企業同士の取引では、後払い精算が一般的です。そのため、未払い状態の取引を支払完了まで管理する必要があります。しかし、取引先が多ければ多いほど管理作業は複雑化し、人的ミスからトラブルに発展するケースも少なくありません。

このような問題を解決するには、管理表を作成し、管理体制を徹底させることが重要です。そこで今回は、売掛金や買掛金など未払いの取引を管理する「管理表」の作成方法についてご紹介します。

売掛金・買掛金・未払金の違いとは？

取引で金銭の授受が発生した場合、取引内容に応じて取引内容を記録していく必要があります。ここでは、仕訳で使用する代表的な勘定科目である「売掛金」「買掛金」「未払金」の特徴や違いについてご紹介します。

売掛金とは

商品やサービスを販売した際、その場では代金の支払いが行われず、後日まとめて精算する取引方法を「掛取引」といいます。複数回取引が生じた場合、本来であればその都度請求書を発行して精算しなければなりません。しかし、掛取引を行うことで、期間内の取引をまとめて精算することができます。

そして、「売掛金」とは、この掛取引で使用される勘定科目であり、販売した商品の対価として、将来お金を受け取れる権利（債権）のことを指します。売上債権である売掛金は決算時、現金や預金などと同じ資産に分類されます。

買掛金とは

掛取引において、商品やサービスを販売した側が請求する金額は「売掛金」として仕訳をします。一方、購入側が請求される金額は「買掛金」として扱います。
買掛金とは、掛取引で商品やサービスを購入した際に使用される勘定科目です。全ての掛取引で用いられるわけではなく、販売や製造を目的とした「仕入れ」に関わる債務を記録する際に使用します。
債務である買掛金は決算時、支払手形や社債などと同じ負債に分類されます。ただし、支払手形とは異なり、特定の書類を用いることはなく、お互いの信頼のうえで成り立つ取引です。

未払金とは

「未払金」とは、代金が未払いの際に用いられる勘定科目の1つです。代表的な未払金には、固定資産の購入代金、後払いで購入した事務用品などの消耗品が該当します。未払のお金という意味では、買掛金と類似しているため混同されがちですが、未払金と判断するポイントとしては以下の3つあります。

・商品やサービスの提供をすでに終えており、支払金額が確定しているにもかかわらず、支払が行われていないもの
・継続的ではなく単発的に発生したもの
・営業活動に直接結びつかないもの

つまり、後払いの内、営業活動をするうえで発生した購入費が買掛金であり、単発で発生した営業活動に直接結びつかないものは未払金となります。

売掛金・買掛金の会計処理の流れ

売掛金や買掛金は流動するため、精算が完了した際は会計処理が必要です。ここでは、売掛金と買掛金それぞれの会計処理の流れをご紹介します。

売掛金の会計処理

まずは、営業担当者が作成した請求書のコピーを基に経理担当者が振替伝票を作成したら、借方に「売掛金」、貸方に「売上」と記載し、売掛金元帳へ転記を行います。

期日までに代金が回収できたら、入金伝票に仕訳を記載し、消込作業に移ります。預金に振り込まれた場合は、借方に記されていた「売掛金」を「普通預金」に変更し、貸方に「売掛金」と記載したら作業は完了です。売掛金の残高は、1ヶ月に1度など期日を決めて定期的に確認して回収漏れのないようにしましょう。

買掛金の会計処理

買掛金も売掛金と同様に、送られた請求書を基に、経理担当者が振替伝票を作成します。掛取引を前提として取引を行う場合は、商品の注文時ではなく、商品が手元に届いた納品時に会計処理を行うことが一般的です。

振替伝票には、借方に「仕入」、貸方に「買掛金」と記載します。未払分の買掛金を預金口座などから支払った時点で貸方の買掛金は消滅するため、借方に記されていた「仕入」を「買掛金」に変更し、貸方に「当座預金」と記入します。

消込業務の課題

目視や手作業で消込業務を行う場合、どんなに気を付けていても照合ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーは発生するものです。ここでは、消込業務における3つの課題をご紹介します。

ダブルチェック

経理業務のダブルチェックは、さまざまな企業で導入されています。確実性が高まるため、ミスを防ぐ有効な手段と言えますが、ダブルチェック自体が形式化している場合は注意が必要です。「すでに他の人が確認しているからミスはないだろう」「大まかなチェックで大丈夫だろう」など、確認がおろそかになっている場合は、ダブルチェックとして機能していない可能性があります。

また、社内の情報共有が徹底しておらず、データ作成者とチェック担当者が異なる情報を所有している場合も注意が必要です。このような場合、正しい内容にもかかわらず指摘が入る、もしくは誤りに気づけない恐れがあり、かえって業務が滞る要因となります。

名義/金額の照合

名義や金額の照合はミスが発生しやすい作業の1つです。文字や数字の照合は集中力を要する作業のため、集中力が低下するとミスをしやすくなります。特に数字の羅列が続くと、欄や桁のズレに気が付かず、そのまま通してしまう可能性が高まります。

また、月末などの繁忙期になると、請求書の発行や振込確認などで経理業務が非常に圧迫し、確認に充分時間が取れなくなってしまうことは珍しくありません。確認をしていたとしても、スピードを優先させれば照合の精度が低くなってしまいます。

請求の繰越/合算

先方の都合で、請求の繰越や合算を依頼された場合、情報共有が経理担当者に伝達されていれば問題はありません。しかし、営業担当者が変更を伝え忘れていた場合は、計算ミスが発生する恐れがあります。

伝達忘れは経理担当者だけの問題ではなく、社内全体のコミュニケーション不足が原因です。そのため、社内環境を整え、伝達のルールを徹底する必要があります。

売掛金・買掛金・未払金の管理表を作成する方法

未回収・未払いの取引の状態を把握する有効的な方法として「管理表」が存在します。ここでは、管理表の作成方法についてご紹介します。

エクセルを活用する

管理表は多くのデータを取り扱うため、「視覚的な分りやすさ」や「計算のしやすさ」が作成時のポイントとなります。そして、この2つを兼ね備え、専門的な知識がない方でも管理しやすいツールがエクセルです。たとえば、管理表で買掛金を管理する場合、全ての取引先を入力しておくことで管理が容易になり、検索性も高まります。

列を作成する際は、請求月、取引先名、請求日、入金日、売上金額、当月売上金額などを記入します。入金日に関しては、入金確認ができ次第記載し、未入金の場合はそのまま空白にしておくのがおすすめです。未入金の取引先を一覧で確認する際は、入金日の列にフィルターをかけるだけで、即座にチェックできます。

テンプレートを活用する

エクセルで管理表を作成する際、ネット上にあるテンプレートを使用すると、作成の手間を省くことができます。ほとんどのサイトが無料で提供しているので、さまざまなテンプレートをダウンロードして使用感を比較することも可能です。

また、テンプレートをベースに、自社の実情に合わせて必要な項目をカスタマイズすることで、より使い勝手の良い管理表が完成します。テンプレートの中には、すでに計算式が組み込まれているタイプもあり、ダウンロードしてすぐに利用できるものもあります。

会計システムを活用する

会計システムとは、帳票の作成やキャッシュフローなどを一元管理し、経理業務を効率化させるシステムです。従来の会計業務では、帳簿の作成、決算書の作成、経営分析などを区分して個別に管理していました。しかし、会計システムを導入することで、これらのデータを一元化できます。

会計システムは、大きく「基幹システム型」「インストール型」「クラウド型」の3種類が存在します。規模の大きい企業は、他のシステムと連携するため、自社でカスタマイズできる基幹システム型を導入する傾向があります。
一方、インストール型やクラウド型は基幹システム型に比べ費用が低いため、中小企業を中心に導入されるシステムです。特にクラウド型は、インターネット上にデータが保管されるため、バックアップの必要がなく、ネット環境があればどこでもアクセスが可能です。

管理表作成をシステム化させるメリット

管理表作成をシステム化すると、作業スピードが上がり、作業負担を減らすことができます。ここでは、管理表作成をシステム化した際のメリットをいつくかご紹介します。

スピード・確実性が高まる

手作業による管理では、どうしてもヒューマンエラーが発生してしまいます。特に作業時間が長時間にわたる場合、集中力や体力面に負担がかかり、確実性が低下してしまうでしょう。

しかし、管理表作成をシステム化すると、長時間の作業負担が減り、ヒューマンエラーを防ぐことができます。また、請求書の発行や送付まで自動化可能なシステムを選ぶと、封入や宛先ミスまでなくせるため請求業務全体の効率化が図れます。

誰でも活用できる

経理業務は、会計データの入力や金額の照合など、数字を扱うため属人化しやすい特徴を持ちます。特に繁忙期は集計や計算にスピードが求められることから、作業ミスを減らすために特定の人に作業が集中してしまいがちです。経理業務が属人化してしまうと、担当者が休暇の場合に業務がストップしてしまうことも珍しくありません。

しかし、システム化することで、属人化を防ぎ、誰でも経理業務が行えるようになります。入金消込に不慣れな方でも簡単に操作できるため、経験者に頼らない経理環境が整います。

リアルタイムでの確認が可能になる

システムを使用しない従来の経理業務のやり方では、入金確認をリアルタイムで行うことができませんでした。振込時間によっては、タイムラグが発生することも珍しくありません。また、確認の際は銀行に訪れて記帳を行う必要があったため、担当者しか確認することができないという問題点もありました。

しかし、システムの中には入金データを自動で取得できるものもあり、担当者がわざわざ通帳記帳のために銀行を訪れる必要はありません。また、誰でも入金の確認が行えるため、経営者や営業担当者も請求情報をチェックすることが可能です。

業務の省人化が期待できる

請求書の発行や消込作業は単純作業でありながら、時間と手間がかかる作業です。
しかし、システム化することで、照合などの単純作業の負担が軽減されれば、経理担当者は専門的な業務へ時間を費やすことができます。作業負担が減ることで、経理業務の省人化が期待でき、さらに生産性を高めることも可能です。

売掛金管理の効率化は「請求管理ロボ」にお任せ！

売掛金の管理は、請求した金額通りに振り込まれたか照合作業を行い、問題がなければ消込を行う必要があります。消込自体は単純作業ですが、繁忙期などは経理担当の負担が多く、確認漏れなどのヒューマンエラーが発生しがちな作業です。

このようなヒューマンエラーを防ぐ方法の1つが、管理表のシステム化です。請求まわりの管理をシステム化することで、人的ミスや作業負担を削減できます。管理表のシステム化をご検討中であれば、株式会社ROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」をご検討ください。