原則として、取引を行ううえで帳簿上の残高と実際の残高は一致していないといけません。しかし、様々な要因によってズレが生じることも少なくありません。その際には、現金過不足という勘定科目で一時的に計上する必要があります。現金過不足が発生してしまうと、税務署などからの信頼を失うことにもなりかねません。この記事では、現金過不足が生じる要因や事業者への影響をご紹介します。

現金過不足とは

帳簿上の残高と実際の残高の整合性が合わない際に使う勘定科目です。現金過不足が発生したら、帳簿上の金額を実際の金額に調整しなければなりません。本来現金過不足は、生じてはならないものですが、現金で取引している以上避けては通れない課題です。ここでは、現金過不足が発生する要因と事業者への影響をご紹介します。

現金過不足が起こる要因

主な原因としては、現金の数え間違いと記帳ミスが挙げられます。現金の数え間違いは、現金での取引件数が増えるほど生じやすいものです。記帳ミスに関しては、以下のような会計処理の際に多く生じる傾向があります。

・受取小切手の処理
・振出小切手の処理
・先日付小切手の処理
・収入印紙・切手の処理

上記以外の原因として、盗難や窃盗などの犯罪行為によるケースもあります。そのまま見過ごしてしまうと犯人側に「やってもバレない」と誤認させてしまい、さらに行為がエスカレートするリスクもあります。そのため、現金過不足を発生させないだけではなく、現金過不足にすぐに気づける仕組み作りも大切です。
しかし、人力での確認では事務処理の手間がかかるうえに、ミスも完ぺきには無くせません。回避するためには、振込やクレジットカードでの支払いに転換するのも1つの手です。

現金過不足による影響

事業を継続していくうえで、現金過不足の発生を避けて通るのは難しいでしょう。しかし、回数が多かったり過不足金額が多かったりすると、会社への不信感を抱かれる原因にもなります。特に中小企業で、多額の現金過不足が発生した場合は、税務署や金融機関から管理がおろそかだと思われる恐れもあります。できるだけ現金過不足を発生させないためには、レジの現金を定期的にチェックして金種表を作成し、会計ソフト上のデータと照合するなどの工夫が必要です。
また、現金過不足対策としてインプレストシステムがあります。インプレストシステムとは、1週間〜1カ月程度の期間を決め、使用する金額を各部署の小口現金係に前渡しする制度です。一定期間の経費の報告を行い、支払った経費分だけ本社から補充する仕組みなので、手元の現金と領収書の金額を一致させることができ、現金過不足の発生を防げます。

現金過不足が生じた際の会計処理

現金過不足は、発生してから時間が経つほど原因を突き止めることが困難です。原因が判明するまでは現金過不足として仕訳しますが、期中の期間でしか使用することはできません。そのため、期末までに原因が究明できない場合は別の勘定科目に振り替える必要があります。また、発生時・原因究明時、原因不明時によって仕訳処理方法が異なるので注意しましょう。ここでは、状況別の会計処理をご紹介します。

過不足判明時

現金過不足は、現金が増減しているのに理由がわからない金額を記録するための一時的な勘定科目です。帳簿上の残高と実際の現金残高の間でズレが生じていることに気づいた場合は、2つのステップから処理していきます。まず一つ目は、実際の現金残高と一致するように帳簿上の残高を調整します。次に、現金勘定の相手側を現金過不足にします。過不足に気づいた際は、帳簿上の残高と実際の現金残高の大小関係を正確に理解することが重要です。はじめのうちは、帳簿上の残高と実際の現金残高を会計ソフトの備考欄などにメモしておくと分かりやすいでしょう。

原因判明時

現金過不足が生じた際、会計処理上のミスが原因の場合と実際の現金の動きに問題がある場合では対処が異なります。1つ1つの状況を正確に分析して、冷静に処理することが大切です。

会計処理上のミスがあった場合は、会計帳簿を正しい金額に直す必要があります。
例えば、現金取引が行われているのに仕訳を忘れていた場合は、忘れた仕訳において本来記録されていなければならなかった金額を追記したうえで、現金の増減が発生した理由を補足しておきましょう。誤仕訳により帳簿残高と実際の現金残高にズレが生じていた場合は、正しい仕訳の差額と調整して、整合的な処理を行います。この際、すべての勘定において借方と貸方がプラスとマイナスの関係にあることに注意しましょう。本来とは逆側に勘定科目がある場合は、マイナスの金額が記録されていると考えられます。

一方、実際の現金の動きに問題があった際は、問題解決後には現金過不足を計上したときに調整した現金勘定の記録を元に戻すとともに、現金過不足勘定の金額を取り崩す必要があります。

決算時

決算までに原因究明に至らなかった場合、現金過不足のまま決算を確定することはできません。そのため、雑損または雑益の勘定科目に振り替える必要があります。雑損とは、営業外費用に属する経費の中で、他のどの勘定科目にも分けることができない経費のことです。金額的にも少額で重要ではない経費を分けて管理するための勘定科目として用いられます。雑益とは、営業外収益のおけるその他の収入を一括処理する勘定科目です。雑益として計上する範囲は会社によって異なりますが、財務諸表等規則では「営業外収益の10％を基準とし、1項目でこれを超えるものは独立科目とする」と定められています。
しかし、雑損・雑益で帳尻合わせができるからといって安心するのではなく、現金過不足が発生した場合は最後まで原因究明に努めることを心がけましょう。

現金過不足を防ぐには請求管理が重要

そもそも帳簿上の金額とズレが生じるのは、現金の管理体制に問題があるということです。現金管理は会社の信用問題にも発展するため、正しい管理で現金過不足を最小限に食い止める心がけが必要になります。そこで重要なのが、お金の請求や流れを管理する請求管理業務です。ここでは、請求管理業務について詳しくご紹介します。

請求業務の手段

請求業務には、締め請求と都度請求の2通りの請求方法があります。締め請求とは、企業間で事前に設定した締め日に合わせて請求する方法です。具体的に説明すると、契約内容に合わせて締め日に請求書を送付し、期間内の代金を一括で受け取る仕組みです。一般的には月末を締め日に設定し、毎月締め請求を行います。互いに請求書発行の手間や支払いの手間を最小限に抑えられるので、業務効率の向上が期待できます。
都度請求とは、商品・サービスの購入ごとに代金を請求する方法です。個人契約や新規顧客との契約など、継続的な契約ではない場合に用いられます。取引相手によって締め請求と都度請求を使い分けている事業者もおられます。取引先との関係性や信用度なども加味して、最適な請求方法を選択しましょう。

請求業務のフロー

請求管理では、請求業務と回収業務が行われます。請求業務では、請求額の確定・請求締め・請求書の発行・送付の主に3つの業務フローがあります。
請求額の確定では、取引内容、商品単価、個数などを基に請求額を算出します。請求額を間違えてしまうと取引先からの信用を失う恐れがあるため注意しましょう。
請求締めは、締め日を設定して、前月の締め日から今月の締め日までの取引を確認する作業です。一度締め日を設定した後は、変更することは基本的にはありません。取引相手と請求条件を話し合ってお互いの認識をすり合わせておきましょう。
請求書の発行・送付では、請求内容に基づいて請求書を発行します。請求金額や支払期限
はもちろん、送付元の情報や送付先の情報など、請求書の記載事項は多岐に渡ります。ミスがないように、細心の注意が必要です。請求書の送付には、郵送やFAXが多用されてきましたが、近年は郵送の手間を省くために、PDFを活用しメールやクラウドサービスで共有するケースが増えてきています。

請求業務が完了しても、回収業務が終わるまでは安心できません。回収業務では入金確認や消込業務に加え、請求にミスや漏れがあれば督促が必要になる場合もあります。

請求業務の際によくある課題

上記で説明した通り、請求管理は主に請求業務と回収業務があり、その中でもさらに細かく複数のステップに分かれています。そのため、請求管理業務ではミスが発生することも少なくありません。ここでは、請求業務の際に生じるミスをご紹介します。

記載内容の確認業務

請求書の記載内容に不備があると、取引先とのトラブルに発展しかねません。特に請求金額の計算は、もっとも重要なプロセスです。
しかし、取引件数が増えるにつれて請求業務の負担も増すため、集中力が切れてしまうことも少なくありません。そのため人力での電卓計算やエクセルでの計算をしている場合は、計算ミスや入力ミスが生じやすい傾向があります。ミスを防ぐ対策としてダブルチェックを採用している事業者もおられますが、形式化された体制下ではミスが減らないことに加え、業務工数の増大による人手不足が懸念されます。

入金リストの消込業務

入金が確認できても安心はできません。請求額通りに入金されているのを確認できたら、入金リストから消込処理を行う必要があります。先述したように、過不足の発生は後々トラブルに発展する可能性もあります。特に繁忙期は、入金確認がおろそかになりやすく、実際の入金額に過不足があっても見落としてしまいがちなため注意が必要です。また、銀行振込の場合、入金者の氏名と口座名が異なる場合や同姓同名の顧客がいた場合などは、入金確認や消込業務に時間がかかり、ミスも生じやすくなります。

請求管理業務を効率化させるためには？

請求管理は、多くの作業工程が発生するので手間がかかります。特に手作業・目視での作業は担当者に負担がかかり、効率的とは言えません。人的ミスによる現金過不足の発生を効率的に防ぐには、現状の一連業務を見直す必要があります。ここでは、請求管理業務を効率化する術をご紹介します。

ツールの導入

請求管理ツールは、請求書の発行から入金リストの管理を自動化してくれるシステムで、面倒な請求額の計算や送付、消込といった請求業務を効率化できます。作業のほとんどを自動化できるので、ヒューマンエラーが軽減されスピーディーかつ確実に業務を遂行できます。さらに担当者の負担も軽減されるので、労働環境の改善も可能です。社内に請求管理に関するノウハウを蓄積できるので、自律性を維持しておきたい場合にも有効です。ただし、ツールの活用に慣れるまで時間がかかる点や導入コストが高額になりやすい点はデメリットと言えるでしょう。

代行サービスへの業務委託

近年は、一部業務またはコア業務以外を外部委託する企業が増えてきています。請求管理は会社のお金を管理する重要な業務なので、外部委託すべきではないと考える方もおられるでしょう。しかし、自社対応の場合は担当者への負担がかかり、繁忙期になると煩雑な請求管理が原因で経理担当がコア業務に注力できないことも多くあります。請求管理を代行サービスに委託すれば、今まで単純な経理業務に割いていた人的リソースを他に活用できるようになるため、経理業務はもちろん社内全体の業務効率化にもつながるでしょう。請求管理を担当する人材の確保や研修といった業務からも解放されるため、会社のスリム化にも貢献します。
さらに、キャッシュフローのアドバイスももらえる企業を選べば、経営状態の改善も期待できるでしょう。ただし、代行サービスの利用で請求管理に関するノウハウが蓄積できなくなる場合がある点にはご注意ください。

債権管理の効率化は「請求管理ロボ」にお任せ！

手作業・目視による作業形態ではヒューマンエラーによる現金過不足が発生しやすく、管理が煩雑化してしまいます。特に繁忙期は、業務量が多いため担当者の負担増大や属人化も懸念されます。問題を解消するには、代行サービスやツールの導入が有効です。

しかし、無数の提供事業者数の中から、自社に最適なツールや代行サービスを選ぶのは苦労するでしょう。自社債権管理にお悩みの方は、ぜひ「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。