納品書と請求書の内容を照らし合わせる「請求書の照合」は、企業の会計処理において欠かせない重要業務です。
しかし、手間がかかるうえに、ミスをすればトラブルに発展する可能性もあるため、経理部門にとって大きな負担となっています。

「請求書照合をもっと効率的に行えないだろうか？」
「ミスを減らし、正確な照合を実現するには、どんなチェック方法がいいんだろう？」
そんな疑問をお持ちの経理担当者も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、請求書照合における具体的なチェック方法の手順と起こり得るミスを徹底分析。効率的な業務フロー、最新の自動化ツールの活用法まで、詳しく解説していきます。

請求書照合とは？ その定義と重要性

請求書照合とは、取引後に購入側の企業の経理部門が行う会計プロセスです。
具体的には、「提供を受けた商品やサービス」と「自社の発注書や受領書」「取引先からの納品書や請求書」を比較します。

この請求書照合作業の目的は、「請求金額の正確性確認」「取引内容の妥当性チェック」「不正や誤りの防止」「適切な会計処理の実現」「キャッシュフローの管理」など、多岐にわたります。
正確な請求書照合は、会社の財務健全性の維持と取引先との良好な関係構築に寄与するため、とても重要です。例えば、請求書の金額が実際の取引額と異なっている場合、請求書照合で問題箇所をチェックし、早期発見・修正を行えば、将来のトラブルを防止できます。

請求書照合の確認項目と適切なタイミング

請求書照合は、複数のステップからなるチェック作業です。ここでは、主な確認項目、請求書照合を行うタイミングについて詳しく説明します。
これらの要素を理解したうえで、後述の「請求書照合のチェック方法」の内容を適切に実行することで、正確で効率的な請求書照合が可能となります。

請求書照合の確認項目

請求書照合における主な確認項目は「請求書の基本情報」「商品やサービスの内容」「数量と単価」「合計金額」「税金の計算」「支払条件」「割引や値引き」の7つです。各項目のチェックポイントは以下の通りです。

・請求書の基本情報：日付、請求元、請求先、支払期限など
・商品やサービスの内容：品名、仕様、規格など
・数量と単価：発注した数量と単価が正確か
・合計金額：数量と単価から算出された合計金額が正しいか
・税金の計算：消費税などの税額が正しく計算されているか
・支払条件：契約時に取り決めた支払条件と一致しているか
・割引や値引き：適用されるべき割引や値引きが反映されているか

これらの項目を一つひとつ丁寧に確認することで、請求内容の正確性を担保します。

請求書照合のタイミング

請求書照合のタイミングは、通常、請求書を受け取ってから支払いを行うまでの間です。多くの企業では、月次や週次のサイクルで定期的に行っています。例えば、月末締めの場合、翌月初めに前月分の請求書をまとめて照合するといったパターンが一般的です。

重要なのは、検収の完了後に請求書照合を行うことです。
検収とは、納品された商品やサービスが契約内容通りであることを確認する作業を指します。検収が完了していない状態で請求書照合を行うと、実際の納品状況と請求内容に齟齬が生じる可能性があるので、注意が必要です。
請求書照合は、この検収結果に基づいて、請求書の正当性を確認する役割を果たします。

請求書照合のチェック方法

では具体的な請求書照合のチェック方法について、ご紹介しましょう。
請求書のチェック方法は、「請求書受領」「発注記録との照合」「納品書との照合」「検収結果の確認」「金額の確認」「不一致の調査」「承認」「支払い処理」という手順を踏んで進めます。以下でそれぞれについてみていきましょう。

1.請求書受領

まず、取引先から請求書を受け取るところからスタートです。

2.発注記録との照合

社内の発注記録と請求書の内容を比較します。この段階で、発注した商品やサービスの内容、数量、単価などが一致しているかを確認しましょう。

3.納品書との照合

納品書と請求書の内容を照合します。実際に納品された商品・サービス内容・数量が、請求書と一致しているか、チェックしてください。

4.検収結果の確認

検収担当者から受け取った検収結果と請求書の内容を照らし合わせます。ここで、品質や納期などの観点から問題がなかったかの確認を行います。

5.金額の確認

単価や数量、合計金額に誤りがないか再度確認します。特に、複数の商品やサービスがある場合は、それぞれの小計や総合計が正しいかを慎重にチェックする必要があります。

6.不一致の調査

差異がある場合、原因を調査し、必要に応じて取引先に確認しましょう。数量の不一致や単価の相違などが見つかった場合は、速やかに取引先に連絡を取り、原因を究明することが重要です。

7.承認

問題がなければ、支払いの承認を行います。通常、一定金額以上の支払いには、上長の承認が必要となります。

8.支払い処理

承認された請求書に基づいて支払いを実行します。支払い方法（銀行振込、手形など）や支払い日を確認し、適切に処理を行ってください。

検収結果と請求書の内容に不一致がある場合

以上が請求書照合の主なチェック方法の手順ですが、この過程で検収結果と請求書の内容に不一致がある場合、以下のような修正が必要になることがあります。

・検収で納品数量が不足していた場合：請求書の数量を修正する。
・検収で商品の状態に不備があった場合：請求書の単価を修正する。
・検収で納品期日が遅れていた場合：請求書の支払期限を修正する。

こういった修正を必要とする場合は、取引先と協議の上、適切に対応することが重要です。

請求書照合でよくあるミスと対策方法

請求書照合は重要な業務ですが、同時に様々なリスクや課題も伴います。ここでは、請求書照合作業において数字が合わない原因と、どうすれば請求書チェックを効率化できるかについて、詳しく解説します。

請求書照合で数字が合わない原因

請求書照合で数字が合わない主な原因は、「人為的ミス」と「書類の不一致」によるものです。

人為的ミスを原因とするものには、以下のようなことがあります。
・数字の読み間違い：特に手書きの請求書の場合、数字を誤読するリスクが高くなる。
・入力ミス：請求書の内容をExcelソフトなどに入力する際の打ち間違いが発生する可能性がある。
・計算ミス：合計金額や税額の計算を間違えることがある。
・請求書の見落とし：大量の請求書を処理する中で、一部の請求書を見落としてしまうことがある。
・重複チェック：同じ請求書を二重に処理してしまうケースもある。
・作業の属人化によるリスク：特定の担当者しか処理できない状況になると、その担当者の退職時などに業務が滞る可能性がある。

また、書類の不一致を原因とするミスには、以下のようなことがあります。
・請求書と納品書の内容の食い違い：数量や品目が一致しないケースがある。
・請求書の記載漏れや誤記：請求書自体に必要事項の記載漏れや誤りがあることがある。
・検収結果との不一致：検収で確認した内容と請求書の内容が一致しないケースがある。

請求書チェックを効率化する方法

では、請求書の照合作業からミスをなくすには、どうしたらいいでしょうか？
請求書チェックを効率化する方法には、「請求書フォーマットの統一」「ダブルチェック体制の確立」「業務フローの改善」などがありますが、最も効率的なものは「請求管理システムの導入による自動化」です。なかでも、当社の「請求管理ロボ」は請求書照合のお悩み解決におすすめです。

「請求書フォーマットの統一」や「ダブルチェック体制の確立」は重要なポイントではありますが、最終的に人がチェックする以上、「人為的ミス」を完全になくすことはできず、前述の「書類の不一致」の問題も解消されないでしょう。また、「業務フローの改善」についても、どこから見直せばいいのかが難しく、日常業務の中でその時間を捻出するのもなかなか難しいものがあります。

その点、「請求管理ロボ」であれば、システム上の「請求書プレビュー機能」で表記の誤りや請求内容の相違等のミスを未然に防ぐことでき、自動化によって属人化リスクも避けられるため、人為的ミスの悩みが解消されます。
加えて、「請求管理ロボ」で発行された請求書は、受取側の企業も専用の請求書受取ページを利用できるため、データ化による検索性の向上やデータ連携による会計処理の効率化によって、書類の不一致によるミスを減らすことも簡単になります。
毎月の請求業務を最大80％削減できる「請求管理ロボ」は、人口減少によって人材確保が難しくなるこれからの時代状況にもマッチしたツールです。

請求書照合の作業効率化は「請求管理ロボ」にお任せ！

請求書照合は企業にとって不可欠な業務ですが、その複雑さと重要性から多くの企業で大きな負担となっています。近年、自動化ツールの導入により業務効率の向上が可能になっていますが、適切なツールの選択や導入方法に悩む企業も少なくありません。そこでおすすめしたいのが、株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」です。