必ず作成する必要がある給与支払報告書について
給与支払報告書とは、事業所が支払った給与を従業員の居住する市区町村に提出する書類です。年末調整の流れで行う手続きですが、この書類をもとに住民税が課税される仕組みになっています。提出にあたって、どのようなルールがあるのか知っておきましょう。
給与支払報告書の提出はどこにすべき？
「給与支払報告書」と聞いて、どんな書類を想像するでしょうか。呼び名が異なるだけで、実は「源泉徴収票」のことなのです。
年末調整の後、または退社時に作成される源泉徴収票は、給与ソフトを使用する場合、A4版サイズに4枚で印刷される書類になります。4分割して、1枚は受給者本人（社員）、2枚目と3枚目は「給与支払報告書」として社員の住民票登録されている市区町村へ提出し、残りの1枚を該当する場合のみ税務署へ提出する書類として4部を一式にして作成されます。
つまり、源泉徴収票とは形式も内容も同じで、タイトルのみ「給与支払報告書」で2枚セットとなっているのです。
提出するのは、受給者の翌年の1月1日に住民登録されている市区町村へ、会社からまとめて送ります。10名の受給者がいて、それぞれ別の場所に住んでいる場合には10ヵ所に提出します。もしも10名全員が同じ市に住んでいる場合は、1ヵ所にまとめて提出すればよいのです。
給与支払報告書は、1名について2枚セットで提出しますが、ホッチキスで2枚がとれないようにしておきましょう。さらに、表紙となる「総括表」をつけて提出しますので、何人分送ったのかわかるようになっています。
1月末日が期限となっていますが、役所に書類が集中するのでなるべく1月20日前後に提出することを勧奨されています。提出する前にはいつ、どんな方法で、どの会社のどの人の分を提出したのかノートに控えておくと無難です。実際の住民税の納付書が届くのは5月以降で、書類が届いていない等の問題発生時に、役所へ確認するのにタイムラグがあるため控えがあると安心です。
給与支払報告書と総括表に、住民税の課税の方法について選択・記載して手続きすることになっています。昨今では、法人の場合は半強制的に給与天引きで会社が従業員の住民税を納める「特別徴収」の適用を推奨されていますが、この給与支払報告書の中で住民税の課税の方法を明示することになっているのです。
退職した社員の給与支払報告書はどう扱う？
退職した社員の給与支払報告書も、在職者と同じように市区町村へ在職分までの内容で提出します。この手続きよって受給者の1年分の所得が市区町村に集中して把握されるシステムとなっています。
総括表には、在職者と退職者と分けて人数を記載するようになっていますので、明示しておきましょう。退職者は給与支払報告書にも、左上に、赤字で「退職者」と記載してわかりやすくしておきます。
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参考：
No.7411 「給与所得の源泉徴収票」の提出範囲と提出枚数｜法定調書｜国税庁
No.7421 「退職所得の源泉徴収票」の提出範囲と提出枚数｜法定調書｜国税庁
