企業を経営していくうえで欠かせない経理業務ですが、現在多くの企業が経理業務の生産性に問題意識を持っており、経理業務の合理化・効率化は企業にとって喫緊の課題の1つです。対策として、経理業務をアウトソーシングする企業が増えています。

本記事では経理業務をアウトソーシングした際の勘定科目、アウトソーシングする理由、アウトソーシングできる業務内容などについて解説します。

自社の経理業務をアウトソーシングした際の勘定科目

まずは、経理業務をアウトソーシングした際の勘定科目とその範囲について解説します。

勘定科目では外注費に該当する

経理に限らず、会社の業務をアウトソーシングした際には、外注費に該当します。外注費とは業務の一部もしくは全部を外部の法人や個人に委託して請負契約を結び、その対価として支払う費用のことで、所得税の青色申告をする際に用いられる決算書に記載のある勘定科目名です。業務を外部に委託した際、人件費ではなく外注費として処理することで、消費税の納税額抑制や社会保険料の負担減、事務コストの負担軽減などができるメリットがあります。

外注費に該当する範囲

外注費に該当するかどうかの判断基準は、他の人でも代替がきく業務であること、成果物の納品をもって業務完遂と見なすこと、作業方法に取り決めはなく自由であることなどです。外注費と似た勘定科目に給与手当がありますが、アウトソーシングしている業務の外部委託費が税務調査で外注費ではなく給与手当だと指摘されると税額が上がるため、気をつけなければなりません。具体的には給与手当だと源泉所得税が追徴課税され、延滞税などの加算税が課されます。また、仕入れ税額控除が認められなくなり、消費税の課税対象となります。

外注費は他にも支払手数料や販売促進費などとも混同されることがあるため、税務調査で争点にならないよう、契約書などに外注費と明記すると良いでしょう。

外注費の取り扱い

外注費は会計・簿記・経理上の取り扱いと、税務・税法・税制上の取り扱いがあります。
前者の場合、外注費を借方科目に記帳して費用計上します。会計資料として必要なのは外注業者から受け取った請求書、領収書、外注費を振り込んだ通帳のコピーなどです。後者の場合、支払う側が源泉徴収義務者でなければ外注費は原則として外注業者から源泉徴収をする義務はありません。しかし、支払う側が源泉徴収義務者の場合は注意してください。法人向けに外注する場合源泉徴収は不要ですが、個人事業主向けに外注する場合は源泉徴収が必要です。

そもそもなぜ自社の経理をアウトソーシングするのか？

自社の経理をアウトソーシングする必要性は、経理の基本業務、経理業務に求められるスキル、そして社内で経理業務を行う際に発生する課題を改めて見直すことで浮かび上がってきます。ここからはそれぞれの課題について見ていきます。

経理の基本業務

経理の基本業務は日次業務、月次業務、年次業務の3つから構成されています。
日次業務として挙げられるのは、預貯金の入出金明細の確認、伝票入力、債権債務の確認、資金繰り表の作成などです。お金の動きは毎日発生しており、日々の管理が必要となります。

月次業務として挙げられるのは、売り上げ請求書の作成・発行・発送、支払い請求書の精査・支払処理、月次決算書の作成、経営資料の作成などです。企業間取引では1ヶ月を単位として取引の決済が行われることが多く、月末に業務が集中することもあります。

年次業務として挙げられるのは、損益計算書や貸借対照表などの帳簿類と決算報告書の作成、仮払金や仮受け金の精査、棚卸資産の確認、固定資産の現物確認などです。企業活動は1年を区切りとして決算日が定められており、年次業務は日次業務や月次業務の総決算と言えます。
このように、経理は基本業務だけでも膨大な業務量なのが課題です。

経理業務に求められるスキル

経理には様々なスキルが必要なため、誰にでもできるわけではないことも課題の1つです。経理業務に求められるスキルとしては、パソコンの操作スキル、コミュニケーションスキル、簿記の資格などが挙げられます。

パソコンスキルについては、エクセルやワードを一通り操作できるスキルが求められます。コミュニケーションスキルについては、経理の業務は他部署や取引先などと連携して行うことも多々あることから、関係者と積極的にコミュニケーションを交わして情報を共有する姿勢が不可欠です。簿記については必須ではありませんが、資格を取得しておくと実際の業務に役立ちます。代表的な資格は日商簿記検定（4級～1級）、簿記能力検定試験（基礎簿記会計～1級原価計算・工業簿記）、FASS検定などです。

社内で経理業務を行う際に発生する課題

経理業務は地道な努力が要求されるものであり、お金の扱いを担うことから会社の生命線とも言える重要な仕事です。しかしながら、経理担当者は日々経費精算、請求管理業務などのノンコア業務に追われ、投資戦略や予算策定などのコア業務になかなか集中できないのが課題です。

また、経理業務を執り行うには一定の知識や経験が求められますが、経理担当者が一人前に育つまでには時間が掛かるため、慢性的な人手不足に悩まされるケースが多々あります。一人前に育っても退職や異動で欠員が出ると新たな人材の確保は困難です。他にも、経理業務は紙の書類を取り扱う機会が多く、人為的ミスが発生しやすいという課題もあります。

経理のアウトソーシングに依頼できる業務内容

経理部門が抱える課題はアウトソーシングすることで多くが解決可能です。以下にアウトソーシングに依頼できる業務内容について解説します。

記帳・帳簿上の取引の管理

アウトソーシング会社によって扱っている業務内容は様々ですが、記帳や帳簿上の取引の管理といった基本業務の代行を行っている会社は多くあります。具体的には、日々の売り上げ管理や商品の在庫管理に必要な記帳業務などがよく委託されています。他にも、請求書や領収書などを基に会計ソフトへ仕訳データを入力して管理・整理する業務も代行委託される業務として一般的です。
また、経理担当者が特に煩わされることの多い請求業務についても、請求書の発行と発送、代金回収、入金消し込み、督促といった一連の業務をすべて委託できるアウトソーシング会社も存在します。

給与計算・年末調整

給与の計算は一人ひとり間違いなく行わないといけないデリケートなものですが、これもアウトソーシング会社に委託できます。毎月の給与だけでなく、残業代や出張手当のように毎月変動するものや、賞与の計算も可能です。さらにアウトソーシング会社では、給与の支払い時に天引きする保険料や、控除する所得税、住民税などの計算にも幅広く対応しており、年末調整も引き受けているので年末の繁忙期だけアウトソーシング会社に委託する企業も珍しくありません。
ルーティンワークながら工数の掛かる給与計算を外部委託することで、社内の経理業務の効率化が実現できます。

決算申告

年度の決算業務は債権・債務の金額決定、貸倒引当金の計上、固定資産の減価償却費計上など専門的な税務知識や会計知見を要しますが、これについてもアウトソーシング可能です。
ただし、税務署類の作成や税務申告および納付は、法律上税理士事務所か税理士法人でなければ代行できません。決算業務を申告も含めて完結するところまでアウトソーシングしたいのであれば、専門家が在籍していることが必須条件です。なお、社外の税理士と提携して決算業務を引き受けているアウトソーシング会社もあるので、委託したい業務内容・範囲を明確にしたうえで適切なアウトソーシングサービスを検討すると良いでしょう。

経理業務をアウトソーシングするメリット・デメリット

経理業務をアウトソーシングする際には、メリットとデメリットについて正しく理解することが大切です。以下にメリットとデメリットについて解説します。

メリット

まずはメリットについて3つ紹介します。
1つ目は、人件費が削減できる点です。経理担当者を正社員として雇用すると、給与の支払いや労務管理、福利厚生の提供などが必要ですが、アウトソーシングすればこれらが必要ありません。

2つ目は、経理担当者がコア業務に集中できる点です。アウトソーシングすることにより、請求書の作成や伝票の記帳といった日々の煩雑な作業を減らせれば、業績管理や決算業務などのコア業務に集中できます。

3つ目は、専門スキルを持ったスタッフに経理業務を任せられる点です。アウトソーシングでは多数在籍する経理のプロが業務を代行し分担して業務を進めているので、人為的なミスを減らせます。また、専門家の視点に立ったアドバイスを得ることも可能です。

デメリット

次にデメリットを3つ紹介します。
1つ目は、社内にノウハウが蓄積されない点です。社内で経理業務をこなしていれば経理担当者は自然と知識が向上し、経験値が増えてスキルが向上します。しかし、外部のアウトソーシング会社に業務委託するとこのような機会は失われ、ノウハウの蓄積ができません。

2つ目は、情報が外部に流出する可能性がある点です。経理業務は自社と取引先の財務・会計情報といった秘匿性の高い情報を取り扱います。重要な情報が委託先のアウトソーシング会社から外部に漏れる危険性はゼロではありません。

3つ目は、柔軟性に欠ける点です。アウトプットが出るまでの方法や過程について一任する業務請負型のアウトソーシングでは、対応範囲を決めてから業務に入ります。したがって突発的な業務や完了期日の前倒しなどを依頼したくても、基本的には対応してもらうのは困難です。

経理業務をアウトソーシングする際の注意点

ここでは経理業務をアウトソーシングする際の注意点として以下に2点解説します。

セキュリティ体制のチェック

前述したように、経理業務のアウトソーシングには、情報漏洩のリスクがあります。そのため、経理業務のアウトソーシング先を選ぶうえでは、セキュリティ水準を重視しましょう。

セキュリティリスクの存在は業務遂行上の脅威になるだけでなく、競争力や社会的信頼を損なう恐れもあります。セキュリティリスクに適切に対処するためには、アウトソーシング先がセキュリティ対策を整えているかを、具体的な対策内容なども含め前もって確認しておくことが大切です。

クラウド上でデータをやり取りするなら、外部からの侵入を防ぐ通信方式になっているのか、暗号化には対応しているのか、専用サーバーで運用しているかなどをチェックするといいでしょう。他にも第三者機関が発行するセキュリティに関する認証を取得しているのかも押さえておきたいポイントです。

アウトソーシングする経理業務の範囲を明確化する

コストを抑えるためには良心的な価格のアウトソーシング会社を選ぶことも大切ですが、それ以上にアウトソーシングする業務の選別が重要です。業務の選別にあたっては、コア業務を明確にして、どのような周辺業務をアウトソーシングしたいかを最初に検討する必要があります。自社が強みとするコア業務が明確になれば、アウトソーシングする業務の範囲も自ずと明らかになります。

また、コア業務だけでなくアウトソーシングする目的を明確にすることも大切です。経理業務のコストを最適化したいのか、人員の適正配置によって組織の合理化を図りたいのかでは、アウトソーシングすべき業務も異なります。

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