経理業務に従事していると、支払業務の煩雑さに頭を悩ませることもあるでしょう。支払申請の手続きや立替精算、経費精算といった業務は、できるだけシンプルかつ確実に済ませたいところです。

立替精算や経費精算に関するやり取りが増えることで、二重払いや支払い漏れ、精算額の誤りといったミスが起きやすくなります。加えて、金庫内の現金の入出金回数が増えると、帳簿と現金が合わなくなる状態に陥りやすくなります。
この記事では、従業員に経費を立て替えさせた時の立替精算は、どのような点に注意し、どのような方法をとればより効率的に処理できるのかを解説します。

立替経費とは

立替経費とは、会社が負担すべき経費を従業員が一時的に負担して支払った経費のことです。ここでははじめに、立替経費の概要や立替金・仮払金との違いを分かりやすく解説します。

立替金との違い

立替経費は本来会社が負担すべき経費（費用、コスト）を、従業員が一時的に負担して支払った経費を指します。また「立替購買」とも呼ばれます。会社で購入すべき事務用品を従業員が購入した場合や、交通費や交際費などを従業員が支払った場合なども「立替経費」です。

本来であれば会社が負担するはずの経費を従業員が代わりに負担しているため、精算の際は社内の手続きが必要です。会社の経理においては「消耗品」「交通費」など、具体的な勘定科目でそれぞれ処理します。

中には「立替経費の経費精算書」の提出を義務付けている会社もあります。立替経費の経費精算書とは、会社が負担すべき経費を一時的に立替えて支払った金額を、後日会社から精算してもらうために提出する書類です。

一方「立替金」とは、会社内・会社外に関わらず従業員や取引先などが負担すべき費用を会社が一時的に支払った際に処理する勘定科目を指します。「立替経費の逆」であると考えれば分かりやすいでしょう。立替金は経費にならない資産の勘定科目であるのが特徴です。

立替経費と仮払金の違い

「立替経費」は従業員が会社の代わりに一時的に立て替えた金額を指しており、立替経費は精算の際に仕訳を行います。

一方「仮払金」は、経費として使用される費用を事前に概算で従業員に支払う際に使用する勘定科目です。
例えば、出張旅費のように高額な経費を事前に支払うことで、従業員の立替経費の負担を軽減できます。仮払金を仕訳するタイミングは、従業員に概算費用を渡す時です。

立替経費は課税対象になるのか

立替経費は、従業員が立て替えた経費を精算して支払い済みの額が従業員の元に返ってくる「実費精算」が基本です。そのため、所得には該当せず所得税の課税対象にもなりません。ただし、高額すぎる経費は所得税の課税対象となるケースもあるため注意しましょう。

立替経費を給与と一緒に支払う会社もあるものの、あくまでも立替経費と給与とは別の扱いです。会社が立替経費を給与に上乗せして支払う場合も、立替経費から源泉徴収したり社会保険料を差し引いたりしません。

立替経費の仕訳例

通常、会社が負担すべき経費を従業員が立て替えた時点で経費が発生します。しかし、経費精算書や領収書が経理の手元に来るまでは、従業員の立て替え時点を把握できません。一般的には以下のような方法で仕訳されます。

立替精算時の仕訳

精算する経費の内容に合わせた勘定科目と、経費の立て替えをした従業員に対する未払金を計上します。勘定科目は、消耗品費・旅費・交通費・交際費・事務用品費・図書費などさまざまです。

会社としての経費は従業員が立て替えた時点で発生しており、立替経費精算の社内ルールがしっかりと守られていれば、問題なく清算手続きが行われます。従業員が経費を立て替えた年度内に処理されることを踏まえて、立替精算をした日に仕訳を計上するのがルールです。

従業員に支払う際の仕訳

従業員に対する未払金を取り崩し、現金預金から支払った仕訳を計上します。一般的に仕訳の計上日は、社内ルールに沿った毎月の指定日や給料日にするケースが多い傾向です。中には同月内の処理として、月末に経理処理を行う会社もあります。

立替経費は「実費精算」が原則であり、先にも解説したように高額すぎる経費でなければ所得税の課税対象にはなりません。また、精算確定後の振込などによって従業員が受け取る立替経費の精算額は、通常なら所得税・社会保険の対象外です。そのため、経理は支払いの際に非課税となるよう処理します。給与明細の記載上も非課税であることが分かるように、立替経費の欄を設けたり備考欄を活用したりして記載するのが一般的です。

なお、会社が給与計算ソフトを導入している場合、課税や社会保険の計算対象外とする処理を失念してしまう恐れがあります。ソフトによっては支給欄で調整するのではなく、控除項目のマイナスとする処理を推奨しているものがあるのはそのためです。

立替経費を精算する際の手順

それでは、立替経費を精算する際の一般的な手順を解説します。

1.経費を立て替えた従業員が経費申請する
立替経費は、会社が事前に立て替えの発生を把握できないケースがほとんどです。そのため、経費を立て替えた従業員は迅速に経費申請をする必要があります。領収書または明細書を提出し、具体的な経費の内容が分かるように申請しましょう。会社で作成した経費申請書がある場合、それを用いて申請するのが一般的です。

2.上司や経理担当者などの管理者が承認する
従業員が立替経費申請を行ったら、上司や経理担当者などが立替経費の内容が適切であるかを確認し、承認します。

3.経理担当者が内容を確認し、仕訳する
立替経費精算書が承認されると、経理担当者が仕訳を行います。借方（従業員）は消耗品費・旅費・交通費・交際費・事務用品費といった経費の科目となり、貸方（会社）は立替金となります。この仕訳によって、会社の経理上でも立替経費が認識される流れです。

4.従業員への精算金の支払い
精算金の支払いは、社内ルールに沿った毎月の指定日や給料日にするケースが多く見られます。中には同月内の処理として、月末に経理処理を行う会社もあります。支払時に会計上発生している立替金は消滅するため、経理担当者は「借方に立替金」「貸方に預金」というように、立替金支払時の経理処理も併せて行います。

立替経費をする際の注意点

続いては、従業員に経費を立て替えてもらう際の注意点を紹介します。あまりにも立て替え金額が高額となる場合、従業員の離職リスクが高まるなどの問題があるため、社内制度の改善が必要です。

従業員に立て替えてもらう場合の注意点

従業員が経費を立て替えること自体に、法的な問題はありません。しかし、金額や期間が社会通念的に不当だと思われる場合や、従業員にとって過度な負担となっている場合は見直す必要があります。

・立替期間
立替期間に関しては明確な決まりがありません。しかし、ルールを作らないと業務が効率的に進まなくなります。例えば、半年前に従業員が立替を行っているが、内容や金額などが不明瞭で処理を進められないといったトラブルです。

立替期間の目安を決めるならば、1か月をおすすめします。毎月締め日を設けることで特定の月だけ経費が過剰に増えるのを低減でき、収益を把握しやすくなるでしょう。

■立替金額
従業員に立て替えてもらう時は、金額にも気を付けるようにしましょう。また、国内・近場の出張代程度なら問題なくとも、10万を超す場合は仮払いを行いましょう。従業員にそこまでの負担を強いる必要はなく、負担させることで従業員の日常生活そのものを圧迫させる恐れもあります。

金額が高額な場合の注意点

従業員に立て替えてもらう際は、金額に気を付けなくてはなりません。高額な経費の立て替えは、従業員の離職原因にもなります。従業員から「立替経費が高額で苦しい」との声が上がるようであれば、会社は何かしらの対策を取る必要があるでしょう。

経費を立て替えさせるのは違法ではありませんが、あまりにも高い金額を立て替えてもらっている場合は社内制度を改善しましょう。ポピュラーな方法としては、従業員に会社用のクレジットカードを持たせる、仮払い制度を整える、などが挙げられます。

立替経費精算と電子帳簿保存について

電子帳簿保存法は税務関係の帳簿書類のデータ保存を可能とする法律です。2022年の改正によって保存要件が大幅に緩和され、税務署への事前承認の必要がなくなり、紙の原本保存も原則不要になりました。

改正された電子帳簿保存法に対応するには、保存されているデータが改ざんされていないものであることを証明しなくてはなりません。そのためには、電子帳簿保存法に準拠したクラウドシステムを利用する必要があります。

しかし、「どのようなクラウドシステムを使えば良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。おすすめは「JIIMA認証の電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得したクラウド会計ソフトまたは経費精算システムです。

JIIMA認証とは、「国税関係帳簿の作成・保存を行う市販ソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満足していると判断したものを認証するもの」です。システム選定の基準として確認するとよいでしょう。

出典：JIIMA公式サイト「JIIMA認証制度」

また、会社側は電子データで領収書を受領した際の申請手続きやデータ保管についてあらかじめ社内ルールを決めておき、従業員にフローを周知しておきましょう。

詳しくは別記事「電子帳簿保存法改正で紙の領収書の保存は不要に？事前に準備すべきことは？」で解説していますので、併せてご確認ください。

請求業務の効率化は「請求管理ロボ」にお任せ！

立替経費とは、会社が負担すべき経費を従業員が一時的に負担して支払った経費を指します。本来であれば会社が負担するはずの経費を従業員が代わりに負担しているため、精算の際は社内の手続きが必要です。基本的に立替経費は所得には該当せず、所得税の課税対象にもなりません。

従来、立替経費を精算する際にはいくつかの手順を踏む必要があり、紙の書類を保管しておく必要がありました。しかし、電子帳簿保存法により国税関係帳簿書類の電子データによる保存が認められ、帳簿や領収書・請求書などの保存処理に係る負担が軽減されました。また、それに伴い社会はデジタル化に対応する必要が出てきたのです。

しかし、電子化に慣れておらず、デジタル化に対応しきれていない会社も多くあるでしょう。簡単かつ安全に請求業務の効率化を図りたい場合は、今回紹介した電子帳簿保存法にも対応の「請求管理ロボ」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。