企業間取引では、商材を提供したら取引先に対して代金の支払いを請求できる債権が発生します。この債権が未回収になるとそれまでに費やした努力が水泡に帰し、資金繰りや会計処理に支障をきたします。

したがって、売掛金や未入金などの債権を正しく管理することは企業活動の基本と言っていいでしょう。

しかしながら、債権管理の仕方がよくわからない、債権管理に時間がかかり過ぎて他の業務が圧迫されているといった悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。そのような時に有効なのが「債権管理システム」です。

債権管理システムを導入して債権管理業務の精度向上・効率向上が達成できれば、健全な会社経営に大きく貢献します。本記事では債権管理システムの機能やメリット、選び方などについて解説します。

債権管理システムとは

企業間取引をしていくうえでは、契約内容ごとにさまざまな種類の債権が発生し、個々の取引先ごとに債権残高や入金状況などの多くの情報を管理しなければなりません。従来的な管理手法としてはエクセルによる管理が多く見受けられますが、これでは手作業による集計や計算のミスの発生、多くの取引先を抱えている場合の煩雑さは避けられません。

そこで債権管理の精度向上と煩雑さを排除し、効率的な運用を可能にするのが債権管理システムです。債権管理システムをワークフローの中に取り込めば、債権に関するあらゆる情報を一元管理でき、債権回収に要する工数を低減し、いつ・いくらの現金が入ってくるのかが分かります。
社内にある既存の会計ソフトと連携できれば債権管理方法の幅が広がり、健全な企業経営にも結びつくことでしょう。債権管理システムはその利便性の高さからさまざまな業界・業種・企業規模において導入が進んでいます。

債権管理システムに備わっている基本的な機能

債権管理システムが備えている基本的な機能としては、債権管理と債務管理の2つがあります。以下にそれぞれについて解説します。

債務管理

債務管理のための機能としては、買掛金・未払い金の管理、出金（支払い）管理、長期債務の管理などが代表的なものです。

買掛金・未払い金の管理では、買掛金や未払い金などの債務について、現在の債務残高や、債務の弁済期日といった状況を表示・管理します。そして、支払いを実行したら自動的に仕訳の消し込みを行います。

出金（支払い）管理機能は、買掛金の仕訳とは別に未払い金を計上し、支払いスケジュールを基に支払処理を確定する機能です。出金管理をシステム化することによって、資金運用の効率化、資金繰りの見通し把握、社会的信用の維持が可能になります。

長期債務の管理は、銀行からの借入や自社が発行する社債などの長期債務について、金利、毎月の返済額、償還期間などを管理する機能です。債権管理システムの中には、債務の条件を元に将来にわたる財務的な影響を分析するものもあります。

売掛金管理・入金消込機能

取引先から発注を受ければ売上を計上しますが、この時点では発注を受けた金額を売掛金として管理し、入金が確認できたものから売掛金としてのデータを消すのが入金消し込みです。取引件数が増えるのにしたがって売掛金管理や入金消し込み作業も煩雑なものとなりますが、債権管理システムではこれらを効率化する機能を有しています。

取引先からの入金だけを管理していては漏れが発生しがちですが、取引先ごとに固有の番号を振り当てて売掛金を追跡管理する機能を持っているものもあります。入金消し込みに関して言えば、金融機関からFB（ファームバンキング）データを取り込むことで手作業を介することなく、自動的に入金情報との照合と消し込みを行うことが可能です。

受取手形の管理

企業間取引では債権は主に金融機関への現金振り込みという形態で取引されますが、他にも受取手形や小切手も債権の形態です。債権管理システムでは、期日、裏書人、振出人、振出日といった受取手形に関する情報も入力可能で、銀行割引、譲渡日、譲渡先、裏書譲渡などのてん末をたどることも可能です。

手形による取引が多い場合では、手形券面の番号に加えて自社独自の方法でナンバリングして受取手形を管理することもできます。手形取引で考えられる最も大きなリスクは不渡りであり、不渡り手形が出ると資金繰りに悪影響がありますが、システム上で管理することにより不渡りによる未回収を未然に防止することが可能です。

回収時期のアラート機能

キャッシュフローを改善し資金繰りを楽にするためには、債権を確実に回収していくことが重要です。売掛金が滞留してしまった場合には、支払期日を過ぎた債権の額を確定し、未払いの状況に応じて請求書の再送付や支払い督促などの手立てを売って回収しなければなりません。

債権管理システムの機能の一つとして、支払期日を過ぎた債権がある場合にはアラートを出して注意を喚起するものがあり、未入金の把握や督促を促して回収漏れを見逃さないようにします。また、アラートを出すと同時に、営業担当者や取引先に向けて債権の回収遅延情報をチャットやメールで通知する機能を持ったものもあります。

書類作成

請求書や督促状の作成・発行を手作業で行っていると、どうしても漏れやミスが発生する可能性は否定できず、コストがかさむだけでなく取引先との信頼関係にも影響が及ばないとは限りません。請求管理システムを用いれば、請求書の作成・印刷・発行までをシームレスに行えるだけでなく、売掛金残高一覧表、売掛金年齢表、督促状などの債権管理に必要な書類の作成も可能です。

また、請求書から他の帳票への自動変換や、販売管理システムとの連携によって未入金の売掛金からの請求書や督促状の自動作成も可能となり、ミスの低減と作業効率の向上も期待できます。

債権管理システムを導入して得られるメリット

債権管理システムには債権回収率の向上、人的ミスの軽減、決算業務の効率化といったメリットがあります。ここでは、各メリットについて詳しく解説します。

債権回収率の向上

債権を回収するためには、取引先ごとの与信状況、債権残高、延滞状況などを個別に管理して請求や督促を行わなければなりません。債権管理システムに債権情報を入力しておけば、そのような煩雑さを回避し、入金期日や入金額などが自動的に通知されて未入金が発生したり、入金が遅延したりすることを低減できます。

また、取引先ごとの支払い状況などの債権情報管理が容易になるのもメリットです。債権回収に必要な書類を逸早く作成でき、債権回収手段の幅が広がって債権の回収作業の円滑化と回収率向上に寄与します。未回収金が発生した場合でも、管理・督促が債権管理システムの情報に従って的確に行えることから、未回収債権を早期に解決することが可能です。

人的ミスの軽減

手作業で債権を管理していると、取引先、取引内容、請求金額、入金期日などを間違える人的ミスの発生はどうしても避けられません。消し込みを手作業で行っていれば、正しく入金しているにもかかわらず未入金だと取引先に連絡してしまうこともあり得るでしょう。債権の管理はお金にかかわることであるため、間違いを起こすと企業の信用問題にも関わりかねません。

債務管理システムで債権を一括管理すれば、手作業によるデータ入力や金額の計算・集計などの多くの作業を自動化でき、人的ミスのリスクを低減させることが可能です。作業精度や処理効率を向上させるためにも、自動化できる部分はシステムに任せたほうが理にかなっていると言えるでしょう。債務管理システムの中には学習機能が付いているものもあり、使い込むほどに作業の精度が上がるものもあります。

決算業務の効率化

企業は年に一度、決算書を作成して税務申告をする義務があります。決算書は決貸借対照表、キャッシュフロー計算書、損益計算書といった財務三表を中心として構成され、日々の取引を正確に記録することで正しい決算書を作成することが可能になります。決算期になると過去に遡って帳簿を洗い出さねばならず、非常に煩雑な作業として経理担当者を悩ませるものの1つです。

債務管理システムであれば日々の正確な記録や必要なデータの抽出が容易になり、決算業務を大幅に効率化できます。

債権管理システムのメリットを最大限活かすためにおさえておくべきポイント

債権管理システムのメリットを最大限活かすためには、費用対効果の試算、業務フローの整備などが必要です。以下にそれぞれについて解説します。

費用対効果を試算しておく

システムをベンダーから購入して導入する以上、利用には初期費用や月額費用が発生します。また、債権管理システムには機能を抑えた安価なものから、高度な機能を多数搭載したもの、そしてERP（基幹系情報システム）に直結したものまであります。債権管理を省力化、高精度化、効率化するために出せる費用が、それに見合うだけの効果を得られるのかという費用対効果は導入前に試算してシミュレーションしておくといいでしょう。

債権管理システムの中には、企業の規模を問わずに必要な機能だけを利用できるクラウドサービス型のものもあるため、費用を抑えたいなら導入候補として検討してみるのもおすすめです。

担当者に負担がかからないよう業務フローを整備しておく

債権管理システムは使いこなせれば便利なシステムですが、導入当初は操作方法がよく分からずに担当者の負担となることも考えられます。債権管理システムの中には経理や簿記の知識がなければ使えないものもあるため、機能性と操作性を吟味することが大切です。そのうえで、システム導入にあたってはどのレベルの担当者が利用するのか、日常業務の中のどの部分に組み込むのか、業務フローのどの点が今までと異なるのかを整理しておくといいでしょう。

導入に不安が残るなら、無料試用期間があるものを使ってみて実際の使い勝手を試してみるのもおすすめです。

クラウド化しない場合に生じる債権管理の課題

債権管理をクラウドシステムに頼らずに行おうとすると、さまざまな課題が生じます。以下にそれぞれについて解説します。

管理が煩雑になりがち

債権管理にまつわる課題として最初に指摘できるのは、いかにして売掛金を漏れなく、かつ遅滞なく回収していくかということです。日常的な債権管理業務として、売掛金と入金を照合して消し込んでいく入金消込作業があります。これはプロセスが複雑なうえに件数が多くなると手作業では記入漏れや入力ミスが生じやすくなります。入金消込の台帳にはエクセル等の表計算ソフトが用いられていることが多いようですが、どの台帳が最新のものかがわからなくなってしまうケースも珍しくありません。

債権管理は入金の有無を確認するだけでなく、与信管理、請求書の発行・送付、債権管理表の作成、督促なども1つの連続したフローとして行わなければならず、多くの煩雑な作業が要求されます。

一元管理が困難

債権管理を困難なものにしている原因として考えられるのは、債権情報が社内で分散してしまっていて一元管理が困難になっていることです。特に支社や子会社など複数の拠点にオペレーションが分散されている企業では、各拠点から債権情報を収集するのに時間を要することもあるでしょう。また、拠点ごとに債権管理の手法が異なっていれば正確性を検証したり、本社で使えるように集計・加工したりする手間がかかり、情報を一元管理するのは多くの労力を要します。

このような管理体制では債権管理業務の効率は低くなってしまうでしょう。債権情報を効率的かつ一元的に管理・処理するには、本社と各拠点間で統一されたルールおよびツールが必要です。

管理する人材の確保

債権管理を適切に実施していくためには、関係する法令の知識を持ち管理業務を経験した一定以上のスキルや経験を持つ人材が欠かせません。債権管理は漏れなく買掛金を回収して円滑に会社を経営していくためにも重要なものであり、債権管理に携わる人材には債権の状況を隅々まで把握して管理を行き届かせる綿密さも要求されます。

しかしながら日本社会の現在を見るに、労働人口が減少していることに加えて高いスキル・経験を持った人材の確保は難しいのが現実です。適切な人員を十分に配置して滞りなく債権管理を行っている会社は少ないのが現状と言えるでしょう。限られた人員で債権管理を実施するには、債権の回収予定や回収状況をリアルタイムに把握できるなどの仕組み作りが求められます。

債権管理システムの選び方

債権管理ステムの選定にあたっては、誰が利用するのか、必要な機能はあるか、既存システムと連携できるかといった点を確認する必要があります。ここでは、各項目で確認すべき点を詳しく解説します。

誰が利用するのか

債権管理システムは、利用する人によって使用レベルや使用目的が異なる場合が考えられます。また、債権管理システムは操作が簡単なものもあれば、知識や経験を持った人が細かく設定しないと使えないものもあり、どのような利用者を想定するかで仕様が変わってきます。海外の取引も行うなら為替情報の設定ができるものが必要ですし、決算期では情報開示先ごとに個別に細かく設定する必要も出てくるでしょう。

これらの理由から債権管理システムを選ぶ際には、利用する部署、利用者のスキル、責任の範囲、業務内容、業務範囲などを事前に明確化しておくことをおすすめします。利用者のアウトラインやシチュエーションが明確であればあるほど、自社に合ったシステムを選びやすくなります。

必要な機能はあるか

債権管理システムを導入しようと思うきっかけは、多くの場合、売掛金の支払い状況や滞留状況を正しく管理したいというニーズです。そのため、まずは課題を解決できる機能が基本機能に備わっているか確認するのが最初にすべきことです。

債権管理システムは、導入する部門によっても必要な機能が異なってきます。例えば会計部門であればさまざまな決済方法に対応し、決済が合理化できる機能が充実していたほうがいいでしょう。経理部門であれば与信管理、請求管理、入金消し込みなどの機能が必要になります。
導入候補となっているシステムごとの特徴を理解し、自社の債権管理に最適な機能を備えているものを選ぶことが大切です。

既存システムと連携できるか

債権管理システムは現在社内で使用している既存の会計システムや基幹システムと並行して使用するのが一般的です。したがって、これらの既存システムとデータ連携できるかも重要な選定ポイントです。データ連携ができない、または連携に手間がかかるようでは、データを入力し直さなければならなくなり、かえって工数が増えてしまう可能性もあります。

他にも小売業では販売管理システム、製造業では生産管理システムなどとの連携が求められます。また、支店、子会社、グループ会社を抱えている企業であれば、債権管理データを複数の拠点間で共有・連携する必要が出てくることもあるでしょう。データ量が多いのであれば、CSVファイルを介して連携するよりも、APIで直接連携できたほうが効率的です。

債権管理の効率化は「請求管理ロボ」にお任せ！

請求業務のように作業負荷の高い業務を抱えている経理部門では、債権管理を効率化して経理スタッフの負荷を軽減できないものだろうかと悩んでいるケースも多いことでしょう。債権管理に時間を割くことができず限界を感じているなら、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。