売掛金・買掛金・未払金の管理表作成方法についてご紹介！
企業同士の取引では、後払い精算が一般的です。そのため、未払い状態の取引を支払完了まで管理する必要があります。しかし、取引先が多ければ多いほど管理作業は複雑化し、人的ミスからトラブルに発展するケースも少なくありません。
このような問題を解決するには、管理表を作成し、管理体制を徹底させることが重要です。そこで今回は、売掛金や買掛金など未払いの取引を管理する「管理表」の作成方法についてご紹介します。
なお、売掛金、買掛金、未払金それぞれの基礎知識については、以下で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
売掛金・買掛金の会計処理の流れ
売掛金や買掛金は流動するため、精算が完了した際は会計処理が必要です。ここでは、売掛金と買掛金それぞれの会計処理の流れをご紹介します。
売掛金の会計処理
まずは、営業担当者が作成した請求書のコピーを基に経理担当者が振替伝票を作成したら、借方に「売掛金」、貸方に「売上」と記載し、売掛金元帳へ転記を行います。
期日までに代金が回収できたら、入金伝票に仕訳を記載し、消込作業に移ります。預金に振り込まれた場合は、借方に記されていた「売掛金」を「普通預金」に変更し、貸方に「売掛金」と記載したら作業は完了です。売掛金の残高は、1ヶ月に1度など期日を決めて定期的に確認して回収漏れのないようにしましょう。
買掛金の会計処理
買掛金も売掛金と同様に、送られた請求書を基に、経理担当者が振替伝票を作成します。掛取引を前提として取引を行う場合は、商品の注文時ではなく、商品が手元に届いた納品時に会計処理を行うことが一般的です。
振替伝票には、借方に「仕入」、貸方に「買掛金」と記載します。未払分の買掛金を預金口座などから支払った時点で貸方の買掛金は消滅するため、借方に記されていた「仕入」を「買掛金」に変更し、貸方に「当座預金」と記入します。
消込業務の課題
目視や手作業で消込業務を行う場合、どんなに気を付けていても照合ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーは発生するものです。ここでは、消込業務における3つの課題をご紹介します。
ダブルチェック
経理業務のダブルチェックは、さまざまな企業で導入されています。確実性が高まるため、ミスを防ぐ有効な手段と言えますが、ダブルチェック自体が形式化している場合は注意が必要です。「すでに他の人が確認しているからミスはないだろう」「大まかなチェックで大丈夫だろう」など、確認がおろそかになっている場合は、ダブルチェックとして機能していない可能性があります。
また、社内の情報共有が徹底しておらず、データ作成者とチェック担当者が異なる情報を所有している場合も注意が必要です。このような場合、正しい内容にもかかわらず指摘が入る、もしくは誤りに気づけない恐れがあり、かえって業務が滞る要因となります。
名義/金額の照合
名義や金額の照合はミスが発生しやすい作業の1つです。文字や数字の照合は集中力を要する作業のため、集中力が低下するとミスをしやすくなります。特に数字の羅列が続くと、欄や桁のズレに気が付かず、そのまま通してしまう可能性が高まります。
また、月末などの繁忙期になると、請求書の発行や振込確認などで経理業務が非常に圧迫し、確認に充分時間が取れなくなってしまうことは珍しくありません。確認をしていたとしても、スピードを優先させれば照合の精度が低くなってしまいます。
請求の繰越/合算
先方の都合で、請求の繰越や合算を依頼された場合、情報共有が経理担当者に伝達されていれば問題はありません。しかし、営業担当者が変更を伝え忘れていた場合は、計算ミスが発生する恐れがあります。
伝達忘れは経理担当者だけの問題ではなく、社内全体のコミュニケーション不足が原因です。そのため、社内環境を整え、伝達のルールを徹底する必要があります。
売掛金・買掛金・未払金の管理表を作成する方法
未回収・未払いの取引の状態を把握する有効的な方法として「管理表」が存在します。ここでは、管理表の作成方法についてご紹介します。
エクセルを活用する
管理表は多くのデータを取り扱うため、「視覚的な分りやすさ」や「計算のしやすさ」が作成時のポイントとなります。そして、この2つを兼ね備え、専門的な知識がない方でも管理しやすいツールがエクセルです。たとえば、管理表で買掛金を管理する場合、全ての取引先を入力しておくことで管理が容易になり、検索性も高まります。
列を作成する際は、請求月、取引先名、請求日、入金日、売上金額、当月売上金額などを記入します。入金日に関しては、入金確認ができ次第記載し、未入金の場合はそのまま空白にしておくのがおすすめです。未入金の取引先を一覧で確認する際は、入金日の列にフィルターをかけるだけで、即座にチェックできます。
テンプレートを活用する
エクセルで管理表を作成する際、ネット上にあるテンプレートを使用すると、作成の手間を省くことができます。ほとんどのサイトが無料で提供しているので、さまざまなテンプレートをダウンロードして使用感を比較することも可能です。
また、テンプレートをベースに、自社の実情に合わせて必要な項目をカスタマイズすることで、より使い勝手の良い管理表が完成します。テンプレートの中には、すでに計算式が組み込まれているタイプもあり、ダウンロードしてすぐに利用できるものもあります。
会計システムを活用する
会計システムとは、帳票の作成やキャッシュフローなどを一元管理し、経理業務を効率化させるシステムです。従来の会計業務では、帳簿の作成、決算書の作成、経営分析などを区分して個別に管理していました。しかし、会計システムを導入することで、これらのデータを一元化できます。
会計システムは、大きく「基幹システム型」「インストール型」「クラウド型」の3種類が存在します。規模の大きい企業は、他のシステムと連携するため、自社でカスタマイズできる基幹システム型を導入する傾向があります。
一方、インストール型やクラウド型は基幹システム型に比べ費用が低いため、中小企業を中心に導入されるシステムです。特にクラウド型は、インターネット上にデータが保管されるため、バックアップの必要がなく、ネット環境があればどこでもアクセスが可能です。
売掛金管理の方法は請求管理システムで自動化できる！
前出の通り、売掛金管理の方法は、会社独自のフォーマット、エクセル、インターネット上のテンプレートなどを使用するのが一般的でした。
しかし、近年では当社の「請求管理ロボ」のような請求管理システムで売掛金管理を行う企業が増えています。
従来の一般的な方法では、売掛金管理表を作成して取引先ごとの売掛金データを手入力していくため、どうしても作業時間がかかっていました。
一方、請求管理ロボであれば、お使いのSFA（販売管理システム）と請求管理ロボを連携したり、請求情報をCSVデータで登録したりすることで、案件・顧客・料金情報をもとに売掛金管理をシステム上で簡単に行うことができます。
また、請求管理ロボをご利用いただくと、売掛金残高一覧表（請求先ごとの繰越残高や売上金額、消込金額、売掛金残高、差引残高を確認）と売掛金年齢表（指定した期間における請求先ごとの売掛金残高を、月ごとに区分して確認）を出力することが可能です。
▼請求管理ロボで出力できる売掛金残高一覧表と売掛金年齢表の例
人手不足が叫ばれる中、作業の手間や工数を大幅に削減できる請求管理システムが、これからの時代の売掛金管理方法としておすすめです。
売掛金管理の効率化は「請求管理ロボ」にお任せ！
確実かつ効率的な売掛金管理の方法をお探しでしたら、ぜひ「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。
導入企業様からは「販売管理システムのデータを手作業で転記する必要がなくなりました！」「取引件数が15倍になった現在も、一定のリソースで請求業務が安定稼働できています」など、売掛金管理が効率化されたことへの好評価をいただいております。
請求書の発行や送付、集金、消込、催促などの売掛金管理を全て自動化し、人的作業を減らしてミスを防ぐとともに、経理業務の効率化を実現します。
加えて、SFA（販売管理システム）との連携により、自動で行われた請求業務の内容を会計システムに反映させることも可能です。これにより、煩雑なやり取りの削減と企業会計の透明化をサポートし、従業員がコア業務に専念できるようになります。
なお、コンビニ決済、クレジットカード決済、口座振替、銀行振込など、複数の決済手段に対応しているため、企業間取引のみならず、BtoC取引にも活用いただけます。
インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応しており、これまでに700社以上の企業に導入され、年間取引請求金額は約2,770億円に上ります。経費の管理や帳簿付け、請求業務にお悩みの企業のご担当者様は、お気軽に「請求管理ロボ」にご相談ください。
※一部サービス提供元の運営記事です／PR
