企業が事業を営むうえで、お金の流れを管理する経理業務は欠かせない仕事です。経理ではさまざまな業務を行う必要がありますが、その中でも重要なのが毎月行う「月次業務」です。

この記事では、経理の月次業務の種類やポイントについて紹介します。業務を効率的に進めるためにも、業務内容やコツをしっかりとおさえておきましょう。

経理について

経理は、企業が経営するうえで必要となる伝票の作成、帳簿への記入、支払いや請求業務など、日々のお金に関する全ての業務を指します。まずは、経理の仕事について知識を身につけていきましょう。

経理の仕事とは

経理の仕事は、会社のお金全般を管理することです。日々のお金・取引の流れを記録し、決算の際に提出する書類の基となる帳簿を管理することが基本業務となります。

経理で取り扱う仕事は、仕入などの「支出」に関することと、売上など「収入」に関わることの2種類です。支出に関しては、買掛金の記録や在庫管理、伝票の整理などの業務が含まれます。収入に関しては、受注の伝票管理や売掛金の記録、請求書の作成・発行などの業務があります。家庭でいう家計簿や通帳の管理の企業版だとイメージするとわかりやすいでしょう。

経理の仕事は、いわゆる企業の収益に直接関係するコア業務ではなく、会社のお金の流れを管理する役割を果たす「ノンコア業務」です。企業への直接的な貢献を実感しにくい仕事ですが、損益計算書や貸借対照表といった経理書類の作成で、会社の方向性や新規事業の計画、既存事業の見直しなどを行うことになります。したがって、経理は会社が進むべき道を決める、非常に大切な仕事であると言えます。

会計との違い

経理に似た意味を持つ言葉として「会計」というものがあります。基本的には会計の仕事の中に経理が含まれているため、経理と会計を区別していない企業も多く存在します。

会計の役割は「財務会計」と「管理会計」の2つです。

・財務会計：債権者や株主など、企業の外部に会計情報を提供すること
・管理会計：経営者などの企業内部に会計情報を公開し、経営情報を把握すること

どちらも決算書を作成して会計報告をすることになりますが、その決算書には経理で記録をした帳簿書類が使われます。そのため、「会計をするために日々の経理業務を行う」とイメージするとわかりやすいでしょう。

財務との違い

「財務」も経理に似ている言葉ですが、財務と経理は全く別の仕事です。財務とは経理や会計で作成した資料を基に、「資金を調達したり資金計画を立てたりする業務」のことです。

資金を調達するうえで必要な、内部の予算修正なども財務の業務に含まれます。また、経費削減のために、必要な資金の捻出を行う場合もあります。財務では企業の今後を長期的に見据えて計画を立てる必要があるため、お金だけではなく経営に関する知識も必要です。

以上を踏まえると、会計をするために経理を行い、その結果を用いて財務を行うということになります。

経理担当者は人手不足？

管理部門特化型転職エージェント「MS-Japan」と厚生労働省が公開した情報によると、2020年における全体の有効求人倍率が1.04倍であったのに対して、経理は0.47倍と低くなっていました。つまり、応募者1人に対して0.47件の求人しかないことになるので、経理の人材は大幅に不足しているということになるのです。

また近年の少子化と高齢化に伴い、労働人口が減少していることも人手不足の一因です。そもそも働く人口自体が減っているうえに、経理は専門知識が必要で難しく、業務にあたれる人材が限られる仕事です。専門知識を持っている人はそう多くないうえに、担当者は毎年のように改正される法令などの知識を更新することが求められます。そのため、企業は優秀な人材の確保に苦労しているのです。

経理の月次業務の種類

業務の内容から、以下の3つの種類に分類できます。

・毎日行う「日次業務」
・毎月行う「月次業務」
・年単位で行う「年次業務」

今回は、その中でも売上や給与計算、決算書のもとになる帳簿作成につながる「月次業務」について解説します。

月次決算

月次決算とは、その月に発生した収入と支払いを全て計算し、会社の業績を総合的に管理する業務のことです。具体的には貸借対照表と損益計算書を月次で作成し、年次決算書の基となる資料を作成する仕事を指します。
また、帳簿の正確性を確認して勘定科目を集計する「試算表」や、キャッシュフローを把握する「資金繰り表」などの作成を月次決算業務として行う企業もあります。

請求書作成

請求書とは、商品やサービスを提供した際に、対価として金銭の支払いを請求するための書類です。

取引先企業ごとに請求書を発行する必要があるため、多くの商取引を行う企業は多大な時間や手間を費やすことになります。一般的には月末締めの企業が多いため、月末は経理業務が忙しくなりやすいのも請求業務の特徴です。

なお、請求書の記載項目については、以下に詳しく解説しています。

請求書の書き方とは？記載項目や注意点を分かりやすく解説！

給与台帳作成

給与台帳とは、従業員別に月ごとの給与支給額を計算するために作成される帳簿で、労働基準法によって作成が義務付けられています。給与台帳では、従業員の勤務時間や日数、基本給や諸手当を管理します。なお、一般的な給与計算の手順は以下の通りです。

1.総支給額の計算
固定給、残業代、交通費、諸手当、総支給額を算出します。

2.法定控除額の計算
所得税、健康保険料、雇用保険料、介護保険料、住民税、厚生年金保険料を計算し、法定控除の金額を算出します。

3.そのほかの控除の計算
財形貯蓄、住宅ローン減税などそのほかの控除額を算出します。

4.差引支給額の計算
総支給額から2と3の控除額を差し引き、給与額を確定します。

以上の計算で給与を算出したら、銀行振込手続きなどを通して給与支払い、同時に給与台帳や源泉徴収簿への記入も行います。

給与計算では多くのプロセスが必要となるため、経理の中でも非常に時間がかかる作業です。近年は給与計算システムで種々の計算を自動化できるようになってきているので、業務負担を軽減したい企業は活用を検討してみてもいいでしょう。

売掛金計上

売掛金とは、商品の販売やサービスを提供することで生じた代金のうち、まだ入金されていない代金を計上するときに使う勘定科目です。一般的に請求書を発行したら、入金されるまでは売掛金として売掛帳に計上することになります。

ただし、売掛金の計上を行うタイミングは取引内容や企業によって異なります。各社のルールに従って、取引1件1件売掛金として計上しなくてはならないため、業務負担が大きくなりやすい作業です。

売掛金の入金消込み

売掛金として計上した代金が請求書通りに入金されたら、売掛金の消込み作業を行う必要があります。消込みをするには、「売掛金が期日までに正しい金額で入金されたかどうか」を都度チェックする工程が欠かせません。しかし、多くの企業と取引のある企業は、確認作業が煩雑になりやすく、入金漏れがないかチェックするだけでも多大な労力がかかります。

また、請求額より多く入金があった場合は「過入金」、反対に請求額より少ない入金であった場合は「入金不足」として、相手に確認を取る必要があり、入金漏れがあれば督促を行う必要があります。

これらの作業を経て、問題なく入金されていたら売掛帳に印をつけるなど、入金されていることがわかるように管理します。

請求書の受領と支払い

経理の仕事は、決して請求書の作成だけではありません。取引先から請求書を受け取り、記載されている期日までに請求額の代金を入金することも重要な仕事です。

なお、取引で生じた支払いが必要な代金は、前もって買掛金として計上しておくのが一般的です。請求金額の入金は取引先からの信用に関わるので、確実に行うようにしましょう。

役員報酬の支払い

役員報酬とは、役員に支払う報酬のことです。役員は代表を含めた取締役、理事、執行役、監査役などを指します。

一般的な従業員に対しては給与が支払われますが、役員は「役員報酬」という形で報酬が支払われます。なお、役員は労働者に該当しないので、労働保険料などはかかりません。しかし、源泉所得税や健康保険料の計算はほかの従業員同様に必要なため、経理担当者が計算する必要があります。
　

与信管理

与信管理とは、「取引先の信用リスクを管理すること」です。企業間の取引では、一般的に後払いの「売掛取引」が採用されます。はじめて取引する会社だと売掛金が回収できないリスクが考えられるため、取引先が信用に値する会社かどうかを判断する必要があるのです。与信管理では取引先の会社情報を集めて経営状況を確認し、取引をしても問題ない相手なのかを検討します。

取引しても問題ないと判断した場合でも、与信枠として売掛債権の限度額を決めることがあります。経理は「与信限度額を超えた取引がないか」「その会社についてのマイナスな情報がないか」を定期的にチェックする役割も業務の1つです。

月次決算書が重要な理由とは

資金管理がしやすくなる

会社の財政状況をタイムリーで知ることができるということは、会社の資産や負債などがより明確になるということです。「今月はあまり売り上げが伸びなかったら、来月はこうしよう」など、資金繰りについてより具体的に議論することができます。

軌道修正がしやすい

また、資金管理と合わせて会社の状況を把握できるからこそ、軌道修正にも素早く対応することができます。
売り上げが伸び悩んでいたり経費がかかりすぎていたりなど問題があれば、翌月はこうしようなど対策を練ることができるからです。
月次決算は、特に経営陣にとって、今後の会社の方向性を構築するうえで重要な役目を果たします。

節税対策にも一役

また、もう一つのメリットとして、節税対策が思うように行えるという点も見逃せません。年に1回の決算で、会社のある程度の状況が分かってからの節税対策には限りがあるからです。
毎月財政状況を把握していれば、備品などを購入するタイミングを考えるなど、1年を通して有意義な節税対策を行うことが可能になります。

月次決算書は経営にとって重要

このように、月次決算書は節税や資金繰りなど、会社の経営陣にとって大切な資料であることが分かります。
また、補足として毎月決算をしていると、しっかりとした会社だと認知され金融機関などで信頼を得やすいというというのもメリットです。

経理の月次業務のポイント

経理の月次業務は業務量が多いうえに、ゆくゆくは決算書につながる金銭の動きを管理する仕事であるため、ポイントをおさえて的確にこなすことが肝心です。ここでは、経理の月次業務をこなす際におさえておきたいポイントをお伝えします。

締め日を徹底する

月次業務では、締め日を徹底することを意識しましょう。経理の業務は膨大で、日々やるべきことは増えていきます。各部署からの報告をベースとして処理していく業務も多く、少しでも仕事を溜めてしまうと、大きくスケジュールが狂ってミスにつながりやすくなるため注意が必要です。

また、請求書の発行や代金の入金、税務署への申告など外部が関わる業務に関しては、締め日を厳守しないと信頼の低下を招きます。自社内の業務をスムーズにするだけではなく、会社の信用を維持するためにも締め日は徹底して守りましょう。

ミスなく正確に処理をする

経理業務は企業のお金の流れを管理する仕事であるため、ミスが許されません。たった1回のミスが生じるだけで、取引先からの信用はもちろん、社会的信用を失うことにつながる恐れもあります。

リスクを回避するためにも、ミスが生じない仕組みを作ることが肝心です。どれほど気をつけても人間が作業する以上ヒューマンエラーは起こるので、「ダブルチェック体制を整える」「システム化する」など、ミスを未然に防げる環境を作りましょう。

関連部門と連携する

経理業務では、関連部署との連携は避けて通れません。部署内で使用した経費を精算するときや売上の報告を受けるときなど、企業によって連携が必要になるシーンは異なりますが、各部署の協力がなければ正確な経理処理はできないのです。

関連部署に正しく報告を上げてもらうのはもちろんのこと、「締め切りを厳守してもらう」「確認のための差し戻しに対応してもらう」などの協力をお願いすることが大切です。

迅速に資料をまとめる

月次業務で取り扱う仕事は、スピードが求められるものばかりです。給与計算は締め日から支払日までに計算と振込を済ませる必要がありますし、次月の経営判断に関わる月次決算書類も迅速な作成が求められます。

そのため、経理業務を行うときは常に締切日を設定し、それに合わせて業務を進めることをおすすめします。経理部門が忙しい時期を社内に周知しておくことで、他部署からの仕事依頼の時期をずらすなど、企業全体で迅速に資料がまとめられる体制を整えることを意識しましょう。

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経理の月次業務には多くの仕事が存在しており、担当者の業務負担が大きくなりやすい傾向にあります。もしも、現在の月次業務に負担や課題を感じているのであれば、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。