企業会計の勘定科目のひとつとして「未払金」というものがあります。未払金は、文字通りまだ支払われていない代金に関して使われる勘定科目ですが、具体的にはどのようなときに使用してどのように処理を進めていけばいいのでしょうか。

今回は、仕訳に欠かせない未払金について解説します。ほかの言葉との違いや仕訳例、未払金トラブルへの対処法について説明しますので、経理担当になった人はしっかりとチェックしておきましょう。

未払金の基礎知識

まずは、未払金の基礎知識として定義と対象となるケースについて解説します。

未払金とは

未払金とは、商品やサービスを購入したときにサービスの提供を受けたものの、現時点では代金の支払いが完了していないときに使われる勘定科目です。本来の継続的な営業取引ではなく、単発的な取引から発生した債務が対象です。

未払金は勘定科目の5分類のうち「負債」に属しており、貸借対照表の貸方側に表示されます。なお、支払い期限が貸借対照表の日付の翌日から1年以内の場合は「未払金」として流動負債に、1年を超える場合は「長期未払金」として固定負債に分類されます。

未払金の対象となるケース

未払金の対象となるケースとしては、例えば以下のようなものが挙げられます。

・クレジットカード払いで文房具を購入したとき
・ショッピングローンを利用したとき
・車両をローンで購入したとき
・広告のデザインを後払いで依頼したとき

なお混同しやすい、売上の原価となる商品や材料の購入、後払いの外注費などについては「買掛金」という勘定科目を使用します。

類似した勘定科目との違い

未払金という言葉の意味自体は難しいものではありませんが、記帳のために仕訳をするときは少し難しい判断が必要になります。なぜなら、未払金と似た意味を持つ言葉は非常に多く、各言葉を区別しなくてはならないためです。

ここでは、似ている言葉の概要について紹介します。それぞれの意味の違いをしっかりと理解し、正しく仕訳を行っていきましょう。

買掛金

買掛金とは、主たる事業の仕入れや商品原価に関係して生じた負債に対して使う勘定科目です。たとえばレストランなら後払いで仕入れた食材の代金、衣類店なら後払いで仕入れた洋服の代金などが買掛金にあたります。また、外注加工の依頼費用なども買掛金に含まれます。

買掛金と未払金の最大の違いは、その発生原因です。どちらも未払いの代金であることには変わりありませんが、買掛金は事業に必要な原材料などを仕入れるときの費用に対して使われる勘定科目です。

未払費用

未払費用は、継続的に利用するサービスの代金を後払いするときに使用する勘定科目です。貸借対照表上では負債に分類されるため未払金と似ていますが、「継続的な代金」であるかどうかが大きな違いとなります。

たとえば事務所の賃借料や車のリース代、借入金の利息代やインターネット・電話の代金など、何度も繰り返し支払うことが決まっている費用を仕訳する際に未払費用は使用します。

未払金は「サービスの提供が完結しているもの」に対して後払いするときに使う勘定科目で、未払費用は「サービスを受けている途中のもの」に対して使う勘定科目だと考えるとわかりやすいでしょう。

長期未払金

長期未払費用は、営業活動から発生する買掛金以外で、すでにサービスの提供を受けているものの、支払いが完了していない費用に対して使われる勘定科目です。意味合いは未払金と同じですが、支払い期限が貸借対照表の翌日から1年以上ある場合は長期未払金に分類されます。

具体的には、1年以上支払いが滞っている債務や、1年以上にわたって割賦で支払う債務などが挙げられます。

なお、先述したように未払金は「流動負債」で、長期未払金は「固定負債」に分類されます。どちらに分類されるかで財務分析に大きな影響を与えるため、しっかりと区別して計上することが大切です。

未収金

未集金とは、土地や建物などの固定資産の売却や有価証券の売却など、本来の業務以外の取引をしたとき、後から代金を受け取る場合に使う勘定科目です。商品などを売った代金を後から受け取るときは「売掛金」を使うため、間違えないように注意しましょう。

たとえば、事業で使っていた車両や備品などが不要になり売却して後払いを受けるときは、未収金を使います。

未払金は、こちら側がまだ支払いを行っていない「債務」であるのに対し、未収金は相手からまだ支払いを受けていない「債権」であるという違いがあります。

未払金の仕訳例

未払金が発生したときは複数回にわたって仕訳をする必要があるため、記帳がやや複雑になりやすい傾向にあります。言葉の意味がわかっても、どう仕訳したらいいか迷ってしまう人も多いのではないでしょうか。

そこでここからは、未払金の仕訳例について3つのケースに分けて説明します。具体例を見ながら、仕訳の流れについて知識を身につけていきましょう。

事例1：未払金の支払いが1度の場合

まずは、未払金の支払いが1度の場合の仕訳方法について見ていきましょう。

たとえば1月10日に5,000円の備品を購入し、代金を2月15日に支払ったとします。この会社の決算日は12月31日です。

【発生時】

費用は発生しましたが、支払いはまだなのでこの時点では負債として処理します。

【支払い時】

支払いを行うときは、現在負債として計上されている未払金をなくす仕訳を行います。

【決済時】
期中に処理が終わっているため、決済時の仕訳はありません。

事例2：未払金の支払いが複数の場合

次に、未払金の支払いが複数回にわたって行われるケースを見てみましょう。

たとえば5月10日に5,000,000円の土地を購入し、代金を6月と7月の2回にわたって半額ずつ支払ったとします。この会社の決算日は12月31日です。

【発生時】

費用は発生しましたが、支払いは完了していないため、この時点では全額負債として処理します。

【1回目の支払い時】

1回目の支払いを行うときは、現在負債として計上されている未払金を半額なくす仕訳を行います。

【2回目の支払い時】

2回目の支払いを行うときも同様に、負債として計上されている未払金の残額分をなくす仕訳を行います。

【決済時】
期中に処理が終わっているため、決済時の仕訳はありません。

事例3：決算をまたぐ未払金がある場合

最後に、決算をまたぐ未払金がある場合の仕訳について説明します。

たとえば、11月分と12月分の事務所の賃料100,000円の仕訳をするとします。支払日は翌月末で、この会社の決算日は12月31日です。

【11月分の賃料】
・11月30日　仕訳なし

・12月31日

決算をまたがない場合、発生と支払いが同じ期中であるため、上記のような仕訳で問題ありません。

【12月の賃料】
・12月31日　

・1月31日

決算をまたぐ場合で11月同様の仕訳をしてしまうと、1月31日に賃料が発生したことになってしまい、前期の費用を計上することになってしまいます。そのため、この場合は12月中に発生した未払金として処理を行い、1月に未払金を減らす仕訳をします。

未払金のトラブルへの対処方法

ここでは、未払金に関するトラブルへの対処法について紹介します。

貸借対照表の未払金がマイナスになった場合

伝票通り処理を行っても、未払金の残高がマイナスになってしまうことがあります。この場合は、未払金の計上漏れや過払いなどといった原因が考えられます。

企業会計では正しく計上することが何よりも大切ですが、同一決算期内であれば当月分の費用として計上することが可能です。決算をまたいでしまった場合は、税務署への修正申告が必要になります。

未払金を計上漏れした場合

未払金の計上漏れで残高がマイナスになってしまったときは、当月の費用として計上するのが一般的です。同一決算期内であればお金を支払ったときに費用として計上し、未払金としては処理しないケースがほとんどです。

もしも決算をまたいでしまったときは、修正申告もしくは「前期修正損益」を使用して計上することになります。利益が大きい企業は、法人税が所得の金額で計算される性質上、修正申告をして正しい税金の計算を行ったほうがいいでしょう。

ただし繰越欠損金が多い会社では、納付しなくてはならない税金が均等割である法人地方税だけであるため、当月の費用として計上してしまうこともあります。税務調査で指摘されてしまうリスクはありますが、税額には影響しないため、実務上でも多く用いられる対処法です。ただし、利益額に差が出るため、長期的な経営計画に影響する恐れがあることを理解しておきましょう。

未払金と支払金額が一致しない場合

未払金と支払額が一致せず、残高が合わなくなってしまうこともあります。たとえば、仕訳の際に5万円で未払金を計上していたものの、実際の支払いは6万円だったとき、残高はマイナス1万円になってしまいます。

このようなケースでは、計上していた金額が正しかったのか、それとも支払った金額が正しかったのかを確認することが肝心です。原因が計上ミスであれば原因の追及、過払いだった場合は取引先に連絡して返金してもらうなどの対処が求められます。

会計処理の課題

未払金の処理の手間などを含め、会計処理には多くの課題があります。ここでは、会計処理でよくある課題について見ていきましょう。

少人数で対応している

経理業務は作業が属人化しやすいため、少人数で業務をこなしている企業も多いかもしれません。なかには、スタッフが一人で全ての業務を担当しているケースもあるでしょう。少人数で対応すればそれだけ負担が大きくなり、業務効率の低下やミスを招きやすくなります。

確認作業に手間がかかる

確認作業に手間がかかるのも、会計処理の大きな課題です。会計はミスが許されないため慎重に行わなくてはいけない仕事ですが、どれほど気をつけていてもヒューマンエラーを完全に防ぐことは不可能です。
ミスが起きないように慎重に仕事すると作業スピードは下がりますし、作業後は念入りな確認作業が必要となるため、担当部署の業務を圧迫する大きな要因となります。

各部署での処理業務が遅れる

会計処理は決してひとつの部署で完結するものではなく、複数部署間の連携が必要になります。そのため各部署における処理業務の遅れが、業務に影響を及ぼしやすいという課題も考えられるでしょう。
会計処理を行うときは、経費や売上などの情報を各部署からもらう必要があります。しかし、期限ギリギリに情報が提出されると、その後の業務が滞ってしまうケースは珍しくありません。そのため、各部署の足並みを揃えることが求められるのです。

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未払金は、商品やサービスを後払いで購入したときに使われる勘定科目です。また、未払金などの勘定科目を混同しないことはもちろん、企業会計では多くの複雑な処理をミスなくこなすことが求められます。

会計処理を含め、経理は日々多くの業務をこなす必要があり、業務負担が大きくなりやすい部門です。少しでも負担を減らしたいと考えているのであれば、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。