促は初動の早さが肝心な業務です。これらのお悩みは、株式会社ROBOT PAYMENTが提供している「請求管理ロボ」で解決可能です。