確定申告の時期になると、フリーランスの方から「支払調書」の発行を求められることがあると思います。これは、すべてのフリーランスの方に対して必ず発行する必要があるものなのかがわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで今回は、支払調書の発行義務についてお伝えします。

支払調書とは？

支払調書とは、個人事業主がある年の1月1日から12月31日までの間に報酬、料金、契約金等の支払いを受けた場合に受領する書類です。報酬の額や報酬の額に対応する源泉徴収額が記載されています。

フリーランスとは？

フリーランスとは、特定の企業や団体、組織に専従しておらず、自らの才覚や技能を提供することにより社会的に独立した個人事業主のことをいいます。

支払調書の提出義務

支払調書は、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」「不動産の使用料等の支払調書」等がありますが、フリーランスの方へ交付されるのは、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」が有名です。

「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を税務署へ提出しなければならないのは、外交員報酬、税理士報酬などの報酬、料金、契約金及び賞金の支払をする源泉徴収義務者になります。
具体的には、下記のケースで「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」が提出されます。

(1)　外交員、集金人、電力量計の検針人及びプロボクサー等の報酬、料金、バー、キャバレー等のホステス等の報酬、料金、広告宣伝のための賞金については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が50万円を超えるもの
(2)　馬主に支払う競馬の賞金については、その年中の1回の支払賞金額が75万円を超えるものの支払いを受けた者に係るその年中の全ての支払金額
(3)　プロ野球の選手などに支払う報酬、契約金については、その年中の同一人に対する支払金額の合計額が5万円を超えるもの
(4)　弁護士や税理士等に対する報酬、作家や画家に対する原稿料や画料、講演料等については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が5万円を超えるもの
(5)　社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が50万円を超えるもの

上記の通り、報酬、料金、契約金及び賞金の支払をする源泉徴収義務者は支払調書を提出する義務がありますが、それは税務署に対してです。フリーランスの方へ交付する義務はありません。
フリーランスの方は、支払調書を利用して、報酬額及び源泉徴収額を把握し、確定申告を行うのが通常ですが、支払調書の発行を源泉徴収義務者に強制することはできません。自ら日々の取引を帳簿に記帳して正確な税金計算、確定申告を行う必要があるのです。

支払調書に必要なマイナンバーや本人確認の提示を理解してもらうには

マイナンバーについて、従業員から集めるのは当然だが、税理士・弁護士に報酬を支払う場合や不動産を借りている場合の大家さんに提出する支払調書等にもマイナンバーは必要となる。これは意外と知られておらず、当人もマイナンバーの必要性を理解していないことが多い。そこで経理側が周知徹底をどのようにすれば良いかについて記載していく。

①使用目的を明確にすること

マイナンバーに関して不信に思っている人も多いことから、使用目的を明確にすること。不動産の使用料・報酬等の支払調書に必要な旨を明記。

②集める義務があることを明確にすること

企業はマイナンバーを集めることが義務であることを明示する必要がある。

③保管方法を明確にすること

相手はこちらのセキュリティ等に疑問をもっていることも多いことから、保管場所やデータ保持をどのようにするのか、セキュリティがしっかりしていることを明示する必要がある。

④収集時期を明確にすること

いつまでにマイナンバーを提出してもらうのかを明確にする必要がある。実際税務署に提出するのは翌年1月31日までであり、金額によっては支払調書提出の義務はなくなるが先延ばしにすると準備の都合上時間的に厳しくなるため、秋口までに集めることを目標とするのが良いであろう。

⑤収集方法を明確にすること

マイナンバーはサラリーマンでなければまだまだ浸透しておらず、どのように提出すればよいかもわからない人も多いためフローチャートのようにして必要書類を明示する必要がある。以下に例を記載する（郵送の場合）。

支払調書に必要なマイナンバーや本人確認の提示を個人事業主に理解してもらうには、以上のようになるが個人番号カード（写真付）を持っている方は多くないと考えられるので基本的には右側の書類を用意してもらい郵送してもらうことになる。マイナンバーを収集する企業側にも時間・コストがかかるため早目の運用方法の検討と、実際の収集を始めるのが良い。